CRM-AUSWAHL
MIT SYSTEM

Keine Qual bei der Wahl

Es gibt mehrere hundert CRM-Software-Systeme. Wir helfen Ihnen mit Tipps & Tricks, die richtige CRM-Auswahl zu treffen und beantworten Ihnen folgende Fragen:
  • Wie bereiten Sie sich am besten vor?
  • Wer ist bei der Entscheidung dabei?
  • Was sollten Sie auf keinen Fall vergessen?
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Wer trifft die CRM-Auswahl?

Damit Sie einen Konsens fürs gesamte Unternehmen finden

Ja, wer denn eigentlich? Tatsächlich handelt es sich bei der Auswahl eines geeigneten CRM-Systems um einen Gemeinschaftsakt. Dabei gibt es verschiedene Rollen im gesamten Entscheidungsprozess.

CRM-Manager

Während die Geschäftsführung natürlich als Hauptentscheidungsträger agiert, bietet es sich an, einen CRM-Manager in der Unternehmensstruktur zu integrieren. Dieser sollte verschiedene Qualitäten mit sich bringen: ein gewisses kommunikatives und integratives Geschick sowie die Fähigkeit, über verschiedene Abteilungen hinweg denken zu können. Aufgabe des CRM-Managers ist es, CRM nachhaltig im Unternehmen zu etablieren, Prozesse zu koordinieren und nötige Anpassungen zu initiieren.

Dafür braucht er außerdem nicht nur die volle Unterstützung der Geschäftsführung, sondern auch die der einzelnen Abteilungen.

GEDYS IntraWare als Partner: Gemeinsam mehr erreichen!

CRM-Team

Das führt uns zum nächsten Teil des Puzzles. Denn ein CRM-Manager braucht auch ein CRM-Team. Dieses stellt er sich aus den Key-Usern der zu optimierenden Unternehmensbereiche zusammen, zum Beispiel aus Vertrieb, Service und Marketing. Team und Manager erarbeiten dann gemeinsam die CRM-Ziele und die Kriterien, nach denen ein passendes System ausgewählt wird.

Die Einbindung der tatsächlichen Anwender der CRM-Software ist extrem wichtig. Zum einen weil diese am besten wissen, was sie von einem CRM erwarten, zum anderen weil die Akzeptanz des neuen CRM-Systems im Unternehmen dadurch enorm gesteigert wird.

CRM-Berater

Ein CRM-Berater ist ein externer Experte, der Ihnen bei der gesamten CRM-Einführung, also auch bei der CRM-Auswahl, mit Rat und Tat zur Seite steht. Das ist kein Muss, kann aber eine große Hilfe sein, wenn dies Ihr erster CRM-Kontakt ist oder es sich um eine besonders komplexe Gruppe an Key-Usern handelt.

CRM-Auswahl-Kriterien

Hilfreiche Leitfäden aus der CRM-Praxis

Bei der CRM-Auswahl folgen Sie, Ihr CRM-Manager und das CRM-Team bestimmten Kriterien, die Sie für Ihr Unternehmen und Ihre CRM-Ziele explizit festlegen. Diese Aufgabe können wir Ihnen leider nicht abnehmen.

Aber wir haben einige Inspirationen für Sie. Lesen Sie dazu den Blogartikel „9 Fragen zum CRM-Vergleich“. Orientieren Sie sich bei Ihren Anforderungen gerne an der Checkliste „CRM-Anforderungen“ und vergleichen Sie bequem, welche Anbieter Ihre Wünsche erfüllen.

Exkurs: CRM in der Cloud oder On-Premise

Was passt besser zu Ihrem Unternehmen?

Beide Varianten haben eindeutig eine Daseinsberichtigung. Informieren Sie sich mit den folgenden Blogartikeln über die jeweiligen Vorteile von „CRM als Cloud oder on-Prem?“ und „Gibt’s das auch als CRM-SaaS?“

Auf der Produktseite „Ihr schneller Start mit Cloud-CRM-Lösung“ finden Sie weitere Details am Beispiel des CRM-Software-as-Service-Angebots der GEDYS IntraWare.

So gehen Sie bei der CRM-Auswahl vor

Nachdem CRM-Manager und -Team die Nutzen und Ziele des CRM-Projekts herausgearbeitet haben, geht es los mit der eigentlichen Auswahl des CRM-Systems. Dabei können Ihnen die folgenden Schritte als Orientierung dienen.

Icon 1 Kick-off-Workshop

Beim Kick-Off legen Manager und Team die konkreten Anforderungen an Ihr CRM-System fest. Sehen Sie dazu auch das Youtube-Video Funktionsüberblick. Welche technischen Voraussetzungen müssen gegeben sein? Welche Funktionalitäten benötigen die Anwender in Ihrem Unternehmen, um die Prozesse zu optimieren? Was ist ein Muss und was ist ein Nice-to-have? All das halten Sie abschließend in einem Lastenheft fest.

