Was muss für ein erfolgreichen CRM-Vergleich beachtet werden?

9 Fragen, die Sie bei der CRM-Auswahl stellen müssen

Es gibt immer mehr CRM-Software auf dem Markt. Als Interessent stehen Sie vor der Qual der Wahl. Die folgenden Fragen sollten Sie sich bei der Auswahl eines passenden CRM-Systems stellen. Sie grenzen damit den Anbieterkreis geschickt ein.

1. Welche Größe hat mein Unternehmen und kann das System mitwachsen?

Viele CRM-Systeme richten sich vorrangig an bestimmte Unternehmensgrößen. So sind einige eher auf kleine und mittelständische Unternehmen, andere auf große ausgerichtet. Dies kann beim CRM-Vergleich bereits Anbieter ausschließen.

CRM muss mitwachsen

Zudem soll ihr Unternehmen natürlich wachsen. Relevant ist daher auch, wie skalierbar das CRM-System ist. Falls die Zahl Ihrer Mitarbeiter und Standorte national oder sogar international zukünftig steigt.

2. Wie sieht meine Server- und IT-Infrastruktur aus?

Achten Sie beispielsweise darauf, welches Betriebssystem die Software unterstützt. Oder auf welche Server-Struktur Sie die Software aufsetzen möchten. Die unterschiedlichen Anbieter haben auch verschiedene Voraussetzungen.

Datensicherheit in der Cloud

Viele bieten mittlerweile Cloud-CRM sowie gehostete und administrierte Infrastrukturen an. Das hat den Vorteil, dass Sie sich um die IT-Landschaft keine Gedanken machen müssen. Zudem ist die Software immer auf dem neusten Stand. Wichtig ist hier allerdings die Frage nach der Datensicherheit.

Leistungsfähigkeit Ihrer Hardware beachten

Bei dieser Entscheidung ist auch das Alter der in Ihrem Haus vorhandenen Hardware relevant. Sind Neuerungen ohnehin fällig, motivieren Sie gleichzeitig Ihre Mitarbeiter.

3. Wer soll wo und wie mit dem CRM arbeiten?

Welche Ihrer Mitarbeiter sollen mit dem CRM arbeiten? Handelt es sich dabei um mehrere Abteilungen mit unterschiedlichen Ansprüchen? Aus derartigen Fragen lassen sich bereits vorläufige Nutzerzahlen und System-Ansprüche ableiten. Sie helfen Ihnen bei einer Anforderungsübersicht und beim CRM-Vergleich.

Auswahl im Team

Es ist grundsätzlich ratsam für die Suche nach einem CRM, ein Team aus den verschiedenen Abteilungen zusammenzustellen. Dieses Team ist auch an der Erstellung des Lastenhefts und der Auswahl beteiligt.

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4. Brauchen wir eine mobile Anwendung?

Sind beispielsweise Ihre Vertriebsmitarbeiter viel unterwegs und darauf angewiesen ortsunabhängig auf Kundendaten zuzugreifen? Dann sollten Sie darauf achten, ob eine mobile Version der Software angeboten wird. Denken Sie an eine CRM-App, ist es relevant für welche Endgeräte sie geeignet ist. Nicht alle Apps laufen auf Tablet, Smartphone und allen Betriebssystemen.

Offline-Fähigkeit nicht unterschätzen

Bedenken Sie die Fälle, in denen mal keine Internetverbindung vorhanden ist. Es lohnt sich nach CRM-Software zu schauen, die offline verfügbar ist und beim nächsten Verbindungsaufbau Änderungen synchronisiert.

5. Wie komfortabel und intuitiv ist die Bedienung der Software?

Für Ihre Mitarbeiter wird die Umstellung auf eine CRM-Software um einiges leichter, wenn Sie beim CRM-Vergleich auf eine intuitive und komfortable Bedienbarkeit achten. Das kann zum Beispiel die Anzahl der Klicks für bestimmte Aktionen innerhalb der Software umfassen oder sich auf die leichte Erschließbarkeit von Menü und Software-Oberfläche beziehen. Insbesondere die Art der integrierten Suche, zum Beispiel à la Google, kann für Ihre Mitarbeiter einen großen Unterschied machen.

