Datenschutzerklärung CRM-App

GEDYS IntraWare goMobile Pro

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unseren Produkten, Dienstleistungen, unserem Unternehmen sowie unserem Umgang mit Ihren Daten. In dieser Erklärung gibt es alle wichtigen Informationen, wie im Zusammenhang mit der GEDYS IntraWare CRM-App goMobile Pro personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein großes Anliegen, weshalb in dieser Erklärung auch auf die Pflichten des Benutzers eingegangen wird.

1. App-Anbieter

GEDYS IntraWare GmbH, Eigilstraße 2, 36043 Fulda

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzgesetzes ist das Unternehmen, welches seinen Mitarbeitern und/ oder Dritten den Zugriff per App auf das GEDYS IntraWare 8 CRM gestattet.

3. Erstnutzung der App

Der Benutzer gibt Nutzername und Passwort für den Notes/Domino Internetzugang an. Diese werden im geschützten Bereich der App gespeichert. Die Zugangsdaten werden benötigt um sich für die Synchronisation am Domino Server zu authentifizieren und um goMobile Pro schnell ohne erneute Anmeldung zu öffnen. Konfigurationsdaten wie Server URL, Pfad und angebundene Contactsdatenbanken werden ebenfalls gespeichert.

4. Dauerhafte Nutzung

Die Datenverbindung findet zwischen Domino Server des Kunden oder Hosting Anbieters und der App statt. Die Verbindung zwischen App und Server findet je nach Einstellung des Servers und der App über http (unverschlüsselt) oder https (verschlüsselt) statt. Die App speichert, wenn aktiviert, Adressen einer GI Contacts in einer lokalen Datenbank innerhalb der App.

Namen, Suchnamen von Firmen sowie Namen von Kontakten werden an iOS übergeben, damit man über die iOS Spotlight Suche diese finden und direkt zu der Adresse in der App gelangen kann. Namen, Firmenname und Telefonnummer(n) werden für die Identifizierung der Anrufer an das Betriebssystem übergeben und in einer internen Datenbank gespeichert. Dies dient der Anzeige von erkannten Adressen bei eingehenden Anrufen und der Darstellung in der Anrufliste. Gemäß dem Grundsatz „Privacy by Default“ (vgl. Art. 25 Abs. 2 EU-DSGVO) kann der Nutzer der App selbst entscheiden, ob er diese Features nutzt oder nicht. Sonstige Daten werden innerhalb der App in einem Browser geöffnet und nur im GEDYS IntraWare CRM auf dem Server verarbeitet und gespeichert.

5. Supportfall

Die goMobile Pro App speichert keinerlei Protokolle und sendet auch nichts eigenständig an Server. Das Betriebssystem speichert und sendet möglicherweise Absturzprotokolle an Server der Anbieter. Google und Apple bieten die Möglichkeit Abstürze innerhalb der Entwicklerkonsole auszuwerten. Darauf hat man als Entwickler keinen Einfluss.

6. Start der App

Nach dem Start der App wird das gespeicherte Passwort verlangt. Auf iOS Geräten ist die Anmeldung auch über den Fingerabdruck (TouchId), insofern dieses eingerichtet ist, möglich. Nach der Anmeldung, wird je nach Konfiguration, dass GEDYS IntraWare CRM im Browser geöffnet oder die lokalen Adressen können durchsucht werden. Täglich erscheint die Frage, ob Adressen aktualisiert werden sollen. Dabei wird der Server kontaktiert und die lokale Datenbank aktualisiert.

7. Angeforderte Berechtigungen der App

Damit die App ihren Funktionsumfang voll entfalten kann, werden von dieser Berechtigungen angefordert. Diese Berechtigungen beziehen sich auf Mikrophone, Speicher, Fotos, Medien sowie den Standort.

7.1. Mikrophon, Speicher, Fotos, Medien:

Erforderliche Rechte um das Hochladen von Dateianhängen und Visitenkarten zu ermöglichen. Daten werden über diese Berechtigungen angefordert, wenn der Benutzer etwas hochladen möchte.

7.2. Standort:

Berechtigung wird für Kartendartstellung, Routenplanung und Umkreissuche benötigt. Standort wird bei der Umkreissuche an von aktuellem Standort an Geonames.org weitergegeben. Die Kartendarstellung wird mit Google Maps erzeugt, wo Google den Standort verarbeitet.

8. Datenschutzgrundsätze

Für den rechtmäßigen sowie verantwortungsvollen Schutz der Daten ist der Benutzer/ das Unternehmen selbst zuständig, da keine Daten an die GEDYS IntraWare GmbH übermittelt werden. Welche Daten durch die App verarbeitet, genutzt oder erhoben werden, beziehen sich vornehmlich auf die mit dem Geschäftszweck des Unternehmens im Zusammenhang stehenden personenbezogenen Daten, wie bspw. Name, Vorname, Adresse sowie den hiermit in Verbindung stehenden Korrespondenzen, wie bspw. E-Mails, Besuchsberichte, Telefonnotizen, Briefe, Verträge usw.