Icon 2 Long-List

Sobald das Lastenheft steht, beginnt die Recherche nach möglichen CRM-Anbietern. Einige werden Sie auf Grund der festgelegten Parameter bereits ausschließen können. Die entstehende Long-List möglicher Anbieter sollten Sie auf eine realistische Anzahl begrenzen. Denn im nächsten Schritt werden Sie diesen Ihr Lastenheft zusenden, um ein entsprechendes Angebot zu erhalten. Die Angebote müssen Sie dann umfassend sichten.

Icon 3 Short-List

Mithilfe der Rückmeldung der verschiedenen Anbieter grenzen Sie Ihre bisherige Auswahl nun weiter ein. Schließlich sollten Sie Ihre Liste soweit reduziert haben, dass es Ihnen realistisch erscheint, mit diesen Anbietern einen Termin zur Präsentation zu vereinbaren. Unterschätzen Sie diese nicht: Wir empfehlen eine Präsentation pro Tag und sie sollten in einem Zeitraum von fünf bis sieben Tagen liegen, damit alles im Kopf bleibt. Als Orientierung sollten Sie sich auf maximal fünf Anbieter eingrenzen.

Kosten und Nutzen bei der CRM-Auswahl

Wieviel darf Ihr CRM kosten?

Welchen Preis sollte es auf keinen Fall übersteigen? Als hilfreich erweist sich bei der CRM-Auswahl natürlich auch die Budgetierung des Projekts. Diese Information kann Sie bereits während der Anbieter-Recherche beim Aussieben unterstützen. Als grobe Richtung lassen sich 3.000 € pro User inklusive Schulung rechnen.

Kennzahlen für den messbaren CRM-Erfolg finden

Überlegen Sie sich auch schon vorab, wie Sie den ROI (Return-on-Investment) Ihres neuen CRM-Systems messen können. Da jedes CRM von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedliche Optimierungen mit sich bringt, ist diese Rechnung nicht so leicht zu verallgemeinern. Allerdings lassen sich anhand bestimmter Kennzahlen durchaus Erfolge messen. Nutzen Sie dazu unsere „ROI-Checkliste

Das sollten Sie bei

der CRM-Auswahl nicht vergessen!

Wichtige Punkte, die Sie bereits vorab mit den CRM-Anbietern klären sollten.

 CRM-Erfahrung

Auch wenn Innovation und zeitgemäße Funktionalitäten durchaus wichtige Kriterien für die CRM-Auswahl sind: Vergessen Sie nicht den Wert eines erfahrenen CRM-Anbieters. Dieser hat womöglich schon Projekte in Ihrer Branche betreut. Mithilfe eines umfassenden Erfahrungsschatzes können mögliche Hindernisse bereits vorab identifiziert und umgangen werden. Hilfreiche Tipps und Tricks ebnen den Weg zum glücklichen CRM-Projektabschluss.

 Service & Support

Auch das beste CRM-System kann ab und an einmal stur sein und nicht so wollen wie Sie. Da ist es wichtig, im Notfall auf entsprechenden Service und Support setzen zu können. Und das am besten ohne die horrende Rechnung, die kurze Zeit später ins Haus flattert. Klären Sie daher am besten vorzeitig ab, welcher Service Ihnen für welchen Preis geboten werden kann.

 CRM-Lizenzen

Für die Budgetierung sollten Sie zum Beispiel planen können, wie viele Nutzer es in Ihrem Unternehmen geben wird. Denn die Anzahl der benötigten Lizenzen und ihre flexible Skalierung könnten ein bedeutendes Kriterium für Ihre Auswahl sein.

 Datenformate

Sie sollten auch darauf achten, was bei einer eventuellen Vertragskündigung mit Ihren Daten geschieht. In welchem Austauschformat können Sie auf Ihre Daten zugreifen? Ist dieses Format auch für Software-Alternativen lesbar, auf die Sie gegebenenfalls umsteigen wollen würden?

Wie geht es nach der CRM-Auswahl weiter?

Das müssen Sie bereits jetzt über die CRM-Einführung wissen

Nach der Auswahl Ihres CRM-Systems ist schon ein großes Stück Arbeit geschafft. Von nun an liegt der Ball erstmal bei dem Anbieter Ihrer Wahl. Dennoch lohnt es, sich für die Planung des gesamten Projekts eine Vorstellung der kommenden Schritte zu machen.

Die CRM-Auswahl im Zusammenhang sehen.

Es ist wichtig die CRM-Auswahl als Teil der Einführung eines CRM-Systems zu sehen. Dabei hilft Ihnen unser Blogartikel „7 Phasen der CRM-Einführung“. Egal welche Wahl Sie treffen: Die Pflege und regelmäßige Re-Evaluation Ihres CRM-Systems ist die halbe Miete auf Ihrem Weg zum CRM-Erfolg. Die verschiedenen Etappen von der Strategie, über die Auswahl bis zum Go-Live finden Sie zusammengefasst in diesem E-Book: In 15 Etappen zum CRM.

Hier kostenloses E-Book herunterladen: „CRM-Auswahl mit System“

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