Zeitfresser Mailbox?

Ich lese gerne Newsletter. Immer auch auf der Suche nach Tipps zur Selbstorganisation. Letztens las ich einen Beitrag mit dem Titel „Zeitfresser Inbox“. Wer kennt ihn nicht, den morgendlichen Horror: Die volle Mailbox, dank der täglichen E-Mail-Flut. Sie ist mit der schlimmste Produktivitätskiller. Obwohl in unserem Business das meistgenutzte Kommunikationsmittel und als CRM-E-Mail-Integration. (Video CRM-Outlook-Integration) wichtiger CRM-Bestandteil, frisst die E-Mail-Bearbeitung meine Zeit.

Grundlegend ist die Automation von Routinetätigkeiten wichtig. Nur so kann ich den aktuellen Anforderungen erfolgreich begegnen. Sie finden einige Informationen dazu in dem E-Book:

E-Book Titelbild "In 15 Schritten zum CRM" auf Tablet

E-Book: In 15 Etappen zum CRM 
Von der CRM-Idee zur Umsetzung. Mit allen lohnenswerten Automationen. Hier einige unserer wichtigsten Tipps für Ihre CRM- und Automation-Einführung.

Jetzt kostenlos downloaden!

Mit diesen 5 Tipps soll man dem E-Mail-Horror entkommen:

1. Früh morgens und spät abends keine E-Mails bearbeiten

Morgens stößt es sofort meine Tagesplanung um. Abends verlängert es meine Arbeitszeit. Oder ich gehe mit schlechten Gefühl aus dem Büro. (Große Unternehmen haben die gesundheitlichen Risiken dieses Stresses bereits erkannt. Nach einer gewissen Uhrzeit werden keine E-Mails mehr an die Mitarbeiter weitergeleitet.) Also: klare Zeiten für die E-Mail-Bearbeitung.

2. TL;DR oder fasse dich kurz

Dieses Kürzel war mir bisher völlig unbekannt. Es bedeutet: Too Long; Didn’t Read. Meine Kollegen gingen bisher wohl nachsichtig mit mir um. Aber es stimmt: Ellenlange Texte werden meist nicht bis zu Ende durchgelesen. Wichtige Informationen „erreichen so nicht den Adressaten“. E-Mails mit unklarer Betreffzeilen schiebt jeder gerne weit weg. Sie werden oftmals gar nicht erst geöffnet. Also: E-Mails kurz und präzise formulieren und mit eindeutigem Betreff versehen.

3. Lieber mal telefonieren?

Ellenlange PingPong-Mails, bei denen man evtl. auf CC gesetzt ist. Ich brauche immer viel Zeit, um die Aufgabe für mich zu entdecken. Es ist mir aber auch schon passiert, dass ich die Relevanz für mich nicht gesehen habe. Typisches SEP: somebody else’s problem. Dabei liegt das Gute so nah: Telefon, Scype, Facetime, etc.

4. „Je mehr E-Mails man verschickt, desto mehr bekommt man auch zurück.“

Also muss ich vorher genau überlegen, ob und was ich verschicke. Früher habe ich aus Höflichkeit auch eine kleine Nachricht mit „Vielen Dank“ verschickt. Aber auch das stört. Darauf werde ich zukünftig verzichten bzw. nach dem Betreff noch EOM (End of Message) setzen. (Den anderen Begriff NNTR=No Need to Respond kann ich mir nicht merken.) Im Klartext: E-Mails sparsam einsetzen.

5. Das Ziel: die aufgeräumte Mailbox

Eingehende E-Mails priorisieren (Markieren mit bspw. Sofort, Später, Aufgabe). Regeln hinterlegen, die eingehende E-Mails direkt in bestimmte Ordner verschieben. Das sortiert natürlich die Mailbox. Aber dort finden die Kollegen verständlicherweise nicht Informationen und Absprachen, die ich mit Kunden, Partnern und Lieferanten hatte.

Zeitfresser_Mailbox

Achtung Werbung. Aber berechtigt. Ich nutze wie wild unser Mailbox-Plugin „Business Mail“. Damit dokumentiere ich mit einem Klick relevante E-Mails in unserer CRM-Software. Außerdem hilft es mir auch bei der schnellen Beantwortung der E-Mails, weil mir zum Absender die Daten aus dem CRM-System angezeigt werden. Und diese Funktion kann ich neuerdings auch auf meinem Handy mit der Mobile CRM-App unterwegs nutzen.

Video: CRM Outlook Integration – CRM und E-Mail verbinden

Mein Fazit: Ich bin ein E-Mail-Monster

Morgens im Büro wird bei mir als erstes die Mailbox geöffnet und sogleich bestimmen die eingehenden E-Mails über meinen Arbeitstag. Und bei der Verbreitung des E-Mail-Horrors habe ich bisher tatkräftig mitgeholfen.

Hoffentlich ist eine Mutation bei mir noch möglich.

Sabine Friedersdorf, Marketing Managerin, GEDYS IntraWare.

P.S. Für diejenigen, die auch mit SAP arbeiten gibt es zusätzlich „Business Mail 4 SAP„. Damit sehen Sie zusätzlich auch die Daten aus Ihrem SAP.

Kleines Update zum Thema Zeitmanagement: 12 Tipps um Zeit zu gewinnen.

Neben einer aufgeräumten Mailbox gibt es noch einige Methoden, Funktionen und Tipps für das moderne Zeitmanagement. Mit den 12 Tipps erfahren Sie, wie Ihr „Kollege“ CRM Ihnen helfen kann, wertvolle Zeit zu gewinnen. Für all die Dinge, die Sie richtig gut machen wollen.