Digitales Unterschreiben macht das digitale Vertragsmanagement erst komplett
Das Thema Digitales Unterschreiben ist bereits seit Jahren präsent, wurde aber in vielen Unternehmen vor der Pandemie nicht zur Priorität 1 erklärt. Die letzten zwei Jahre haben die Digitalisierung in Unternehmen stark vorangetrieben. Im Vordergrund stand dabei die digitale Zusammenarbeit unter Kollegen sowie mit Kunden und damit die Beibehaltung der Arbeitsfähigkeit trotz Kontakt-Beschränkungen und Home-Office. Aus diesem Grund sind digitale Signaturen und Verträge nun ein entscheidender Faktor der digitalen Zusammenarbeit.
Hinzu kommt die mediale Diskussion zum Thema Papiermangel, die den Blick verstärkt auf papierlose Prozesse lenkt. Nicht nur zur rückläufigen Papierproduktion sowie den stark gestiegenen Papierpreisen, auch in Fragen der Nachhaltigkeit und Ressourcen-Schonung können digitalisierte Prozesse die Antwort sein. Denn es ist weder ökologisch noch ökonomisch, Dokumente in Papierform hin und her zu senden und zu unterschreiben. Ein Beispiel dazu:
Ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden verbraucht pro Jahr etwa 195.000 Blatt DIN A4 Papier (Quelle: docusign.de). Bei der Stärke eines Blatt Papiers von ca. 0,1 mm ergibt sich so ein knapp 20 Meter hoher Papierstapel, was in etwa der Höhe eines Baumes entspricht.
Aus einem Baum gewinnt die Papierindustrie ca. 8.500 Blatt A4 Papier (Quelle: watson.ch), das heißt bei 195.000 Blatt DIN A4 pro Jahr werden knapp 23 Bäume allein durch dieses eine Unternehmen verbraucht.
Inhaltsverzeichnis
1. Welche Erwartungen haben Kunden heute?
Der boomende E-Commerce macht es vor. Wenn Sie heute online etwas bestellen, laufen alle Dokumente zu Transaktionen bis hin zur Rechnung digital in Ihrem E-Mailpostfach ein. Ein einfacher Prozess ohne Medienbruch, den wir uns auch für andere Vertragsprozesse wünschen. Für mittelständische Unternehmen, die komplexere Produkte und Projekte mit umfangreichen Verträgen verkaufen, gibt es so einen durchgängigen Prozess eher selten.
In den meisten Fällen sind halbdigitale Prozesse etabliert, in dem Verträge elektronisch geschrieben werden, die als PDF per E-Mail zwischen den Bearbeitenden wechseln und schließlich beim Kunden eintreffen. Wird eine Vertragsmanagement-Software genutzt, kommen dabei digitale Vertragsvorlagen und Textbausteine zum Einsatz. Danach erfolgt meist der Bruch: Das zugesandte PDF wird ausgedruckt und unterschrieben. Das unterschriebene Dokument schließlich wieder eingescannt und als neu erzeugtes PDF zurückgesendet sowie in der digitalen Akte der Anwendung gespeichert. Damit ist die Vision eines vollständigen digitalen Vertragsmanagements nicht erfüllt.
Hinzu kommt, dass das eingescannte PDF als Kopie keine Sicherheit im Sinne der Nachweispflicht bietet. Also muss das Original zusätzlich analog archiviert werden. Ein wesentlicher Grund dafür, warum Verträge immer noch ausgedruckt, unterschrieben und per Post versendet werden, national und international. Dieser Weg des PDF-Unterschreibens, mehrfachen Ausdruckens und des postalischen Versands frisst nicht nur viel Zeit, sondern auch ein beachtliches Budget und es schadet unserer Umwelt immens. Warum den Prozess nicht digital bis zu Ende bearbeiten und den Vertrag auch digital unterschreiben?
2. Wie kann ich digital unterschreiben?
Nach dem Erhalt eines PDFs öffnen Sie das Dokument mit einer Software für digitale Signaturen und unterschreiben es online in Echtzeit, wodurch es mit einem Signaturzertifikat und einem Zeitstempel versehen wird und damit als rechtsgültig unterschrieben gilt.
Im PDF eine digitale Unterschrift rechtsgültig zu leisten ist also keine Zauberei, sondern der moderne Standard sowohl für Firmen als auch für Privatleute.
Kleiner Unterschied: Die Begriffe digitale Signatur und elektronische Signatur sind nicht inhaltsgleich!
- Die digitale Signatur ist ein mathematischer bzw. technischer Begriff, während die elektronische Signatur ein juristischer Begriff ist.
- Die elektronische Signatur muss nicht zwangsläufig auf digitalen Signaturen basieren. Aber mit digitalen Signaturen lassen sich sichere elektronische Signaturen erzeugen.
2. Wann ist eine digitale Unterschrift rechtsverbindlich?
Wer denkt, dass das Einscannen der eigenen Unterschrift und das Einfügen in digitale Dokumente für den Geschäftsalltag noch ausreicht, der irrt. Der Gesetzgeber gibt bestimmte Formen vor für Verträge und deren Gültigkeit.
