12 TIPPS, UM ZEIT
ZU GEWINNEN

Je Monat eine CRM-Love-Story für nachhaltiges Zeitmanagement

Erfahren Sie, wie Ihr „Kollege“ CRM Ihnen beim Zeitmanagement helfen kann. Unsere Tipps bringen Ihnen mehr Freiheit, neue Energie und viel Spaß, sowohl für Ihre Arbeit als auch für Ihr Privatleben.
Zeitmanagement mit GEDYS-IntraWare-CRM
Was Ihnen besonders am Herzen liegt und wofür Sie gern mehr Zeit gewinnen wollen, bestimmen Sie selbst. Ob für das nächste Projekt oder mehr Kreativität, für innovative Entwicklungen, eine Weiterbildung oder für Ihre Familie – wir zeigen Ihnen, wo ein CRM Sie entlasten und Zeit sparen kann.

1. Liebe auf den ersten Blick

Mit CRM Zeit gewinnen durch intuitive Bedienung
und mehr Ordnung

Ein Blick auf die Oberfläche, die Navigation und die Widgets einer CRM-Anwendung schafft Klarheit über die Nutzerfreundlichkeit. Sie ist ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung für oder gegen die Anschaffung einer Software. Ein CRM-System, das es dem Anwender leicht macht, sich intuitiv zurecht zu finden, sorgt eher für eine dauerhafte (Liebes-)Beziehung zwischen Nutzer und Software, als ein kompliziertes System.

Wer sich durch intuitive Bedienung einfach auf seine Aufgaben konzentrieren kann, ist im Flow, arbeitet schneller und gewinnt so Zeit. Für mehr besseres Zeitmanagement und Ordnung sorgen außerdem:

 Die zentrale Datenverwaltung

In einer einzigen Kundendatenbank zentral gesammelte Kunden-Daten ersparen Ihnen die Suche über verschiedene Systeme hinweg. Außerdem haben so alle Mitarbeiter eines Unternehmens zu jeder Zeit Zugriff auf die selben Informationen.

Idealer Weise von jedem Device, auch von unterwegs. Das spart Zeit, lässt Ihnen aber auch mehr Freiheit. Sie können entscheiden, wann und von welchem Ort aus sie arbeiten wollen.

Ermitteln Sie mit der CRM-Anforderungsübersicht, was für Ihr CRM wichtig ist.

 Die 360°-Sicht auf Kunden

Sie können Zeit sparen, indem sie mit einem CRM arbeiten, das alle Daten zu einem Kunden innerhalb eines Browserfensters anzeigen kann. So sehen Sie alle im CRM gesammelten Kunden-Daten auf einen Blick, das spart unnötige Klicks.

Sehen sie neben der Kunden-Historie auch gleich alle wichtigen Dokumente oder Vorgänge, können Sie beispielsweise im Kundengespräch am Telefon oder per Chat schneller reagieren.

So gewinnen Sie nicht nur Zeit, sondern auch zufriedenere Kunden.

2. Keinen Tag ohne ihn

Planen und nutzen Sie Ihre Zeit optimal

Ein gut organisierter Terminkalender hilft uns täglich, den beruflichen und privaten Alltag zu meistern. Ohne ihn haben wir das reine Chaos. Aber wie organisiert man bestmöglich seine Termine? Wie behält man den Überblick?

 Der digitale CRM-Kalender

Vielfältige Kalender-Funktionen unterstützen Sie bei nahezu allen Planungen und in ihrem Zeitmanagement:

  • Sie können Termine flexibel eintragen, verschieben, ändern, löschen
  • Eine Erinnerungsfunktion hilft gegen Vergesslichkeit
  • Vergangene Termine können Sie per Suchfunktion finden – ohne lange zu blättern
  • Eine Freie-Zeit-Suche findet den besten Termin für alle Beteiligten
  • Einladungen zu Terminen zu versenden, ist per Mausklick möglich
  • Sie können Reports erstellen zur Auslastung der Woche, des Monats oder auch in einem Projekt
  • Eventuell können Sie Termine sogar per Sprachbefehl eingeben (hier in Mobile CRM-App möglich)

Gerade in einem Unternehmen ist der elektronische CRM-Kalender als Bestandteil eines effektiven CRMs sinnvoll. Alle Termine der Mitarbeiter werden gesammelt und im Unternehmenskalender angezeigt. Private Einträge bleiben privat.

