Overlack
Number of Users:
191
Used Products:
Contacts, Office, Schedule, Sales, BusinessMail 4 SAP, Pump, Portal, Helpdesk

Integration von CRM, SAP und E-Mail

Die Overlack Gruppe beschäftigt sich mit der Chemiedistribution von Basis- und Spezialchemikalien und ist ein international operierendes Familienunternehmen mit 245 Mitarbeitern mit Stammsitz in Mönchengladbach. Overlack vertreibt in 17 Ländern rund 12.000 Produkte.  Die Overlack Gruppe nutzt SAP ERP ECC 6.0 seit 2012 mit den Modulen SD/MM/PP/QM/EH&S/FI/CO.

Besondere Herausforderungen:

Besonderes Herausforderungen für das Unternehmen sind die Zusammenarbeit über mehrere Standorte u.a. in Polen, Frankreich, Rumänien, und Griechenland,  die hohe Anzahl unterschiedlicher Produkte sowie auf verschiedene Systeme verteilte Informationen.

Das Projekt

Mit dem Ziel, die persönliche Organisation der Mitarbeiter zu vereinfachen, entschloss sich Overlack, seine historisch gewachsenen und nicht mehr zeitgemäßen Lösungen für die Verwaltung von Kunden- und Lieferantenadressen sowie das Berichtswesen zu erneuern und strebte die Integration von CRM,  SAP und E-Mail an.

Dabei galt es zahlreiche Anforderungen umzusetzen:

  • Viele Daten sollten standortübergreifend, andere nur für bestimmte Standorte bereitgestellt werden
  • Die Vertriebssteuerung sollte für die einzelnen Standorte unter Berücksichtigung der länderspezifischen Besonderheiten optimiert werden
  • Ebenso sollte das Management auf übergeordneter Ebene einen schnellen Überblick über geschäftsrelevante Kennzahlen erhalten
  • Um die Zusammenarbeit zu erleichtern und Transparenz zu schaffen, sollte die Dokumentation der gesamten Kommunikation mit Kunden und Lieferanten in einer zentralen Anwendung sichergestellt sein: E-Mails, Telefonnotizen, Besuchsberichte, Protokolle und sämtliche Korrespondenzen sollten einfach und schnell erfasst werden können
  • Das Reklamationsmanagement sollte direkt in die Anwendung integriert werden, um eine Verbindung zwischen Vertrieb und Service zu schaffen
  • Die Daten sollten sowohl online als auch offline verfügbar sein
  • Die Integration von CRM und SAP-System sollte realisiert werden, um doppelte Datenpflege z.B. beginnend bei Firmenadressen zu vermeiden, und in beiden Systemen einen einheitlichen Stand zu erhalten

Die Lösung:

Overlack entschied sich für das CRM-System von GEDYS IntraWare, da es bereits im Standard alle wesentlichen Anforderungen abdeckte.
IBM Notes wurde als Groupware Plattform genutzt und GEDYS IntraWare CRM für rund 200 Anwender in Deutsch, Englisch und Polnisch implementiert. Alle Mitarbeiter haben seither einen zentralen Zugriff auf die für ihre Arbeit erforderlichen Kunden- und Lieferantenakten sowie das Berichtswesen. Dieses stellt individualisierte Formulare für die Erfassung der firmenspezifischen Berichte bereit.
Die entsprechenden Zugriffsrechte regeln ein granulares Rollen- und Berechtigungskonzept sowie jeweils mehrere Datenbanken für Adressen und Dokumente.

