SAP E-Mail-Integration mit Microsoft Outlook

E-Mail: SAP & Outlook ist bei vielen Unternehmen mit SAP ein Dauerthema mit großem Optimierungspotential.

Die E-Mail-Funktion ist im Tagesgeschäft das am meisten genutzte Medium für die Kommunikation. Die Anzahl der E-Mails, die wir alle täglich erhalten, wächst: 2014 waren es weltweit 196,3 Milliarden. 2019 werden es schon 236,5 Milliarden sein nach einer Prognose von Statista aus dem Jahr 2015.

Deshalb stellen sich viele die Frage, wie kann man die vielen E-Mail Anfragen besser managen? Ein gutes Beispiel liefert die Firma Overlack (zur Kundenreferenz: Overlack) mit der E-Mail-Integration für Outlook. Das Unternehmen suchte nach einem Weg, endlich eine Schnittstelle zwischen MS Outlook und SAP zu schaffen.

Optimierungziel E-Mail: SAP & Outlook

Zwei Welten im Tagesgeschäft verbinden

Das Unternehmen Overlack bekommt pro Mitarbeiter im Vertrieb täglich viele Anfragen zu Vorgängen im SAP-System, zum Beispiel zu Aufträgen oder Rechnungen per E-Mail . Bisher war die Bearbeitung der Anfragen sehr zeitaufwändig, denn bis die E-Mail im Outlook gelesen und die richtige SAP-Transaktion geöffnet war, brauchte es 5 Arbeitsschritte.

Logo Overlack

Kundenreferenz Overlack:
Zusammenarbeit vieler Standorte optimiert

Mit dem GEDYS IntraWare CRM gelang die Erneuerung der Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten sowie die Integration von CRM, SAP und E-Mail.

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Die Integration von Outlook E-Mail und SAP

Das Unternehmen entschied sich, BusinessMail4SAP® (Dokumentation für E-Mails im SAP) einzusetzen, ein Addon für die Mailbox, das Outlook und SAP verbindet. Dieses lässt sich einfach von jedem Anwender selbst installieren, oder zentral vom Admin bereitstellen. Die Aufgabe, Outlook und SAP zu verbinden, erfüllt BusinessMail4SAP® für beliebige Business Objekte.

Das Addon ist direkt in der Outlook E-Mail Ansicht eingebunden und zeigt jedem Anwender in einem eigenen Bereich die Stammdaten (Firma und Kontakt) zum Absender einer Email. Und genauso die entsprechenden SAP Vorgänge, die dem Absender der E-Mail zugeordnet sind.

Mit einem einzigen Klick gelangt jeder SAP-Nutzer so aus MS Outlook in den zur Anfrage passenden SAP-Vorgang und kann diesen bearbeiten. Beispielsweise Kontaktdaten oder Bestellmengen aktualisieren oder Rückmeldung zur Rechnungsstellung geben. Bei Overlack spart diese Integration von Outlook E-Mail und SAP pro Vorgang 3 Minuten. Bei 10 Anfragen pro Mitarbeiter ist das schon eine halbe Stunde pro Mitarbeiter.

Video: SAP Outlook Integration – SAP und Mail | BusinessMail4SAP®

Einfach E-Mails von Microsoft Outlook nach SAP übertragen

Auch die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern will gut dokumentiert sein. Nichts ist ärgerlicher, als wenn z.B. eine Auftragsmenge auf Wunsch des Kunden im SAP erhöht wird, die entsprechende Email zum Nachweis aber nicht mehr auffindbar ist und es zu Unstimmigkeiten mit dem Kunden kommt. Dieses Problem wird durch BusinessMail4SAP® (SAP und Mail – 1-Klick-Dokumentation) ebenfalls gelöst. Die Anwender öffnen Ihre E-Mails in Outlook und mit einem Klick kann die Email direkt aus Outlook in SAP dokumentiert werden.

BusinessMail4SAP® holt SAP in Ihre Mailbox: Bis zu 80% schnellere Prozesse

Eine immense Zeitersparnis für jeden SAP-Anwender. Sie sehen sofort alle SAP-Transaktionen zum Absender der E-Mail. Zum Beispiel die passenden Adressen, Aufträge, Kontoauszüge, offene Lieferungen, Rechnungen, Bestellungen und Retouren. Direkt in Ihrer Mailbox und öffnen Sie mit nur einem Klick. Sie sparen bis zu 5 Arbeitsschritte pro Anfrage.

Mehr über die Zeitersparnis erfahren