So können Kollegen aus der Zentrale, das Team oder der Vorgesetzte schnell und einfach Auskunft geben oder selbst Termine anlegen. Ohne dass Sie die Kontrolle über Ihren Kalender verlieren, denn Sie werden sofort informiert und können reagieren.

Sie möchten garantiert nie wieder ohne einen CRM-Kalender arbeiten. Er ist das Herzstück im Zeitmanagement.

3. One for you, one for me

Die hohe Kunst der Aufgaben-Jonglage

Gott sei dank gibt es heute CRM-Funktionen, die Ihnen helfen, wenn es im Terminkalender eng und damit die Aufgaben-Erledigung schwierig wird. Damit Sie immer den Überblick behalten, ist die digitale Unterstützung einer Aufgabenverwaltung wichtig.
Die hohe Kunst derAufgabenjonglage: Aufgaben im CRM-delegieren

 Die eigenen Aufgaben im Blick

Sie kennen Ihre Aufgaben und können die Zeit für die Umsetzung einschätzen. Dabei stellen Sie fest, dass Ihr Terminkalender zu voll ist, um alles fristgerecht zu erledigen. Es wird Zeit, einige Aufgaben zu delegieren.

Prüfen Sie, welche Prioritäten Ihre Aufgaben haben. Welche Aufgaben oder Termine können Sie verschieben? Welche schaffen Sie selbst, welche geben Sie ab? Mit einem digitalen Zeitmanagement haben Sie per Klick alle notwendigen Informationen in Reichweite.

 Transparenz für die Aufgabenvergabe

Oft erfolgen Projektarbeiten team- und standortübergreifend. Indem der Kalender und die Aufgabenverwaltung eines CRMs zusammenarbeiten, finden Sie nicht nur an Ihrem Standort, sondern im gesamten Unternehmen die Kollegen, die Sie unterstützen können.

Sie sehen nicht nur, wer Zeit hätte, sondern auch, ob Mitarbeiter über die notwendigen Erfahrungen verfügen, um Ihnen bei Projekten zuzuarbeiten oder diese auch komplett zu übernehmen.

 Status zu den delegierten Aufgaben

Sobald ein Kollege Ihre Aufgabe fertiggestellt hat, erhalten Sie vom CRM eine Nachricht. Gibt es zwischendurch Fragen zum Stand, gibt das CRM Ihnen dazu adhoc alle Informationen.

Aber nicht nur dazu. Welche Aufgaben sind noch zu erledigen? Welche sind bereits überfällig? Wen muss ich noch informieren?

Sie haben immer eine 360°-Sicht zu Ihren Aufgaben und Projekten.

Kein Umherlaufen, kein Herumtelefonieren, kein Aktenwälzen oder Kollegeninterview – dank des Einsatzes einer CRM-Software.

Tipp zum Zeitmanagement

Verplanen Sie nicht mehr als 60% Ihrer Arbeitszeit pro Tag und achten Sie auf genug Puffer zwischen den Terminen. Das gilt nicht nur für Ihre eigene Planung sondern gerade auch dann, wenn Sie Aufgaben delegieren. Das CRM gibt Ihnen dazu die notwendigen Informationen sowie eine Zeit- und Aufgabenverwaltung. Ansonsten sind Verzögerungen vorprogrammiert.

4. Mit einem Klick zum Glück

CRM leben und die E-Mail-Flut bewältigen

CRM leben heißt, die Kundenerwartungen zu erfüllen. Aber das schaffen Sie nur im Teamwork, denn Ihre Kunden betrachten immer das gesamte Unternehmen. Darum müssen alle Mitarbeiter für überlegte Reaktionen schnell auf die zentralen Kundeninformationen zugreifen können. Zentral heißt auch, dass alle Mitarbeiter ihre E-Mails vom und zum Kunden im CRM-System ablegen.

 Ihre Mailbox und das CRM verschmelzen zu einem Arbeitsbereich

Mit einem Klick zum Glück per E-Mail-Integration

Freuen Sie sich auf diese Arbeitsentlastung: Sie verlieren keine Zeit bei der Recherche zu Kundenfragen. Und Ihre Mailbox ist immer tiptop gepflegt.

