EINFÜHRUNG EINES CRM-SYSTEMS

Der ultimative Leitfaden für die Implementierung eines CRM-Systems!

Die Einführung eines CRM-Systems ist Ihr nächstes Ziel? Haben Sie erst einmal die Erkenntnis gewonnen, dass Ihr Unternehmen ein CRM-System benötigt, gilt es bei dessen Einführung einiges zu beachten.
Einführung eines CRM-Systems, GEDYS-IntraWare
Zunächst sollten Sie sich bewusst sein, was Sie mit der Implementierung eines CRM-Systems erreichen möchten, welche Voraussetzungen Sie dafür schaffen müssen und welches System es sein soll. Ist all das geklärt, erstellen Sie einen entsprechenden Ablaufplan für die Phasen des Projekts „CRM-System-Einführung“.
Im Folgenden finden Sie zu diesen Etappen zahlreiche Hilfestellungen.

Das Ziel einer CRM-System-Einführung

Ein CRM-System zielt in Verbindung mit Ihrer individuellen CRM-Strategie im Endergebnis auf die systematische Optimierung Ihrer Kundenbindung und Neukundengewinnung ab.

Welche Zielsetzung das für Ihr Unternehmen explizit bedeutet, hängt von Ihnen ab. So gibt es dabei verschiedene Kernfelder, die jedoch alle zunächst auf der gezielten Sammlung, Verwaltung und Nutzung von Daten basieren. Diese werden dann wiederum zur Optimierung von Kundenbetreuung und -zufriedenheit verwertet.

Das erfolgt beispielsweise in Form von softwarebasierter Prozessoptimierung oder Datenauswertung mit deren Erkenntnissen kundenorientierte Entscheidungen in Bezug auf Workflow, Service, Produkt usw. getroffen werden. Schließlich profitieren vom CRM-System dann nicht nur zufriedene Kunden, sondern auch Ihre entlasteten Mitarbeitenden.

Lesen Sie für mehr Details unseren Blogartikel 4 Vorteile von CRM.

Voraussetzungen für erfolgreiche CRM-Einführungen

Bevor die konkreten Schritte für die Einführung eines CRM-Systems geplant werden, erweist es sich als vorteilhaft bestimmte Voraussetzungen zu gewährleisten. Diese lassen sich auf verschiedenen Ebenen einordnen.

Strategische Ebene

Auf strategischer Ebene sollten Sie, wenn noch nicht vorhanden, eine konkrete CRM-Strategie in die Unternehmensstrategie einarbeiten. Dies bedeutet sich zu fragen, welche Ziele im Bezug auf den Umgang mit Kunden und deren Entwicklung gesetzt werden. Das können beispielsweise Absatzziele oder geplante Ausbauten bestimmter Kundensegmente sein. Bereits hier konkrete Größen für die Erfolgsmessung zu definieren, bietet sich an. Gegebenenfalls kann eine neue Ausrichtung der Strategie dann auch mit grundsätzlicheren Anpassungen einher gehen.
Einführung eines CRM-Systems 1

Organisationsebene

Eine sehr grundlegende Voraussetzung für die CRM-System-Einführung ist außerdem die Evaluierung und mögliche Anpassung Ihrer Unternehmensorganisation. Das beinhaltet die Auswertung der bestehenden Geschäftsabläufe und die Feststellung, an welchen Prozessen möglicherweise Angleichungen oder Optimierung von Nöten sind. Workflows sowie alle Kontaktpunkte entlang der Customer Journey sollten Sie definieren, um das CRM-System optimal in Ihr Geschäftsmodell einzupassen.

Teil der strukturellen Voraussetzungen für die Implementierung ist außerdem die Festlegung eines CRM-Managers als Projektleitung und eines CRM-Teams aus den Key-Usern der verschiedenen Abteilungen, wie z. B. Vertrieb, Service, Marketing. Das dient der Gewährleistung eines strukturierten Projektablaufs sowie der Einbindung eventuell abweichender Anforderungen unterschiedlicher Unternehmensbereiche.

Mitarbeiterebene

Der zuletzt genannte Punkt knüpft direkt auch an das nötige On-Boarding der Mitarbeitenden. Involvieren Sie möglichst alle Mitarbeitenden über den Weg des CRM-Teams in die Ausarbeitung der CRM-System-Anforderungen. So kann in einem ersten Schritt späteren Reibungspunkten vorweggegriffen werden.

Vermitteln Sie außerdem den Nutzen, den ein CRM-System mit sich bringen kann und machen Sie dabei deutlich, dass diese Vorteile in besonderem Maß davon abhängen, ob alle Beteiligten später umfassend mit dem CRM-System arbeiten. Befähigung und Motivation der Mitarbeitenden ist eine grundsätzliche Voraussetzung für eine erfolgreiche CRM-System-Einführung.

