Effizient im Home-Office?

Praktische Tipps fürs Arbeiten daheim und viele Gründe, endlich in die Digitalisierung zu starten

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Als Folge der Corona-Pandemie arbeiten heute viel mehr Menschen von zu Hause, einige nur an wenigen Tagen, andere in Vollzeit. Mit dem neuen Mix aus Bürozeiten und Home Office ergeben sich nicht nur viele Herausforderungen, sondern auch Chancen. Doch eine Frage bleibt: Wie können Sie effizient im Home-Office arbeiten? 

Home-Office, hybrides Arbeiten und Remote Work

In der Pandemie-Zeit kam die Home-Office-Pflicht für alle ziemlich überraschend. Viele mussten von jetzt auf gleich ihren Arbeitsplatz zu Hause einrichten. Besonders Unternehmen, die mit der Digitalisierung gezögert hatten, taten sich mit der Einstellung auf die neuen Bedingungen schwer. Spontan eingerichtete Heim-Arbeitsplätze brachten nicht nur ungewohnte Arbeitssituationen, sie setzten auch die Verfügbarkeit eines geeigneten Raumes, Schreibtisches, der entsprechenden Technik und nicht zuletzt einer möglichst schnellen Internetverbindung voraus.

Arbeitnehmer mussten sehr schnell lernen, ihre Arbeit zu Hause selbst zu organisieren und hatten unerwartete Freiheiten. Nicht jeder konnte (oder kann) damit gut umgehen. Gute Planung und Organisation ist für jeden Beschäftigten eine Herausforderung geworden – und ist es weiterhin. Mit dem Ende der Pandemie kehrte der Wunsch nach Präsenz am Arbeitsplatz zurück und zwar nicht nur auf der Seite der Unternehmen. Doch weil inzwischen alle dazugelernt haben, wissen Arbeitnehmer die Vorteile des Home Office zu schätzen. So entfallen zum Beispiel Fahrten zum Arbeitsplatz oder es findet sich im Home Office mehr Ruhe als in einem Großraumbüro.

Viele Unternehmen ermöglichen Ihren Beschäftigten daher Mischformen aus Büro- und Home Office-Zeiten, entweder für alle einheitlich oder auch individuell abgestimmt mit Einzelnen. Der größte Vorteil: Es macht Arbeitgeber attraktiver auf dem Arbeitsmarkt. Denn eine ausgewogene Work-Life-Balance wird vielen Arbeitnehmern, gerade den jüngeren, immer wichtiger, so wie auch das Thema Nachhaltigkeit. Je weniger Fahrzeiten anfallen pro Mitarbeitendem, desto weniger CO2 fällt an, es wird weniger Energie verbraucht, die Umwelt wird geschont. Und damit können Home-Office-Anbieter punkten.

Remote Work oder mobiles Arbeiten wird ebenfalls immer wichtiger. Für alle die (wieder) viel auf Dienstreisen gehen, wie Vertriebs- oder Service-Mitarbeitende, ist es wichtig unterwegs erreichbar zu sein und Zugriff auf Ihre Daten zu haben.

Neben der Frage nach dem effizient im Home-Office sein, stellt sich daher noch eine weitere: Wie Sie die produktive Zusammenarbeit im Team erreichen können.

Unsere Tipps fürs Home-Office – kurz & knapp

1. Nicht jeder hat den Luxus, daheim ein separates Arbeitszimmer zur Verfügung zu haben. Dennoch ist es wichtig für das Home-Office einen geeigneten Platz zu schaffen. Zum einen sollten die ergonomischen Gegebenheiten, wie z.B. die Höhe und Entfernung des Bildschirms, beachtet werden. Denn auch am heimischen Arbeitsplatz bleiben Rückenschmerzen nicht aus. Die verlockende Idee vom Sofa aus zu arbeiten, sollten Sie sich daher schnell aus dem Kopf schlagen.
2. Trennen Sie den Arbeitsplatz von den Orten, an denen sich später Ihre Freizeit abspielt. So lässt es sich wesentlich konzentrierter Arbeiten und ausgiebiger abschalten – Raumtrenner können helfen, wenn kein separates Zimmer vorhanden ist.
3. Tägliche Routinen, wie der erste Kaffee am Morgen oder der Weg zur Arbeit, helfen uns, in den Arbeitstag zu starten und einen geregelten Tagesablauf einzuhalten. Auch im Home-Office sollten sie deswegen nicht fehlen. Halten Sie Ihre üblichen Routinen nach Möglichkeit ein. Frühstücken Sie, bevor Sie sich an den Schreibtisch setzen. Ziehen Sie sich so an, wie Sie sonst auch zur Arbeit erscheinen. Oder simulieren Sie den Arbeitsweg mit einem kleinen Spaziergang.
4. Feste Zeiten für Pausen, Feierabend & Co. sind ebenfalls sehr hilfreich für einen strukturierten Arbeitstag.
5. Verabreden Sie sich mit Familie, Freunden, Mitbewohnern oder per Video-Call auch mit den Lieblingskollegen zum Mittagessen, um die soziale Interaktion im Home Office nicht verkümmern zu lassen.
6. Sitzen alle Mitarbeitenden an verschienden Orten und nicht mehr in einem Büro, gestalten sich Absprachen und die Weitergabe wichtiger Informationen weitaus schwieriger als sonst. Sie können entweder kostenlose Tools nutzen oder größere Collaboration-Tools, mit denen Sie nicht nur Video-Gruppenmeetings starten können, sondern auch Aufgaben verwalten und Informationen austauschen können.
7. Arbeiten Sie remote oder mobil, das heißt weder von zu Hause oder im Büro, sondern von unterwegs (z.B. in der Bahn, in einem Bistro) oder von Co-Working-Räumen aus, müssen Sie nicht nur über mobile Geräten arbeiten können, sondern auch offline, also dann, wenn die Internet-Verbindung unterbrochen sein sollte. Das wird in der Regel mit einer App möglich.

Unsere Tool-Tipps

• In einem CRM-System finden sich alle Informationen zentral und transparent für jeden Mitarbeitenden. Außerdem wird der Austausch von Infos auch auf Entfernung leicht und übersichtlich. Jede CRM-Software umfasst außerdem zahlreiche Features, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und ist auf mobiles Arbeiten ausgerichtet (über Cloud-CRM und CRM-App).
• GEDYS IntraWare CRM-Software macht es Ihnen mit dem Following-Feature besonders leicht, immer auf dem neusten Stand zu bleiben. Damit folgen Sie beispielsweise Kontakten, Dokumenten oder Verkaufschancen. Sie werden automatisch über jede neue Aktualisierung informiert. Verlinkungen innerhalb einer Following-Nachricht machen neue Infos mit einem Klick zugänglich.
• Für die interne Kommunikation können Sie neben Telefon, E-Mails, Video-Calls & -Konferenzen auch Persistent Chats nutzen, mit dem sich jede vorangegangene Unterhaltung da wieder aufnehmen lässt, wo sie abgebrochen wurde. Zudem können direkt aus Gruppenchats heraus Video-Calls gestartet werden. Das spart Zeit und macht die Team-Kommunikation angenehm einfach (im GEDYS IntraWare WebCRM alles integriert).

FAZIT: Digitalisieren – lieber spät als nie

Sollten Sie noch nicht auf den Digitalisierungs-Zug aufgesprungen sein, wird es jetzt allerhöchste Zeit, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter in Zukunft erfolgreich zusammenarbeiten und effizient im Home-Office oder fit für hybrides Arbeiten sein wollen. Zudem erlangen Sie auch mehr Resilienz mit CRM.