Das Kommunikationsmittel Nr. 1 ist in der heutigen Arbeitswelt immer noch die E-Mail. Hat die E-Mail-Flut Sie bereits erfasst? Keine Angst vor dem Zeitfresser Mailbox, denn dafür sind bereits Technologien entwickelt, die Ihnen beim Zeitsparen helfen.

Konkret heißt das: Sie sehen direkt in der Mailbox alle CRM-Daten zum Absender und können diese per Link im CRM aufrufen. Genauso dokumentieren Sie die E-Mail per Aktion zum Kontakt und Vorgang im CRM, woraus Sie auch gleich Ihre Antwort senden können. Die Aufnahme neuer Firmen und Kontakte erfolgt auf die gleiche einfache Weise anhand der Signatur des Absenders.

Zeitmanagement ist gewollt

Es verschmilzt nicht nur Ihre Mailbox mit dem CRM, sondern auch Ihre Kundenkommunikation „wandert“ sofort ins CRM-System. Keine Mehrarbeit, sondern mehr Zeit für ein mit Leben gefülltes Kunden-Beziehungsmanagement. Und Sie erfüllen zugleich die Unternehmensvorgaben zum Kundenmanagement.

Tipp zum Zeitsparen bei der Arbeit mit SAP und E-Mail

Was für das CRM-System gilt, ist auch für SAP und E-Mail angebracht.

Sie ersparen sich dann diverse komplexe Schritte, wenn Sie SAP-Daten und Transaktionen zum E-Mail-Absender benötigen. Ein weiterer wichtiger Punkt für das moderne Zeitmanagement.

Video: SAP Outlook Integration – SAP und Mail | BusinessMail4SAP®

5. Mr. Postman, is there a letter for me?

Automation im E-Mail-Marketing befreit von Routinetätigkeiten

Die Texte für Newsletter und Mailings zu erstellen kostet Zeit. Genauso die Konzeption des Kampagnenablaufs. Diesen kreativen Teil Ihrer Arbeit kann ein CRM nicht erbringen. Aber den gesamten nachgelagerten Prozess schon.

 Vertrieb und Marketing im Team

Sie versenden Newsletter und Mailings. Sie stellen wertvolle Information auf Ihre Homepage. Aber wie sollen Sie jetzt mit Interessierten in Kontakt treten – ohne im Trüben zu fischen? Wahllos Kontakte aus der Empfängergruppe anzurufen, ist eher Zeitverschwendung.

Moderne CRM-Systeme arbeiten heute Hand-in-Hand mit spezialisierter E-Mail-Marketing-Software. Damit versendet das Marketing-Team schön gestaltete HTML-Mailings und Newsletter an die Kontakte aus dem CRM. Im Anschluss zeigt Ihnen das System, für welche Informationen sich Ihre Kontakte interessieren. Quantitativ und auch qualitativ für den einzelnen Kontakt betrachtet. Ein Akquise-Anruf ist jetzt erfolgsversprechend.

Zeit gewonnen für mehr Kreativität

Oder Sie gehen einen Schritt weiter und konzipieren gemeinsam mit dem Marketing eine E-Mail-Kampagne.

Auf Grund des Klickverhaltens im Newsletter oder nach einem Download von Ihrer Webseite erfolgt automatisch der Versand weiterführender Informationen an die interessierten Leser und Webseitenbesucher. Dazu ist keine weitere Sichtung und Selektion der Kontakte Ihrerseits notwendig.

Ist das CRM im Marketing auch im Einsatz, können Vertrieb und Marketing perfekt zusammenarbeiten. Durch die stetigen Mailings der Kampagne werden die Kontakte um weitere Daten (Interessen) angereichert (englisch Lead Nurturing). Sie erkennen, in welcher Phase der Kaufentscheidung sich Ihre Kontakte befinden und sprechen sie zielgerichtet an.

Die zeitraubende Suche nach den Trüffeln für den Vertrieb, wie Kollege Dirk gerne sagt, ist passé.