Die verwendeten Sicherheitstechnologien liegen im Zuständigkeitsbereich der Benutzer sowie des Unternehmens, welches die App für ihre Mitarbeiter und Dritte erworben hat. Die GEDYS IntraWare GmbH kann ausschließlich die Empfehlung geben, diese immer nach dem aktuellen Stand der Technik auszurichten. Ebenso sind die Sicherheitskonzepte stetig an neue Erkenntnisse anzupassen und zu erneuern. Dies ist notwendig, um die Daten vor Diebstahl und Missbrauch zu schützen. Die gesetzlichen Bestimmungen der EU-DSGVO sowie des BDSG (neu) sollten Anwendung finden.

Personenbezogene Daten dürfen nur in dem Umfang erhoben, verarbeitet, genutzt und gespeichert werden, zu welchem der Benutzer/ das Unternehmen autorisiert wurde.

9. Zweck der Datenerhebung

Die mit der App erhobenen, verarbeiteten, genutzten, gespeicherten Daten, erfolgen durch den Benutzer. Zu welchem Zweck diese Daten verwendet werden, liegt in der Verantwortung des Benutzers, seines Aufgabengebietes sowie dem Geschäftszweck des Unternehmens, welches die App für seine Mitarbeiter oder Dritte erworben hat. Die GEDYS IntraWare GmbH hat hierauf keinerlei Einfluss.

10. Kontaktdaten

In der aktuellen Version hat die goMobile App keinen Zugriff auf das Adressbuch des Gerätes. Kontakte werden nur aus einer gewählten GEDYS IntraWare Contacts Datenbank in eine interne Datenbank synchronisiert. Der Benutzer kann selbst entscheiden, ob die Synchronisation aktiviert ist und eine Contacts wählen. Diese Contacts wird dann komplett synchronisiert. Auf iOS Geräten ist es noch optional möglich Adressen zum sogenannten Spotlight Index hinzuzufügen. Dadurch kann die Suche des Gerätes Adressen in der goMobile App finden und öffnen.

Die Synchronisation der Adressen und das Speichern in Spotlight sind für den User an- und abschaltbar.

11. Datennutzung durch die GEDYS IntraWare GmbH

Die Kommunikation der App erfolgt ausschließlich zwischen dem mobilen Endgerät sowie dem Server beim Unternehmen des Benutzers oder Hosting Anbieters.

Steht der Server beim Unternehmen des Benutzers oder ist die GEDYS IntraWare nicht Anbieter des Hostings, so hat die GEDYS IntraWare GmbH durch die App keinerlei Möglichkeiten personenbezogene Daten, Nutzungsdaten, Bewegungsdaten oder Korrespondenzinhalte von dem mobilen Endgerät auszulesen und/ oder auszuwerten (tracken). Auch werden diese Daten nicht an die GEDYS IntraWare GmbH übermittelt.

Ist die GEDYS IntraWare GmbH Anbieter des Hostings, ist neben einem AV-Vertrag gemäß Art. 28 EU-DSGVO eine gesonderte Vereinbarung zu treffen, welche diese Erklärung ersetzt bzw. ergänzt. Der Benutzer der App muss für die Nutzung der selbigen seine personenbezogenen Daten nicht an die GEDYS IntraWare GmbH übermitteln, außer er ist mit der kaufmännischen oder geschäftsmäßigen Einführung der App in seinem Unternehmen beauftragt.

12. Nutzung von Drittanbieterdiensten

Einige Funktionen innerhalb der App verwenden externe Datendienste. Wie in den Lizenzbedingungen beschrieben, finden Sie im Folgenden eine Auflistung dieser Datendienste inklusive einer Beschreibung der an den jeweiligen Datendienst übertragenen sowie von dem jeweiligen Datendienst abgerufenen und gespeicherten Informationen. Dienste und Services, welche personenbezogene Daten an Dritte übermitteln, obliegen dem Verantwortungsbereich des Benutzers der App und werden erst durch sein aktives Handeln an Dritte übermittelt.

12.1. Google Maps

• Google Maps (https://www.google.com/intx/en_uk/work/mapsearth/) für Routenplanung und Kartendarstellungen
• Allgemeine Geschäftsbedingungen: http://www.google.com/policies/terms/
• Datenschutzrichtlinie: http://www.google.com/policies/privacy/

12.2. Geocodierung

• Zum Dienst übertragen: Adressdaten der jeweiligen Adresse aber keine Namen, Sprache des Anwenders
• Vom Dienst empfangen: Die Geodaten der Adresse. Diese werden nicht persistent gespeichert.

12.3. Reverse Geocodierung

für die Umkreissuche, um die Adresse des aktuellen Standortes zu ermitteln.

• Zum Dienst übertragen: Die Geodaten des aktuellen Standortes und die Sprache des Anwenders
• Vom Dienst empfangen: Postleitzahl und das Land

12.4. Geonames

• Geonames (http://www.geonames.org/) für die Umkreissuche
• Lizensierung: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/
• Zum Dienst übertragen: Postleitzahl, Landeskennzeichen, Radius, Benutzername, Maximale Anzahl der zurückgelieferten Daten
• Vom Dienst empfangen: Von dem Ergebnis werden die Postleitzahlen weiterverarbeitet.

