Hat die E-Mail-Flut Sie bereits erfasst?
E-Mail-Flut: aktuell 306,4 Milliarden E-Mails pro Tag
E-Mail-Flut erreicht neue Höchstwerte: laut einer Schätzung von Statista werden im Jahr 2020 täglich 306,4 Milliarden E-Mails versendet und empfangen. Diese E-Mail-Flut betrifft vor allem berufstätige Personen in geschäftliche Angelegenheiten. Gerade Top-Entscheider müssen durch die vielen zu beantwortenden E-Mails einen erheblichen Zeitverlust hinnehmen. Nicht nur die hohe Anzahl der Mails, sondern auch die Art und Weise der Kommunikation führen dabei zu einem Effizienzverlust.
Woran Sie erkennen können, ob Sie zu viele E-Mails schreiben und empfangen, wie Sie der E-Mai-Flut entgegenwirken und die E-Mail-Nutzung effizienter gestalten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Inhaltsverzeichnis
Betrifft die E-Mail-Flut auch Sie?
Ob Sie zu viel Zeit und Aufwand in Ihr E-Mailing investieren, erkennen Sie, wenn Sie mehrere dieser Fragen mit ja beantworten können:
- Sie haben das Gefühl, Zeit mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails zu verschwenden, weil Sie wichtigere Sachen dafür vernachlässigen?
- Durch E-Mails dauern Ihre Geschäftsvorfälle teilweise länger als notwendig?
- Sie haben das Gefühl, stets erreichbar sein zu müssen?
- In Ihrer E-Mail-Kommunikation treten häufig Missverständnisse auf, weil Sie und der Kunde zu wenig Informationen übereinander haben?
- Sie betrachten viele Kunden-Anliegen als Einzelfall anstatt organisierte Prozesse zu nutzen?
- Sie erhalten häufig weitergeleitete Mails oder leiten selbst E-Mails weiter?
- Sie finden Sich häufig in CC: wieder?
Die CRM-Prozesse nehmen die Strategie zur Grundlage, um Interaktionen und Kommunikation an allen Kundenkontaktpunkten (Call Center, Außendienst, Webseite etc.) über den gesamten Customer Journey (Die Kundenreise) hinweg optimal auszugestalten. Das heißt: alle CRM-Prozesse, von der Kundengewinnung bis zur Reklamation und Kundenbindung, sollen einfacher und schneller werden und eine bessere Qualität liefern.
CRM-E-Mail-Integration z.B. in Outlook
Wie bewältigt man die E-Mail-Belastung?
Die einfachste Möglichkeit, sich von dem „Zeit- und Effizienzdieb“ E-Mail zu distanzieren, ist das reduzierte Prüfen des Posteingangs: So könnten Sie beispielsweise nur noch 3 Mal am Tag zu festen Zeiten Ihre E-Mails überprüfen. Da wichtige E-Mails jedoch häufig schnell beantwortet werden müssen und das seltene Antworten bei ineffizienter Kommunikation den Mailingprozess unnötig verlängert, gibt es förderliche Tools z.B. ein CRM-System (Was ist ein CRM-System?).
Ein CRM-System hilft Ihnen zum einen, Zeit für das Verfassen von E-Mails zu sparen und unterstützen Sie zum anderen so, dass Ihnen relevante Informationen zum Mail-Empfänger übersichtlich vorliegen und Sie keine zusätzliche Recherchearbeit leisten müssen.
Kontrollieren Sie die E-Mail-Flut
Mit GEDYS IntraWare BusinessMail für Ihre Mailbox gestalten Sie Ihre E-Mail-Bearbeitung so effizient wie möglich: Bereits beim Eingang einer E-Mail können Sie alle relevanten Informationen zum Absender wie Firma, Kontakt oder neueste Aktivitäten auf einen Blick mit der empfangenen E-Mail sehen. Und mit nur einem Klick kann die E-Mail im CRM oder SAP dokumentiert werden, damit man jederzeit Zugriff auf diese Informationen hat. Das schafft neue Transparenz z.B. auch im Vertretungsfall oder bei späteren Nachfragen der Geschäftspartner.
E-Mails können zu dem an einzelne oder mehrere Personen von einer Vorlage versendet werden. Das spart Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben z.B. dem Versand von Produkt- und Firmeninformationen, Terminvereinbarungen, Service-Rückmeldungen etc.
Dank der E-Mail-Integration in der CRM-Software lassen sich E-Mails auch beliebigen anderen Daten wie Projekten, Service-Tickets oder Veranstaltungen zuordnen, sodass Sie einen Überblick über die gesamte Kommunikation innerhalb eines Projekts, Service-Falls oder der Veranstaltung erhalten.
Eine weitere zeitsparende Funktion ist die automatische Erstellung eines Kontaktes inkl. Firma aus dessen E-Mail-Signatur. So können Sie unbekannte Absender, welche noch nicht im CRM angelegt sind, aus der Mailbox heraus automatisch im CRM anlegen lassen.
Helfer für SAP-Nutzer: Direkter Zugriff aus der Mailbox auf SAP-Daten
Mit BusinessMail4SAP® (Integration von SAP und Mail) können Sie auch beliebige SAP-Daten mit Ihrer Mailbox verknüpfen. Zum Beispiel Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen oder offene Posten sind somit sofort einsehbar, wenn Sie eine Anfrage per E-Mail dazu erhalten. Sie können z.B. eine Reklamation lesen und gleichzeitig die zugehörigen Transaktionen im SAP sehen.
Mit einem Link zur relevanten Transaktion werden Sie dann direkt zu den Auftragsdetails geführt und können auf die Reklamation antworten. Die Mail können Sie mit einem einzigen Klick im SAP oder CRM ablegen. So kontrollieren Sie die E-Mail-Flut zukünftig problemlos und gewinnen Zeit für’s Wesentliche.
Zusammenarbeit von SAP und E-Mail