6. Everything I do, I do it for you

Eine zeitsparende Einsatzplanung für den Service

Was macht Ihre Service-Kunden zufrieden? Schnelle Reaktionen, Einhaltung von Terminen und Freundlichkeit im Gespräch! Dafür müssen Sie bei der Einsatzplanung der Service-Mitarbeiter einige Faktoren berücksichtigen. Insbesondere, wenn Sie gleichzeitig auch wirtschaftlich planen wollen. Traditionelle Methoden mit Excel kommen hier schnell an die Grenzen.

 Was Kunden von Ihnen erwarten? Soforthilfe.

Alle Kunden wollen möglichst schnell einen Termin, an dem Ihnen geholfen wird und zwar am liebsten ohne lange Wartezeiten.

Mit einem CRM für Service & IT, das bereits alle Kundeninformationen beinhaltet, stehen sämtliche Daten transparent für die Einsatzplanung bereit: Angefangen bei Adressen und gekauften Produkten über Verträge und Service-Vereinbarungen bis hin zu eventuellen Beschwerde-Vorgängen. Über einen CRM-Einsatzkalender für alle Service-Techniker können Sie Termine schnell und einfach finden.

Dabei spielen die Dringlichkeit des Auftrags, die Bedeutung des Kunden, sein SLA (Service Level Agreement) sowie die Verfügbarkeit geeigneter Techniker die wichtigste Rolle. Das CRM gibt schon während eines Telefonats mit dem Kunden oder beim E-Mail-Eingang Auskunft – zum Beispiel über freie Termine oder den Standort des Kunden.

 Ohne Zeitstress perfekte Arbeit abliefern!

Die schnelle Terminfindung für den Kunden erleichtert ein Planungscockpit, bestehend aus CRM-Einsatzkalender, erstellten Tickets und der Liste von geeigneten Service-Technikern. Damit kann ein Disponent sofort einsehen, wer Zeit hat, einen Auftrag durchzuführen. Die Kombination mit Google Maps zeigt außerdem, welcher Techniker in der Nähe des Auftragsortes ist.

Sobald ein Disponent im Planungscockpit einen Termin für einen Techniker einstellt, bekommt dieser Techniker nicht nur seinen neuen Termin, sondern auch alle Informationen zum Kundenauftrag aus dem CRM angezeigt. Ist der Techniker gerade unterwegs, kann er seine Daten über mobile Geräte abrufen und mit der Routenplanung seine Aufträge zu einer effizienten Tour zusammenstellen. Hat er nach einem Termin vor Ort seinen Bericht ins mobile Gerät diktiert und an den Einsatzleiter geschickt, kann dieser die angefallenen Zeiten erfassen oder notwendige Folgetermine aufnehmen. Später können diese Daten direkt in die Erstellung einer Rechnung einfließen.

Digitales Zeitmanagement für einen -Service

7. Ich habe Dich gefunden …

Suchzeiten minimieren durch genaue Zuordnung von Dokumenten

Ihr Kollege hat eine wichtige Frage, Ihr Kunde braucht dringend eine Auskunft oder der Chef wartet auf relevante Informationen. Und Sie brauchen genau jetzt ein bestimmtes Dokument, um Antworten liefern zu können – aber finden es nicht. Die sinnvolle und strukturierte Ablage von Dokumenten ist eine Kunst für sich.

 Ihre Kunden über 360° im Blick

Ein CRM-System hilft Ihnen diese Kunst zu meistern. Denn die CRM-Kundenakte sammelt alle Informationen zu Ihrem Kunden und den betreffenden Vorgängen zentral und übersichtlich. Mit wenigen Klicks sind Informationen oder Dokumente einer Kundenakte zugeordnet.

Zur Firma, der Abteilung und dem Kontakt finden Sie dort beispielsweise:

  • E-Mails, Mailings, Kampagnen und Eventteilnahmen
  • Telefonnotizen und Besuchsberichte
  • Termine und Aufgaben
  • Verkaufschancen und Angebote
  • Projekte und Tickets

Nicht zuletzt steigern Automatisierungen die Datenqualität, wie zum Beispiel:

  • Plausibilitätsprüfung der E-Mail-Adresse
  • Automatische Berechnung des Vertriebsbeauftragten, etc.

 Nie mehr Akte XY ungelöst!