9 Fragen zum CRM-Vergleich 1

6. Welche Schnittstellen gibt es und welche brauche ich?

Mit welchen weiteren Geschäftsanwendungen arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen neben dem CRM-System? Das können zum Beispiel ein ERP-System oder Marketing-Automation sein. Je nahtloser diese in das CRM-System integriert werden können, umso flüssiger und effizienter gestalten sich die Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeiter.

Manchmal geht’s auch ohne Schnittstelle

Viele Software-Anbieter stellen standardisierte Schnittstellen (APIs) bereits zur Verfügung. CRM-Anbieter, die ein hohes Maß an Individualisierung bieten, erstellen gewünschte Schnittstellen auf Anforderung sogar speziell für Sie. Zudem gibt es bereits Software, die Informationen über Widgets* einbinden wie beispielsweise Routenplaner, Wetterauskunft oder die Bahn-App.

7. Passt die Software zu Ihrem Geschäftsmodell?

Je nachdem wie Ihre Unternehmensprozesse ablaufen, sollten Sie sich fragen, ob eine Standard-Software für Sie ausreicht. Oder brauchen Sie auf spezielle Branchen-Lösungen. Vielleicht sind Sie sogar auf individuelle Anpassungen angewiesen. Einige Anbieter ermöglichen durch ein modulares System das Erweitern Ihres CRM-Grundgerüstes. Das hat zusätzlich Vorteile bei der Einführung.

Der direkte Draht zum Anbieter zahlt sich aus

Ihr Anbieter sollte für das Customizing, die individuelle Anpassung der Software, auf jeden Fall über entsprechendes Know-how verfügen. Sonst kommt es später zu Ärgernissen. Zumindest sollten Sie beim CRM-Vergleich auf möglichst bruchlose Übergänge zwischen Anwendungen und Abteilungen, wie Service, Vertrieb und Marketing, achten.

8. Wie hoch sind die Kosten und wie ist der ROI (Return on Investment)?

Was die Kosten angeht, setzt sich immer mehr die Cloud-Lösung durch. Dort zahlen Sie monatlich einen festen und damit kalkulierbaren Preis. Zudem sparen Sie Kosten, die für eine hauseigene Server- und IT-Infrastruktur anfallen würden. Wichtig! Informieren Sie sich über Vertragslaufzeiten, Zahlungsbedingungen und kurzfristigen Skalierungsmöglichkeiten.

Investition muss sich rentieren

Bei der Frage nach dem ROI sollten Sie sich bewusstmachen, dass Sie diesen kaum an einer eindeutigen Zahl festmachen können. Vielmehr macht sich der Nutzen in Zeiteinsparungen, effizienterer Leadverfolgung und schnelleren Reaktionszeiten Ihrer Mitarbeiter bemerkbar. Die höhere Kundenzufriedenheit messen Sie über eine direkte Befragung. Aber das hängt auch nicht nur von der CRM-Software. Vor allem die Art ihrer Nutzung und der CRM-Strategie Ihres Unternehmens ist ausschlaggebend.

Messbarer ROI

Diese Zahlen lassen sich allerdings durchaus messen. Betrachten Sie vorher Ihren Ist-Zustand in den verschiedenen Bereichen und stecken Sie sich realistische Ziele, die Sie nach der CRM-Einführung erreichen wollen.

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9. Welchen Service und Support stellt der Anbieter bereit?

Achten Sie darauf welchen Service und Support der CRM-Anbieter Ihnen für welchen Preis bietet. Gerade bei der Datenmigration, Workshops oder Mitarbeiterschulung werden Sie für Hilfe von Profis dankbar sein. Fortführende Webinare oder Jour-Fixes mit Ihrem finalen CRM-Anbieter werden Ihnen zusätzlich helfen. Damit halten Sie das System und Ihre Mitarbeiter langfristig auf einem aktuellen Stand.

Auch interessant: In welchem Format erhalten sie nach einer Kündigung Ihre Daten? Falls Sie einmal umsteigen wollen.

Viel Erfolg beim CRM-Vergleich!

Eine ausführliche CRM Checkliste Anforderungsübersicht zur Auswahl des geeigneten CRM-Partners finden Sie unter unseren CRM-Checklisten.

*Informationen aus anderen Quellen und Aktionen dazu, die im Kontext zu den aufgerufenen CRM-Daten stehen. Diese lassen sich oftmals im CRM einfach selbst konfigurieren.