Overlack über die Integration von CRM, SAP und E-Mail:

„Wir haben mit GEDYS IntraWare eine ganzheitliche Integration unserer Anwendungen erreicht, sogar von E-Mail und SAP. Vielen ist gar nicht bewusst, wie viel Zeit eigentlich damit verbracht wird, SAP-Transaktionen zu finden und zu öffnen, bis man beim gewünschten Datensatz angelangt ist. Gerade im Vertrieb treffen täglich viele Anfragen zu Aufträgen und Angeboten ein, die es zu bearbeiten gilt. Unsere Kollegen sparen 80% der bisher benötigten Zeit für die Bearbeitung und Rückmeldung an den Kunden. Oft wird viel Zeit mit der Suche nach Optimierungsmöglichkeiten verbracht. Aber dass ein so kleines Tool so schnell derartige Effekte bringt, hat uns sehr überrascht. Wir werden BusinessMail4SAP® auch in anderen Unternehmensbereichen einsetzen,“ resümiert Thomas Janssen, IT Manager bei Overlack.

Fokus: Integration von CRM, SAP und E-Mail...

E-Mail-zentriertes Arbeiten erleichtert die Organisation der einzelnen Mitarbeiter und die Zusammenarbeit: ein- und ausgehende E-Mails werden automatisiert den jeweiligen Kunden zugeordnet und im CRM-System dokumentiert. Beim Eingang einer E-Mail stellt das System sofort die zugehörige Kundenakte und die letzten Vorgänge zur Verfügung.

Termine und Aufgaben aus der Maildatenbank werden durch die automatische Synchronisation direkt den Adressen im CRM System zugeordnet. Das schafft neue Transparenz: so sind in der Kundenakte die Historie aller Termine und der aktuelle Status der jeweiligen Aufgabe zu sehen.
Die Verbindung zwischen SAP und dem CRM-System wurde mit GEDYS IntraWare Pump realisiert, mit dem Ziel, redundante Datenpflege zu vermeiden. Dabei ist SAP das führende System. Über Schnittstellen werden Stammdaten und Partnerrollen von SAP an das CRM übertragen, sodass alle Anwendern zu jeder Zeit aktuelle Daten im CRM-System zur Verfügung stehen.

So funktioniert die Integration von SAP & E-Mail...

Jüngste Aufgabe war neben der Verbindung des CRM- und SAP-Systems eine direkte Verbindung zwischen dem SAP und dem E-Mail-Client zu schaffen: Heutzutage erfolgt bei Overlack, wie auch bei allen anderen Unternehmen, die Kommunikation zum Großteil per E-Mail. Einen wesentlichen Teil der täglichen Arbeit verbringen die Mitarbeiter im Vertrieb damit, Anfragen zu Aufträgen oder Angeboten zu bearbeiten, die sie per E-Mail erreichen. Dafür greifen sie auf die entsprechenden SAP-Transaktionen zu. Bisher gab es keine Lösung, um die Trennung zwischen SAP- und E-Mail-System aufzuheben und einen direkten Zugriff aus der Mailbox auf die relevanten SAP-Daten zu erhalten.

GEDYS IntraWare entwickelte mit BusinessMail4SAP® diese innovative Lösung. BusinessMail4SAP® wird als Addon in der Mailbox des Anwenders installiert. Beim Eingang einer E-Mail kann der Empfänger sofort Stamm- und Bewegungsdaten, wie zum Beispiel Aufträge oder Angebote, aus dem SAP sehen und mit einem Klick in die entsprechende Transaktion springen. Vorteil: er spart bei jeder Anfrage bis zu fünf Arbeitsschritte. Wenn man das auf die 200 Mitarbeiter und die ca. 10 Anfragen pro Mitarbeiter und Tag hochrechnet, bedeutet das eine immense Zeitersparnis.

IT und Vertrieb von Overlack waren sofort überzeugt: BusinessMail4SAP® zeichnet sich durch die Einfachheit der Implementierung aus, sowie die benutzerfreundliche Darstellung der Oberfläche und den schnellen Absprung ins SAP, wo alle relevanten Daten zur Verfügung stehen. BusinessMail4SAP® wurde für rund 200 Anwender innerhalb kürzester Zeit installiert. Die Zeitersparnis ist immens.

BusinessMail4SAP® gibt es für MS Outlook und IBM Notes. Es ermöglicht den Zugriff auf sämtliche SAP-Transaktionen wie Adressen, Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Kommunikationsdaten, Kontoauszüge oder Retouren.


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