Kulturebene

Bemühen Sie sich um eine klare Ausrichtung Ihrer Unternehmenskultur auf den Kunden und seine Bedürfnisse. Wenn die Kundenorientierung im Betrieb fest verankert ist, fällt es allen Beteiligten leichter auf entsprechende Weise zu denken und zu reagieren. Zudem wird durch eine klare Linie auch die Motivation der Mitarbeitenden unterstützt.

Ausschlaggebend ist dabei beispielsweise auch ein CRM-Sponsor. Diese Person ist optimaler Weise Teil der Geschäftsführung, überzeugt vom CRM-Projekt und treibt die Implementierung vom CRM-Strategie und -System aktiv voran. Damit bildet er eine Voraussetzung für die unternehmensweite Akzeptanz der CRM-System-Einführung.

Auswahl des richtigen CRM-Systems

Ist für die genannten Voraussetzungen gesorgt, machen Sie sich an die Auswahl eines passenden CRM-Systems. Bei der Recherche und Sortierung der verschiedenen CRM-Software-Anbieter können Sie sich an einigen Kriterien orientieren, über die wir Ihnen an dieser Stelle einen kurzen Überblick geben.

Icon 1 Erste Auswahl: Long-List erstellen

  • Ihre Unternehmensgröße bzw. Skalierbarkeit der Software
  • Ihre Nutzerzahl
  • Ihre IT-Infrastruktur
  • Systemanforderungen der Software
  • Branchenkenntnis des Anbieters
  • Ihre erarbeiteten „Must-Haves“ an Features

Entdecken Sie außerdem neun Fragen, die Sie sich zum CRM-Vergleich stellen sollten in unserem Blogartikel. Mit unserer CRM-Checkliste zur Anforderungsübersicht können Sie schnell und einfach Ihre Auswahl an Anbietern vergleichen.

Icon 2 Eingrenzung:
Short-List erstellen

Sie haben mittlerweile im CRM-Team ein Lastenheft erstellt, das Ihre Anforderungen an das CRM-System beinhaltet. Dieses senden Sie nun zwecks Anfrage an die Software-Anbieter der Long-List. Daraufhin erhalten Sie dann ein Angebot und das ausgefüllte Lastenheft zurück.

Anhand eines somit detaillierten Vergleichs der Anbieter grenzen Sie Ihre Auswahl auf eine Short-List von etwa vier CRM-Systemen ein.

Icon 3 Präsentationen: CRM-System wählen

Die Anbieter auf Ihrer Short-List laden Sie nun zu persönlichen Präsentationsterminen ein, bei denen die CRM-Software ausführlich vorgestellt wird. Hier zählt dann neben den konkret präsentierten Funktionen und dem Erlebnis der Nutzeroberfläche vor allem die Chemie zwischen Ihnen und dem Software-Anbieter.

Denn bei der Auswahl eines CRM-Systems sollten Sie auf ein gutes Vertrauensverhältnis zum Software-Hersteller achten. Erst ab dem Moment der Auswahl beginnt nämlich der spannende Teil der CRM-System-Einführung.

Ein erfolgreicher Projektplan:

Die wichtigsten Phasen und Meilensteine einer CRM-Einführung

Vom Startschuss des CRM-Projekts bis zum Go-Live des neuen CRM-Systems gibt es, wie Sie sicher bereits bemerkt haben, einige Schritte zu tun. Die wichtigsten Phasen und Meilensteine haben wir für Sie folgend noch einmal modellhaft zusammengefasst, damit Sie sich leicht eine Vorstellung von einem erfolgreichen Projektplan machen können.

Projektplan CRM-Einführung – ein Phasen-Modell

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Der Startschuss

Die Führungsebene entscheidet sich für die Einführung von CRM.
Dabei gibt es in der Regel einen CRM-Sponsor, der das Projekt besonders aktiv vorantreibt, vertritt und verbreitet.

Interne Bekanntgabe

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Phase 1: CRM-Strategie

Die Führungsebene entwickelt eine CRM-Strategie, die in die Unternehmensstrategie implementiert wird. Diese umfasst Ziele und Werte in Bezug auf die Kundenbeziehungen des Unternehmens.

Meilenstein 1: CRM-Strategie-Papier

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Phase 2: Organisation

Um die strategische und technische Integration von CRM im Unternehmen voranzutreiben, wird ein CRM-Manager eingesetzt. Dieser kann von einer internen Position stammen oder von extern eingestellt werden.