Nicht nur Ihre Kunden, auch Ihre Projekte haben Sie mit dem CRM-System stets über 360° im Blick. In der Projektakte sehen sie leicht alle wichtigen Informationen ein – Projektname, Projekttyp, Projektleiter, Start- und Endtermin, Kategorien, Status, Budget, Beschreibung, Teilnehmer und vieles mehr.

Relevante Dokumente, wie Anforderungskataloge, Skizzen oder Organigramme, laden sie einfach zusätzlich in die Akte. CRM-Vorgänge von der Telefonnotiz bis zum Besprechungsprotokoll lassen sich im Handumdrehen der entsprechenden Projektakte zuordnen.

Zusätzlich können Sie Dokumenten folgen und werden so stets über neue Informationen oder Tätigkeiten informiert.

8. I got you, Babe!

Mit dem Action Panel unnötige Klicks reduzieren

Ein CRM-System lebt und wächst mit den Anforderungen Ihres Unternehmens. Mit der Zeit kann dies dazu führen, dass die Zahl der Anwendungen zunimmt und die Wege zum Ziel immer komplexer werden. Mit dem Action Panel wird das allerdings nicht zu Ihrem Problem – Ihr CRM hält Ihnen wie immer den Rücken frei!

 Klicks gespart mit dem praktischen Action Panel

Mit dem Action Panel sind lange Klickorgien passé. Von der Startseite aus bieten die Kurzbefehle direkt die Funktionen, die Sie häufig benötigen.

  • Telefonnotiz
    Ein spontanes Telefonat mit Kunden oder Partnern geführt? Sie müssen nicht während des Telefonats lange im CRM suchen, sondern erstellen mit einem Klick im Actionpanel die Telefonnotiz und ordnen sie beim richtigen Kontakt ein.
  • Besuchsbericht
    Sie hatten gerade einen Kundentermin und wollen möglichst schnell Gedanken und neue Infos festhalten, bevor Details verloren gehen. Mit dem Action Panel geben sie direkt von Ihrer CRM-Startseite aus alle relevanten Infos ein – ob Sales oder Service.
  • Schnellerfassung
    Mit der Schnellerfassung haben Sie noch mehr Möglichkeiten. Wählen Sie aus, um welchen Kunden es geht, welche Information erfasst werden soll und terminieren Sie gegebenenfalls sogar Deadlines. In wenigen Sekunden ist alles erfasst – direkt von der Startseite aus.
  • Notiz
    Halten Sie Gedanken, Infos oder ToDos ganz einfach mit der Notiz-Funktion fest. Ordnen Sie sie Kunden, Kollegen und Terminen zu.
  • Datenupload

Erstellen Sie einfach per Drag & Drop ins Action Panel neue Dokumente bei direkter Aktenzuordnung.

9. Nimm mich mit

Schnelle Besuchsberichte direkt vor Ort mit CRM-App

Haben Sie das schonmal erlebt? Sie hatten heute drei Kundentermine, kommen endlich im Büro oder Home-Office an und müssen jetzt nochmal alle Details für den abschließenden Besuchsbericht zusammentragen. Das dauert dann sogar noch länger, weil Sie sich erstmal noch an alle Informationen erinnern müssen.

 Besuchsberichte on Tour mit der CRM-App

Über die CRM-App erstellen Sie Besuchsberichte praktisch nebenbei. Direkt vor Ort beim Kunden legen Sie den Bericht direkt im CRM an, tragen alle relevanten Informationen ein, die dann direkt den Kollegen im Innendienst zur Verfügung stehen und weiter geht’s.

Vorkonfigurationen ermöglichen dafür individuelle Berichte, denn selbstverständlich sind für jede Branche, Strategie oder Abteilung andere Informationen relevant. Durch smarte Konfiguration der Berichte, werden die Mitarbeiter, ob Sales oder Service, ganz einfach durch den Besuchsbericht geleitet.

Die Speech-to-text-Funktion lässt Sie sogar im Auto ganz einfach den Besuchsbericht diktieren. So sparen Sie noch mehr Zeit und müssen abends nicht mehr ins Office!

Blogartikel: 6 Experten-Tipps für mobiles Arbeiten von unterwegs

Mit mobilem  CRM sind Sie zu jeder Zeit bestens informiert und stehen ständig im direkten Austausch mit ihren Kollegen.

