Teamwork, Synergie, Kundenzufriedenheit: Das bringt CRM mit Projektmanagement
Customer-Relationship-Management (CRM) unterstützt den Vertrieb und das Marketing. So oder ähnlich formulieren es klassische CRM-Definitionen. Dabei greift diese Auffassung zu kurz. Gerade wenn es um hochgradig individualisierte Produkte geht, können Projektmanagement und Vertrieb gleichermaßen profitieren – ganz im Sinne einer nahtlosen Customer Journey. Welche weiteren Vorteile bietet CRM mit Projektmanagement? Lassen Sie sich von den Möglichkeiten inspirieren.
Inhaltsverzeichnis
CRM als Schnittstelle zwischen Projektmanagement & Vertrieb
Von einer traditionellen Rollentrennung ausgehend, haben Vertrieb und Projektmanagement wenig Berührungspunkte. In der Praxis entstehen sogar häufig Reibungen. Auf der einen Seite steht der Vertrieb, der die Kundenzufriedenheit und die Umsätze fokussiert. Auf der anderen Seite rückt das Projektmanagement das Projekt an sich in den Mittelpunkt.
Eine mangelnde Vernetzung birgt mehrere Risiken – CRM-Systeme können sie lösen:
Verzögerte Auslieferungen:
Unklare Anforderungen führen dazu, dass das Projektmanagement erneut Kontakt zum Kunden aufnehmen muss. Dadurch verzögert sich die Bearbeitung, während zugleich das Gefühl einer nahtlosen Customer Journey aufseiten des Kunden unterbrochen wird.
Lösung:
Ein umfassendes CRM-System ermöglicht es, dass Projektmanagement und Vertrieb schon vor dem Projektstart (also vor dem Vertragsabschluss) zusammenarbeiten. GEDYS IntraWare bietet zum Beispiel die Möglichkeit, Teammitglieder mit einem Klick hinzuzuziehen und Rollen sowie Berechtigungen zu definieren. Zudem liegen alle Informationen zentral gesammelt vor und sind für die Abteilungen verfügbar.
Unrealistische Erwartungshaltungen:
Es liegt in der Natur der Abteilung, dass das Sales-Team alle Kundenwünsche erfüllen möchte. Eine unrealistische Zielsetzung macht ein erfolgreiches Projektmanagement unmöglich und weckt Erwartungen, die sich nicht umsetzen lassen.
Lösung:
Indem Sie das Projektmanagement frühzeitig in den Vertriebsprozess einbeziehen, erreichen Sie eine kunden- und projektorientierte Angebotserstellung. Mögliche Risiken lassen sich dadurch umgehen, noch bevor der eigentliche Projektstart erfolgt.
Falsche Fokussierung:
Je eigenständiger das Projektmanagement arbeiten muss, desto weiter kann sich das Projekt vom gewünschten Optimum entfernen. Das erhöht die internen Kosten und macht das Projekt im Zweifelsfall unrentabel.
Lösung:
Ein CRM-System im Projektmanagement fördert die Kommunikation mit anderen Abteilungen ebenso wie mit externen Stakeholdern. Darüber hinaus stehen Informationen transparent zur Verfügung, sodass Ihre Teams jederzeit Kenntnis über den aktuellen Bearbeitungsstand und die Anforderungen haben.
Projektarbeit ist vielfältig und so ließen sich noch viele weitere individuelle Beispiele finden, wie ein CRM Projektmanagement und Vertrieb verbindet. Das entscheidende Merkmal ist letztlich immer die nahtlose Kommunikation der beiden Abteilungen, von der diese wechselseitig profitieren. Und mit ihnen das gesamte Unternehmen: Ein leistungsstarkes CRM mit Projektmanagement steigert die Effizienz, macht Synergien nutzbar und erhöht die Produktivität.
Blick ins Detail: die Rolle von CRM im Projektmanagement
An welcher Stelle wird eine CRM-Software ins Projektmanagement integriert? Es gibt nicht nur eine Verbindung zwischen beiden Anwendungen. Tatsächlich erstrecken sich die möglichen Nutzen einer CRM-Lösung über alle Phasen des Projektmanagements hinweg, wie die folgende Übersicht zeigt.
Definition
Die Projektdefinition erfolgt mit der passenden CRM-Software im Projektmanagement unmittelbar und digital. Legen Sie mit GEDYS IntraWare zum Beispiel fest, wer als Projektmanager:in verantwortlich ist und welche Teams beteiligt sind. Alle weiteren Schritte lassen sich über das initial angelegte Projekt verwalten, einsehen und evaluieren
Planung
Die Planungsphase lässt sich mit einer CRM-Software für das Projektmanagement umfassend verwalten. Erstellen Sie zum Beispiel Zeitpläne, einen Arbeitszeitkalender und verfolgen Sie den Projektfortschritt. GEDYS IntraWare verwendet dafür eine Ampelfunktion: für eine klare Aussage auf den ersten Blick. Darüber hinaus können Projektmanager:innen in der Planungsphase ihr Team zusammenstellen, Meilensteine definieren und ein Gantt-Diagramm anlegen.
