KIENLE + SPIESS
Digitalisierung mit GEDYS IntraWare Workflow.
Die Genehmigung von Anträgen im Unternehmen wurde bisher über Excel Formulare realisiert, welche per Hauspost und Fax an die zuständigen Genehmigungsstellen versendet wurden. Mit dieser eher veralteten Methode war eine Nachverfolgung der jeweiligen Anträge nicht möglich, und so gingen diese teilweise sogar verloren. Zudem konnte nicht nachvollzogen werden, auf welchem Stand die Kalkulationen sind, und wer diese zuletzt geändert oder bearbeitet hat – Informationen die für einen reibungslosen und termingerechten Ablauf ausschlaggebend sind. Deshalb entschied sich die Kienle + Spiess dazu ein CRM System einzuführen, damit Prozesse und Anträge für alle Beteiligten transparent und einsehbar sind.
Gut organisiert – Transparenz für Prozesse bei Kienle & Spiess
Das Excelformular wurde in den „Allgemeinen Investitionsantrag“ integriert und Änderungen werden automatisch innerhalb des Antrages protokolliert. Die komplexe Genehmigungsstruktur der Anträge wird nun über den GEDYS IntraWare Workflow gesteuert.
Für die Anträge ist festgelegt, welche Stellen, je nach Art des Antrags, durchlaufen werden müssen. Daher werden die jeweilig zuständigen Personen in der Organization Datenbank in Stellenprofilen wie z. B. „Genehmiger Controlling“, „Geschäftsführung“, usw. abgelegt, um eine einfache Zuordnung der Anträge zu gewährleisten.
Durch die von uns erstellte, individuelle Lösung konnte Kienle + Spiess die komplexe Genehmigungssteuerung der verschiedenen Investitionsanträge entscheidend optimieren und digitalisieren. Dieser neue Workflow garantiert eine einheitliche Vorgehensweise – in Deutschland wie auch in Ungarn und UK.