10. I just called to say I love you

CTI – Telefonie auf Knopfdruck

Mit CTI (Computer Telephony Integration) integrieren Sie Ihre Telefonanlage direkt im CRM-System. Das birgt enorme Vorteile für die Kundenbetreuung und spart ihnen einiges an Zeit.

 Anrufannahme und Informationen mit einem Klick

Eingehende Anrufe nehmen Sie mit einem Mausklick an. Ist der Kontakt bereits im CRM-System vorhanden, wird Ihnen außerdem direkt angezeigt, wer der Anrufer ist. Vordefinierbare Anwendungsaktionen öffnen parallel bereits alle Daten, die für Sie jetzt relevant sein könnten, wie beispielsweise die Kundenakte, Servicetickets oder die letzte Telefonnotiz. So können Sie sich von Anfang an ganz auf Ihren Kunden und sein Anliegen konzentrieren.

 Keine mühevolle Telefonnummern-Jonglage mehr

Mit nur einem Klick auf die Telefonnummer im Kontaktprofil, starten Sie den Anruf. Das spart die manuelle Eingabe von Telefonnummern. Ruft Sie eine unbekannte Nummer an, legen Sie diese mit wenigen Klicks einfach im CRM-System ab und ordnen Sie gegebenenfalls sogar direkt einem bestehenden Profil zu.

Telefonate laufen konzentrierter ab, Informationen gehen nicht verloren und Multitasking wird reduziert. Da freuen sich Ihre Mitarbeiter genauso wie Ihre Kunden!

11. Und dabei liebe ich Euch beide

Dashboards & Reportings: Jahresabschluss ohne Stress

Das Jahr geht dem Ende zu und Sie müssen ihrem Vorgesetzen Zahlen vorlegen. Häufig kostet das viel Zeit und artet in Stress aus: Daten suchen, sammeln, auswerten, vergleichen, …

 Alles stets im Blick mit individuellen Dashboards

Sie wollen die Zahlen sicher nicht nur am Jahresende, sondern eigentlich immer im Blick behalten. Umso besser sind Sie schließlich auf Berichte und notwendige Entscheidungen vorbereitet. Mit praktischen Dashboards wird dies spielend einfach.

Nach Ihren individuellen Anforderungen konfigurieren Sie sich Ihr Dashboard. Das zeigt Ihnen dann in übersichtlichen Tabellen und modernen Grafiken alle KPIs, die Sie im Blick haben möchten. Und das in Echtzeit.

 Mit Reportings Informationen schnell und gründlich aufarbeiten

Neben vielen bereits vorgefertigten Reportings können Sie auch Reports nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Stellen Sie die aktuellen Zahlen übersichtlich und leicht erfassbar dar. Reports lassen sich zudem leicht als PDF exportieren und direkt aus dem CRM per Mail versenden.

So wird der Jahresabschluss zum Kinderspiel.

12. All I want for Christmas is you

Hilfe bei der Weihnachtspost: Verteiler und Vorlagen nutzen

Alle Jahre wieder steht der Weihnachtsgruß an Kunden und Partner an. Aber wer soll den Gruß erhalten? Wie soll er aussehen? Auch bei dieser alljährlichen Routine hilft Ihr CRM Zeit zu sparen.

 Verteiler festsetzen

Ob Mailing oder Serienbrief – mit der Adresssuche in Ihrem CRM-System können Sie Ihre gewünschte Verteilergruppe im Handumdrehen anhand mehrerer individueller Kriterien eingrenzen. Die entstandene Liste exportieren Sie dann beispielsweise als CSV-Datei für die Weitergabe an externe Druckereien oder speichern Sie als Liste zur Nutzung als E-Mail-Verteiler, auf die Sie jederzeit wieder zugreifen können. So sparen Sie sich wiederholte Such-Vorgänge.

 Vorlagen nutzen

Erstellen Sie mit der MS-Word-Integration in Ihrem CRM Vorlagen für Ihre verschiedenen Mailings – ob E-Mail- und Briefvorlagen oder einzelne Textbausteine. So sichern Sie ein einheitliches Corporate Design und standardisierte Kundenkommunikation. Und das alles schnell und einfach mit nur wenigen Klicks.