Vorgaben zum Thema Digitales Unterschreiben
Seit Juni 2016 regelt die elDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services für alle EU-Mitgliedsstaaten und alle zusätzlichen Staaten des EWR) die Arten von und die gültigen Anforderungen an Digitales Unterschreiben. Die Verordnung legt die technischen Bedingungen für digitale Transaktionen und damit an digitale Signaturen fest.
Die eIDAS-Verordnung legt 3 Formen der digitalen Unterschrift fest:
- Die einfache elektronische Signatur
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur
- Die qualifizierte elektronische Signatur
Unterschiede der 3 Signatur-Formen
Kurz gesagt: Die Unterscheidung bezieht sich auf das Sicherheitsniveau, die Unverfälschbarkeit des Validierungsprozesses* und der Daten sowie der Identität des Unterzeichners.
(*Validierungsprozess = Erbringung eines dokumentierten Nachweises, dass ein bestimmter Prozess kontinuierlich ein Produkt erzeugt, das die zuvor definierten Spezifikationen und Qualitätsmerkmale erfüllt)
1. Einfache elektronische Signatur
Sie ist die schwächste und am wenigsten sichere Form der digitalen Signatur und eignet sich daher am besten für Transaktionen mit dem geringsten rechtlichen Risiko. Deshalb werden an diese Art der digitalen Signatur nur wenige Anforderungen gestellt. Sie dient zum Beispiel dazu:
- den Absender einer Nachricht zu identifizieren. Ein Beispiel hierfür ist eine Standard-E-Mail-Signatur, die den Absender als Angehörigen eines Unternehmens ausweist.
- ein Dokument mit einer gescannten Unterschrift zu versehen (Beispiele: Sie geben einem Paketboten Ihre Unterschrift auf seinem Scan-Gerät oder Sie verwenden bei formlosen Vereinbarungen Ihre selbst eingescannte Unterschrift).
Die elektronische Signatur erfüllt somit den gleichen Zweck, wie eine handschriftliche Unterschrift auf Papierdokumenten. Es gibt verschiedene Formen der elektronischen Unterschrift; jedoch ist bereits die einfache elektronische Signatur in der Regel rechtlich verbindlich. Voraussetzung für ihre Gültigkeit ist das Einverständnis aller Parteien.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die Anforderungen an die fortgeschrittene elektronische Signatur sind höher. Diese Art der digitalen Unterschrift ermöglicht es, die Unverfälschtheit der signierten Daten zu prüfen. Die fortgeschrittene elektronische Signatur muss:
- dem Unterzeichner zugeordnet werden können (Authentizität),
- eine eindeutige Identifikation des Unterzeichners ermöglichen (Nichtabstreitbarkeit),
- mit Mitteln erstellt werden, die unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners stehen
(z. B. mit eigenem PC oder Tablet) - nachweisen, dass das Dokument nicht nachträglich verändert wurde (Integrität).
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht weitestgehend der per Gesetz geforderten, handgeschriebenen Unterschrift auf Papier. Qualifiziert unterschriebene Dokumente können nicht abgestritten werden. Vor Gericht werden sie somit als Original anerkannt und können lediglich durch „begründete Tatsachen“ angezweifelt werden, ähnlich der handschriftlichen Signatur.
Wann sind digitale Unterschriften rechtsgültig?
Das hängt ganz davon ab, was genau unterzeichnet wird. Handelt es sich um eine formfreie Vereinbarung, die nicht strengen gesetzlichen Vorschriften unterliegt? Dann genügt grundsätzlich die sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur (FES).
Handelt es sich dagegen um ein Dokument, welches zwingend die legitimierte Identität der unterzeichnenden Person voraussetzt, so sollte einzig und allein die qualifizierte elektronische Signatur (QES) eingesetzt werden, welche die Schriftform auf Papier ganzheitlich ersetzt. So kann man jedes Dokument digital signieren und sicher sein, dass die getätigte digitale Unterschrift vor Gericht anerkannt wird.
Es gibt aber derzeit noch Anwendungsfälle, die weiterhin handschriftlich erfolgen müssen, wie zum Beispiel die Kündigung des Arbeitsverhältnisses.
3. Wie funktioniert eine digitale Signatur?
Die Bundesnetzagentur empfiehlt geeignete Verfahren zur Verschlüsselung. Sie veröffentlicht jedes Jahr eine Liste mit Mindestanforderungen für kryptographische Algorithmen und die Erzeugung qualifizierter elektronischer Signaturen. Digitale Signaturen werden normalerweise unter Verwendung der Public-Key-Kryptografie erstellt, wobei jede Person über einen eigenen privaten Schlüssel und ein eigenes öffentliches Schlüsselpaar verfügt.
Elektronisches Unterzeichnen – am Beispiel der Docu Sign-Lösung
Sie erhalten das zu unterzeichnende Dokument per E-Mail, als Link zu einer Word- oder PDF-Datei. Bei Klick auf den Link leitet das System Sie automatisch zu den Stellen im Dokument, an denen Sie die Unterschrift setzen müssen. Über das Smartphone oder Tablet funktioniert das Unterzeichnen ganz einfach mit dem Finger auf dem Touchscreen, am PC kann der Name über die Tastatur eingegeben werden. Das Ganze dauert nur wenige Sekunden.