Meilenstein 2: CRM-Manager

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Phase 3: Key-User finden

Der CRM-Manager braucht für die folgenden Phasen des Projektplans zur Einführung eines CRM-Systems Unterstützung aus den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens. Er sucht sich dort verschiedene Key-User, die gemeinsam mit ihm als CRM-Team die Anforderungen an die Software herausarbeiten.

Meilenstein 3: CRM-Team

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Phase 4: Ist- und Soll-Analyse der Abteilungen

Um die Anforderungen an ein CRM-System festzulegen, müssen in einem ersten Schritt die bestehenden Prozesse und Gegebenheiten der verschiedenen Abteilungen erhoben werden. Dabei unterstützt das CRM-Team den CRM-Manager. Aus dem Zusammentragen der Voraussetzungen und Anforderungen für das CRM-System entsteht ein Lastenheft.

Meilenstein 4: Lastenheft

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Phase 5: Auswahlprozess

Mithilfe des Lastenhefts werden nun in mehreren Schritten von einer Long-List über eine Short-List passende CRM-Systeme ermittelt. Live-Präsentationen und CRM-Beratung durch die Anbieter helfen, um aus der engeren Auswahl schließlich die eine Software heraus zu filtern, die am besten passt.

Meilenstein 5: CRM-System ausgewählt

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Phase 6: CRM-Workshop

Ist ein passendes CRM-System gefunden, werden in einem Workshop mit dem Anbieter die Anforderungen im Detail besprochen und der weiterführende Projektplan festgelegt. Es wird ein Zeitplan für die Einführung und die konkrete Vorstellung der individuellen Anpassungen und Integrationen niedergeschrieben.

Meilenstein 6: Pflichtenheft

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Phase 7: Customizing

Der CRM-Software-Anbieter beginnt nun die individuellen Anpassungen zu konzeptionieren und umzusetzen. Dabei erfolgen rollierende Pilot-Tests durch die Key-User des CRM-Teams, die für diesen Zweck bereits eine Schulung für das neue System erhalten.
Mini-Meilenstein Testing: Besteht ein Pilot schließlich den Test, indem er alle Anforderungen erfüllt, gilt diese Phase als abgeschlossen.

Meilenstein 7: Vorläufige Abnahme

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Phase 8: Mitarbeiterschulung & Roll-out

Ab jetzt erhalten die Mitarbeiter Schulungen, um umfassend mit dem neuen CRM-System arbeiten zu können. Gut ausgebildet werden die Mitarbeiter postitiv motiviert, mit der neuen Software zu arbeiten. Parallel erfolgt bereits das Roll-out der Software.

Meilenstein 8: Mitarbeiter-Motivation, Ende der Go-Live-Vorbereitung

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Phase 9: Go-Live

Nachdem nun alles dafür bereit ist, geht das CRM-System live und die Einführung ist damit abgeschlossen.

Meilenstein 9: Ziel-Gipfel erreicht, abschließende Abnahme des CRM-Systems

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Phase 10: Stetige Pflege des CRM-Systems

Es empfiehlt sich, auch nach dem Go-Live regelmäßige CRM-Audits abzuhalten, in denen auftretende Schwierigkeiten oder neue Ideen besprochen und aufgenommen werden. Da kann es auch sehr praktisch sein einen CRM-Experten aus dem Hause des Anbieters direkt dabei zu haben, um Umsetzbarkeiten sofort zu bewerten und Erfahrungen miteinzubringen.

Meilenstein 10: Lebendiges CRM

Tatsächlich erfolgen Phase 7 bis 9 für gewöhnlich in einem kleinschrittigeren Prozess, als es unser Modell oben darstellt. Nach dem Motto lieber evolutionär statt revolutionär, bietet es sich an, beispielsweise Abteilung für Abteilung das CRM-System einzuführen. In diesem Fall wäre Ihr konkreter Projektplan natürlich um einiges komplexer. Zudem sollte es Teil jeden CRM-Projektplans sein, nicht mit der abschließenden Abnahme des CRM-Systems das Projekt abzuschließen. Ein CRM lebt und möchte nachhaltig gepflegt werden.

Erfahren Sie mehr Details zu den Phasen der Einführung eines CRM-Systems in unserem Blogartikel.

Fazit

Die erfolgreiche Einführung eines CRM-Systems hängt zum einen von klar strukturierten Zielen und zielgerichteter Projektplanung zum anderen aber noch viel mehr von der Motivation und Beteiligung Ihrer Mitarbeiter ab. Denn das beste CRM-System ist für die Katz, wenn es nicht genutzt wird.

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Von der CRM-Idee zur Umsetzung. Einige unserer wichtigsten Tipps für Ihre CRM-Einführung stellen wir Ihnen hier übersichtlich zusammen.

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