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Gut zu wissen:
- Gantt-Diagramme visualisieren den gesamten Projektplan in einem Schaubild.
- Horizontale Balken bilden die Zeitplanung ab, während die unterschiedlichen Aufgaben entlang der Y-Achse angeordnet sind.
- Das macht es viel einfacher, Arbeit zu koordinieren und Zeitpläne einzuhalten.
- Zudem sehen Sie den kritischen Pfad: Die längsten Aufgaben bergen das höchste Risiko für Verzögerungen.
- Die Visualisierung schafft ein Bewusstsein für kritische Aufgaben bei Ihren Teams, der Projektmanagement-Plan kann in dieser Hinsicht zusätzliche Motivation schaffen.
Durchführung
Bei der Durchführung entsteht das eigentliche Produkt. Gerade bei Angeboten, die stark auf den individuellen Kundenwunsch zugeschnitten sind, zeigt ein CRM-Tool im Projektmanagement seine volle Stärke. Verfolgen Sie zum Beispiel den Projektfortschritt und lassen Sie sich unkompliziert Reports erstellen. Zudem liegen alle Informationen gesammelt vor. Mit den zuvor definierten Berechtigungen greifen alle Teammitglieder mühelos auf die Daten zu, die sie für ihre Arbeit benötigen. So sorgt die Software für Planungssicherheit, Transparenz und Effizienz.
Stichwort Synergien: In der Phase der Durchführung profitieren Vertrieb und Projektmanagement gleichermaßen. So kann das Sales-Team wichtige Erkenntnisse über den Kunden gewinnen, um zum Beispiel neue Vertriebschancen zu identifizieren oder dem Kunden eine noch bessere Erfahrung zu bieten.
Abschluss
In Bezug auf den Projektabschluss sind die gewonnenen Erfahrungen besonders wichtig für das Customer-Relationship-Management. Sie enthalten wertvolle Erkenntnisse, um Projekte für den Kunden in Zukunft noch einfacher und effizienter abzuwickeln. Über das Tool lassen sich diese Erfahrungen zentral speichern und verwalten. Diese Informationen bereichern wiederum das CRM im Vertrieb.
Erfüllt GEDYS IntraWare Ihre Anforderungen an ein modernes CRM-Tool mit Projektmanagement? Verschaffen Sie sich am besten einen eigenen Einblick in die mühelose Navigation, die optimierte Vertriebsplanung und die zahlreichen Funktionen für mobiles Arbeiten – unsere CRM-Tour ist für Sie kostenlos.
Mehr Effizienz gegen Fachkräftemangel und Ressourcenknappheit
Wie CRM Projektmanagement und Vertrieb unterstützt, haben die vorangegangenen Abschnitte dargelegt. Die Vorteile für das Unternehmen sind jedoch noch weitaus tiefgehender. Durch weltpolitische Entwicklungen sowie die Situation auf den Arbeitsmärkten sehen sich heute viele Betriebe mit einer problematischen Ressourcenknappheit konfrontiert. Auch hier bietet eine CRM-Einführung für Projektmanagement und Vertrieb Entlastung.
Fachkräftemangel & Ressourcenschonung dank CRM
Das Problem des Fachkräftemangels wird häufig auf eine einzige Lösung beschränkt: neues Personal einzustellen. Genau das ist jedoch schwer zu finden. Eine andere Möglichkeit liegt darin, die Arbeit effizienter zu gestalten und Abläufe zu automatisieren bzw. redundante Tätigkeiten zu vermeiden. So werden bestehende Kapazitäten im Unternehmen frei.
Wie funktioniert das in der Praxis? Ein CRM-Tool für das Projektmanagement unterstützt Sie bereits bei der Ressourcenplanung. Prüfen Sie zum Beispiel, welche Ressourcen aktuell ausgelastet sind und wo es freie Kapazitäten gibt. Zudem weisen Sie Aufgaben klar zu, sodass nicht mehrere Teams gleichzeitig an einem Projektabschnitt arbeiten. Zugleich haben Sie eine leistungsstarke digitale Unterstützung, um Ressourcen effizient zu nutzen. Das projektzentrierte Arbeiten mit GEDYS IntraWare ermöglicht unter anderem, Mails an Beteiligte direkt zu versenden und Termine zu vereinbaren.
CRM mit Projektmanagement inklusive Ressourcenplanung (bitte auf das Bild klicken zur Vergrößerung).
Was kann eine CRM-Software mit Projektmanagement?
Einige Funktionen von CRM-Projektmanagement wurden bereits angesprochen. Sehen Sie hier noch einmal wesentliche Features in der Übersicht.