Der entscheidende Faktor hierbei ist die vorherige Verifizierung des Nutzers über seine E-Mailadresse. Sie identifiziert die Person als autorisierten Nutzer und macht die Unterschrift rechtsgültig.
Wenn das Sicherheitslevel höher sein soll, lassen sich die Faktoren zur Authentifizierung der Nutzer steigern. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) wird zum Beispiel durch ein Video-Ident-Verfahren ermöglicht oder durch die Prüfung der IP Adresse, über die ein Dokument aufgerufen wird. Sobald der Unterzeichner seine Unterschrift bestätigt, informiert das System den Ersteller des Vertrages. Dieser hat vorher festgelegt, wer, wann, an welchen Stellen des Dokumentes eine Signatur setzen muss. So weiß die Anwendung immer genau, was im nächsten Schritt zu tun ist und ab wann ein Vertrag als freigegeben gilt.
4. Wie sicher sind elektronische Signaturen?
Etwas digital zu signieren bedeutet, eine Signatur oder Markierung hinzuzufügen oder eine eindeutige Kennung (ID) daran anzuhängen. Zu den Vorteilen digitaler Signaturen gegenüber handschriftlichen Signaturen gehören:
- Sie können sofort verifiziert werden.
- Sie können nicht gefälscht werden.
- Sie können problemlos über Netzwerke geteilt werden.
- Sie können elektronisch gespeichert werden
5. Welchen Nutzen haben digitales Unterschreiben und digitales Vertragsmanagement?
Wir leben in einer globalisierten Welt, in der täglich Unternehmen aus den unterschiedlichsten Ländern und Regionen zusammenarbeiten müssen. Um Liefer- oder Produktionsketten einhalten zu können, muss die Koordination so reibungslos funktionieren, als würden alle Akteure an einem Ort an einem Tisch sitzen, die gleiche Sprache sprechen und den gleichen Gesetzmäßigkeiten unterliegen. Da das in der Realität aber nicht so ist, brauchen wir Tools, die uns helfen, diesen Zustand so gut es geht nachzuahmen.
Hier kommen moderne Lösungen zum Vertragsmanagement, auch Contract Lifecycle Management genannt, ins Spiel. Ein Vertrag kann innerhalb von Sekunden zur Unterschrift an den nächsten Empfänger versendet werden, egal, ob diese Person nur einen Raum weiter sitzt oder auf einem ganz anderen Kontinent.
Für Ihre Kundenverträge bietet die qualifizierte digitale Unterschrift eine rechtssichere Form der Signatur. Der Nutzen ist offensichtlich: Sie können im digitalen Umfeld eine eindeutige Willensbekundung schaffen, die vor Gericht als vollwertig anerkannt wird. Eine Contract-Software bietet weitere Vorteile im Hinblick auf die Rechtssicherheit: So werden einzelne Schritte jederzeit und von jedem Ort aus nachvollziehbar. Das heißt zum Beispiel, Veränderungen von Inhalten können immer direkt auf den jeweiligen Nutzer zurückgeführt werden.
Ein System für digitale Verträge und Signaturen weiß sogar, zu welcher Uhrzeit eine Veränderung stattgefunden hat. Darüber hinaus unterstützt es Mitarbeitende dabei, reibungslose Workflow für Verträge zu schaffen: Sobald Sie Ihre Unterschrift gesetzt haben, weiß die Software, an wen das Dokument im nächsten Schritt übermittelt werden muss und auch, was diese Person zu tun hat. So können Verzögerungen gerade bei der Weiterleitung von Verträgen vermieden werden.
6. Digitales Vertragsmanagement im GEDYS IntraWare CRM
Egal in welcher Branche Sie arbeiten, das Modul Contracts der GEDYS IntraWare CRM-Software unterstützt den kompletten Lebenszyklus eines Vertrages: von der Vertragserfassung über die Vertragserstellung, Termin- und Aufgabenüberwachung bis hin zum Controlling. In der digitalen Vertragsakte sind alle dazugehörige Dokumente, Informationen und Anlagen für alle Beteiligten schnell auffindbar. So ist der Informationsstand immer einheitlich und aktuell. Mit definierten Workflows werden Abstimmungen zwischen Fachbereichen und der Rechtsabteilung unterstützt und beschleunigt. Auch Genehmigungsprozesse mit Versions- und Vorlagen-Verwaltung, Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen haben Sie sicher im Griff.
Bei Interesse rufen Sie uns gerne an: TEL: +49 531 123 868 420.
Fazit: Mit der Einführung von qualifizierten elektronischen Signaturen und einem digitalen Vertragsmanagement erlangen Sie nicht nur Rechtssicherheit sondern sparen auch viel Papier und Zeit. Setzten Sie ein Zeichen für Nachhaltigkeit und schon Sie Ressourcen: Nutzen Sie Digitales Unterschreiben!