CRM mit Zeiterfassung

Zeit erfassen, ohne Zeit zu verschwenden

Sie fragen sich, wozu Sie ein CRM mit Zeiterfassung brauchen? In vielen Branchen sind Zeiterfassungen von großer Bedeutung. Dabei kann es um Rechnungsstellungen, Kalkulationen oder aber auch Vertriebssteuerungsprozesse gehen.

Häufig gilt: Je genauer, umso besser. Die detaillierte Erfassung und Verarbeitung von Zeiten, die zum Beispiel mit bestimmten Kunden, Projekten oder Teilprojekten verbracht worden sind, kann allerdings schnell selbst zum Zeitfresser werden. Hier können smarte Schnittstellen und Integrationen in Ihrer CRM-Software Abhilfe schaffen.

Effizient Mitarbeiterzeiten erfassen

Insbesondere bei projektbezogener Arbeit kommt der Zeiterfassung der Mitarbeiter eine hohe Bedeutung zu. Mit einem im CRM integrierten Zeiterfassungssystem machen Sie es Ihren Mitarbeitern leicht die Arbeitszeiten den verschiedenen bereits im CRM angelegten Kunden, Projekten oder Teilprojekten zuzuordnen.

Dank der Zuweisung durch den Projektleiter bekommt der Mitarbeiter nur die Aufträge zur Zeiterfassung vorgeschlagen, für die er auch tätig werden soll. Zusatzkosten, wie zum Beispiel Reisekosten, können ebenso erfasst werden, wie abrechnungsrelevante Informationen oder der aktuelle Projektstatus.

Zu der detaillierten Dokumentation der Mitarbeiterzeiten tragen zudem verschiedene Erfassungstypen, wie Tätigkeiten, Pausen, Wegzeiten oder Urlaub, bei. So ist für alle Beteiligten zu jeder Zeit präsent, wann welche Leistung vom Mitarbeiter erbracht wurde. Auch der Ausführungsort lässt sich mittels GPS-Ortung einfach erfassen.

Insbesondere für Außendienstmitarbeiter, ob im Service oder Vertrieb, zahlt sich ein solches System aus. Über eine CRM-App lassen sich die Zeiten direkt vor Ort beim Kunden nach Abschluss der Arbeit eintragen. So kommt es nicht dazu, dass am Ende des Arbeitstages Details vergessen werden.

Zeiten smart erfasst für Rechnungsstellung oder Nachkalkulation

Egal, wie Sie letztendlich Ihre Abrechnung vornehmen – eine genaue Zeiterfassung zahlt sich aus. Das selbstverständlich ganz besonders, wenn auch ihr ERP-System mit Ihrer CRM-Software verknüpft ist.

Rechnen Sie nach Stunden ab, lassen sich die im CRM gesammelten und bereits auf Kostenstellen sortierten Zeiterfassungen ins ERP übertragen und dort einfach in die Rechnungserstellung integrieren. Dann müssen keine Stundenzettel mehr durchwühlt und zugeordnet werden. Mit wenigen Klicks hat die Buchhaltung alles, was sie benötigt.

Sollten Sie stattdessen nach Festpreisen abrechnen, bietet die Dokumentation der Arbeitszeiten sich dennoch an. Ganz einfach können Sie im Nachgang Ihre Preiskalkulationen prüfen und anhand gewonnener Erkenntnisse anpassen.

Die Prüfung, Freigabe und abschließende Übergabe der Daten an die Abrechnung erfolgt dabei stets durch den Projektleiter. Integrierte Auswertungen der gebuchten Leistungen sorgen für die von Projektleiter, Controlling und Geschäftsführung geforderte Transparenz.

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Ressourcen im Blick für beste Vertriebs- und Servicesteuerung

Für die Vertriebs- oder Service-Leitung können detaillierte Zeiterfassungen einen erkenntnisreichen Einblick für das Ressourcen- und Zeitmanagement bieten. Womit verbringen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit? Wo können durch effizientere Prozesse Zeit und Geld gespart werden? An welchen Stellen würde sich der Zeiteinsatz mehr auszahlen?

Nicht zuletzt kann durch smart eingesetzte Rechte- und Rollen-Systeme auch den Mitarbeitern ein Einblick in entsprechende Auswertungen geboten werden. Das ermöglicht Leistungseinschätzung und Selbstkontrolle und kann so die Motivation stärken.

FAZIT zum CRM mit Zeiterfassung:

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Von einer effizienten Zeiterfassung im CRM-System können also alle Beteiligten nur profitieren. Der gesamte Prozess von der Erfassung, über die Auswertung bis hin zu Abrechnung und Kalkulation wird erleichtert und präzisiert. Durch neue Erkenntnisse und einfache Schlussfolgerungen optimieren Sie Ihre internen Prozesse und setzen Ihre Zeit dort ein, wo sie sich auszahlt.

Nicht zuletzt kann durch smart eingesetzte Rechte- und Rollen-Systeme auch den Mitarbeitern ein Einblick in entsprechende Auswertungen geboten werden. Das ermöglicht Leistungseinschätzung und Selbstkontrolle und kann so die Motivation stärken.