12.5. ABBYY

• ABBY (http://ocrsdk.com/) für das Scannen von Visitenkarten
• Allgemeine Geschäftsbedingungen: www.abbyy.com/Legal/
• Datenschutzrichtlinie: https://www.abbyy.com/privacy/
• Developer Agreement: https://cloud.ocrsdk.com/Account/DisplayDeveloperAgreement
• Zum Dienst übertragen: Zugangsdaten, Steuerparametern und das Foto der Visitenkarte.
• Vom Dienst empfangen: XML-Datei mit allen erkannten Texten der Visitenkarte.

12.6. Sentry

• Sentry (www.sentry.io) für das Erfassen und Auswerten von Fehlern
• Allgemeine Geschäftsbedingungen: https://sentry.io/terms/
• Datenschutzrichtlinie: https://sentry.io/privacy/
• Security & Compliance: https://sentry.io/security/
• In der Konfiguration der Anwendung, kann das Übermitteln von Fehlern optional aktiviert werden. Wenn diese Funktion aktiv ist, werden Fehlerprotokolle und Diagnosedaten an GEDYS IntraWare übermittelt. Diese Fehlerprotokolle werden vom Development der GEDYS IntraWare zur Lösung von Problemen sowie zur Produktverbesserung verwendet. Standardmäßig ist die Funktion deaktiviert (Privacy by Default).
• Zum Dienst übertragen: IP-Adresse, Benutzername des Device Inhabers, URL zur CRM Installation, Informationen zu Gerät und Betriebssystem, App-Version, Fehlerprotokolle, Transaktionen in der App. Eine Übertragung von personenbezogenen Daten aus dem Adressbuch des Device erfolgt nicht.

12.7. One Signal

Das Business nicht aus dem Blick verlieren und stets auf dem neusten Stand sein. Ein Anspruch, der in die goMobile Pro App eingeflossen ist. Mit dem One Signal Add on ist es möglich Push Benachrichtigungen auf Ihr Device zu erhalten. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist der Dienst zunächst deaktiviert und muss durch das Unternehmen proaktiv aktiviert werden. Bitten beachten Sie, dass hierbei zusätzliche Kosten auf Sie zukommen können. Darüber hinaus ist die Nutzung des Dienstes im Vorfeld mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zu besprechen.

An den Dienstleister One Signal wird die ID des mobilen Endgerätes übertragen. Ebenso besteht eine Verbindung zwischen One Signal und Apple als auch anderen Geräteherstellern. Erhält One Signal eine Benachrichtigung, so wird eine Meldung an Apple bzw. die anderen Gerätehersteller abgegeben, damit die Push Benachrichtigung an das mobile Endgerät übersandt werden kann (vgl. Anlage 1).

Bei der Nutzung des Dienstes werden personenbezogene Daten übertragen. Dies sind neben der ID des mobilen Endgerätes (dieses lässt sich einer Person zuordnen) der Name der angestellten Person, welche das Gerät nutzt oder auch der Name von Personen, welche bspw. im Betreff eines Tickets vermerkt wurden. Erhalten Sie eine Workflow Benachrichtigung, ein Service-Ticket, Informationen von Kunden, welchen Sie folgen oder eine Wiedervorlage, so wird Ihnen dies als Push Benachrichtigungen in der Statusleiste Ihres mobilen Endgerätes angezeigt. Mit dieser Erweiterung sind Sie im Hinblick auf Ihre Kunden sowie Aufgaben stets up to date und verlieren nicht den Überblick. Ebenso ist es möglich, dass Ihnen Kolleg:innen Push Benachrichtigungen zu erledigten Themen oder Aufgaben zukommen lassen können.

13. Einsatz von Cookies

Für eine bessere Bedienbarkeit unserer App, nutzen wir die sogenannte Cookie-Technik. Cookies sind dabei als kleine Textdateien definiert, welche im Rahmen der App-Nutzung von Ihrem Server an Ihr Smartphone gesandt und von diesem für einen späteren Abruf vorgehalten werden. Dabei kommen sowohl sog. Session-Cookies (auch als temporäre Cookies bezeichnet) als auch Cookies, die über einen längeren Zeitraum gespeichert werden (auch als persistente Cookies bezeichnet) zum Einsatz.

Die Cookies werden genutzt, um Ihr Smartphone während der App-Benutzung weiterhin identifizieren zu können, aber auch um das Ende Ihrer Nutzung festzustellen und das Gerät bei der erneuten Nutzung wieder zu erkennen.

Löschen können Sie die Cookies durch Löschen der GEDYS IntraWare goMobile App von dem Smartphone.

14. Ansprechpartner Datenschutzerklärung CRM-App

Der DEKRA zertifizierte Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Fragen ist
Michael Schnitter
Eigilstraße 2, 36043 Fulda
E-Mail: mschnitter@gedys-intraware.de
Telefon: +49 661 96 42 219.

15. Version

Diese Datenschutzerklärung ist gültig für die GEDYS IntraWare goMobile Version 5.0.0