- Ressourcenplanung
Über das Tool sehen Sie freie Kapazitäten und identifizieren effiziente Projektpfade. Zudem planen Sie langfristig und erhalten dadurch mehr Sicherheit im Personaleinsatz. Auf diese Weise beugt ein CRM im Projektmanagement zugleich Verzögerungen vor. - Automatisierung
Gerade in großen Projekten gibt es häufig wiederkehrende Aufgaben – selbst bei hohem Individualisierungsgrad des Produktes. Mit entsprechenden Automatisierungsfunktionen hilft eine CRM-Software dabei, immer wieder anfallende Arbeitsschritte stark zu beschleunigen. - Meilensteine
Meilensteine haben zwei wichtige Funktionen. Erstens helfen sie dabei, das Projekt zu gliedern. Zweitens liefern erreichte Meilensteine eine direkte Rückmeldung über den Projektfortschritt – und nicht zuletzt sorgen sie für motivierte Teams. - Berichte
Berichte ermöglichen es Ihnen und Ihren Projektmanagern, jederzeit den Überblick über den Arbeitsstand zu behalten. Zudem helfen die Reports dabei, Projekte zukünftig noch effizienter abzuwickeln und als Unternehmen zu lernen. - Projektakten
Über die Projektakte haben Sie und Ihre Teams eine zentrale Datenablage, wo alle Informationen zum Kunden und zum Projekt gebündelt sind. Je nach definierter Rolle gibt es unterschiedliche Berechtigungen, sodass alle die Informationen erhalten, die sie benötigen. - Teamwork
Eine unkomplizierte Gruppenkommunikation zwischen Projektmanagement, Vertrieb und Marketing unterstützt das Teamwork im Unternehmen. Die Möglichkeiten reichen vom projektzentrierten Mailversand bis zur Planung von Meetings mit wenigen Klicks. - Abrechnungen
Eine weitere nützliche Funktion von CRM im Projektmanagement ist die Zeiterfassung. Sie zeigt zum einen, wie ressourcenintensiv das Projekt ist. Zum anderen ermöglicht das Tool eine unkomplizierte Abrechnung direkt aus dem Dashboard heraus.
Welches CRM mit Projektmanagement passt zu Ihrem Bedarf?
Finden Sie es heraus! Wir haben eine Checkliste erstellt, mit der Sie Ihre Anforderungen an eine CRM-Software Schritt für Schritt ermitteln. So vergleichen Sie bis zu drei Anbieter und finden das Tool, das Ihnen alle gewünschten Vorteile bietet. Hier lesen Sie außerdem mehr über das GEDYS IntraWare CRM-Release 8.13 mit Projektmanagement.
Fazit: Ein Projektmanagement-CRM bietet eine Reihe von Vorteilen
Diese beginnen beim klaren Projektüberblick und reichen über die Arbeitsplanung bis zur Abrechnung. Zudem ermöglicht die Software die stärkere Vernetzung der unterschiedlichen Abteilungen für ein gelungenes Teamwork: Termine werden eingehalten, Informationen stehen transparent zur Verfügung und die Zusammenarbeit kann schon bei der Angebotserstellung beginnen, um realistische Erwartungen und Zeitpläne zu definieren. Kurzum: Mit einer CRM- und Projektmanagement-Software nutzen Sie Effizienzgewinne in jeder Phase.
FAQ
Was ist eine CRM-Software für das Projektmanagement?
Eine CRM-Software für das Projektmanagement ist ein Tool mit mehreren Funktionen. In der Regel umfasst es die Ressourcenplanung, Verwaltungsoptionen, Visualisierungen und Gruppenkommunikation. Weitere mögliche Features sind Projektakten, Dashboards, Meilensteine und Automatisierungen. Eine ganzheitliche CRM-Software für das Projektmanagement soll dabei helfen, Projekte erfolgreich abzuwickeln, effizienter zu arbeiten und Synergien zwischen Vertrieb und Projektmanagement zu nutzen.
Ist CRM und Projektmanagement dasselbe?
CRM und Projektmanagement sind in der Regel nicht dasselbe. CRM steht für Customer-Relationship-Management und soll die gesamte Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden abdecken. CRM-Software wird häufig vom Vertrieb und im Marketing genutzt. Sie hat aber auch viele Vorteile für das Projektmanagement, sofern entsprechende Funktionen eingebunden sind. Dann kann CRM ein sehr wichtiger Teil des Projektmanagements sein.
Was ist CRM mit Projektmanagement?
CRM im Projektmanagement erweitert die klassischen CRM-Funktionen auf die Produkterstellung. Die Verwaltung ermöglicht es unter anderem, Ressourcen intelligent zu planen und Synergieeffekte zu nutzen. Zudem verfügen viele CRM-Softwarelösungen über weitere Projektmanagement-Funktionen wie Berichterstellung, Abrechnung und Informationsbereitstellung.