KUNDENREFERENZ
Overlack
Overlack
Zusammenarbeit vieler Standorte optimiert
Mit dem GEDYS IntraWare CRM gelang die Erneuerung der Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten sowie die Integration von CRM, SAP und E-Mail.
Die Overlack Gruppe beschäftigt sich mit der Chemiedistribution von Basis- und Spezialchemikalien und ist ein international operierendes Familienunternehmen mit 245 Mitarbeitenden mit Stammsitz in Mönchengladbach. Overlack vertreibt in 17 Ländern rund 12.000 Produkte. Die Overlack Gruppe nutzt SAP ERP ECC 6.0 seit 2012. Besondere Herausforderungen für das Unternehmen sind die Zusammenarbeit vieler Standorte in mehreren Ländern, die hohe Anzahl unterschiedlicher Produkte sowie auf verschiedene Systeme verteilte Informationen.
„Wir haben mit GEDYS IntraWare eine ganzheitliche Integration unserer Anwendungen erreicht, sogar von E-Mail und SAP. Vielen ist gar nicht bewusst, wie viel Zeit eigentlich damit verbracht wird, SAP-Transaktionen zu finden und zu öffnen, bis man beim gewünschten Datensatz angelangt ist. Gerade im Vertrieb treffen täglich viele Anfragen zu Aufträgen und Angeboten ein, die es zu bearbeiten gilt. Unsere Kollegen sparen 80% der bisher benötigten Zeit für die Bearbeitung und Rückmeldung an den Kunden. Oft wird viel Zeit mit der Suche nach Optimierungsmöglichkeiten verbracht. Aber dass ein so kleines Tool so schnell derartige Effekte bringt, hat uns sehr überrascht. Wir werden BusinessMail4SAP® auch in anderen Unternehmensbereichen einsetzen.“
Thomas Janssen, IT Manager bei Overlack
Ein Projekt mit vielen Anforderungen
Mit dem Ziel, die persönliche Organisation der Mitarbeitenden zu vereinfachen, entschloss sich Overlack, seine historisch gewachsenen und nicht mehr zeitgemäßen Lösungen für die Verwaltung von Adressen sowie das Berichtswesen zu erneuern.
- Viele Daten sollten standortübergreifend, andere nur für bestimmte Standorte bereitgestellt werden
- Die Vertriebssteuerung sollte für die einzelnen Standorte unter Berücksichtigung der länderspezifischen Besonderheiten optimiert werden
- Das Management sollte auf übergeordneter Ebene einen schnellen Überblick über geschäftsrelevante Kennzahlen erhalten
- Um die Zusammenarbeit zu erleichtern und Transparenz zu schaffen, sollte die Dokumentation der gesamten Kommunikation mit Kunden und Lieferanten in einer zentralen Anwendung sichergestellt sein: E-Mails, Telefonnotizen, Besuchsberichte, Protokolle und sämtliche Korrespondenzen sollten einfach und schnell erfasst werden können
- Das Reklamationsmanagement sollte direkt in die Anwendung integriert werden, um eine Verbindung zwischen Vertrieb und Service zu schaffen
- Die Daten sollten sowohl online als auch offline verfügbar sein
- Die Integration von CRM und SAP-System sollte realisiert werden, um doppelte Datenpflege zu vermeiden und in beiden Systemen einen einheitlichen Stand zu erhalten
Die Lösung
für Overlack
Overlack entschied sich für das CRM-System von GEDYS IntraWare, da es bereits im Standard alle wesentlichen Anforderungen abdeckte.
Notes wurde als Groupware Plattform genutzt und GEDYS IntraWare CRM für rund 200 Anwender in Deutsch, Englisch und Polnisch implementiert. Alle Mitarbeitenden haben seither einen zentralen Zugriff auf die für ihre Arbeit erforderlichen Kunden- und Lieferantenakten sowie das Berichtswesen. Dieses stellt individualisierte Formulare für die Erfassung der firmenspezifischen Berichte bereit. Die entsprechenden Zugriffsrechte regeln ein granulares Rollen- und Berechtigungskonzept sowie jeweils mehrere Datenbanken für Adressen und Dokumente.
Integration von CRM, SAP und E-Mail
E-Mail-zentriertes Arbeiten erleichtert die Organisation für die einzelnen Mitarbeitenden und deren Zusammenarbeit: ein- und ausgehende E-Mails werden automatisiert den jeweiligen Kunden zugeordnet und im CRM-System dokumentiert. Beim Eingang einer E-Mail stellt das System sofort die zugehörige Kundenakte und die letzten Vorgänge zur Verfügung.
Termine und Aufgaben aus der Maildatenbank werden durch die automatische Synchronisation direkt den Adressen im CRM-System zugeordnet. Das schafft neue Transparenz: so sind in der Kundenakte die Historie aller Termine und der aktuelle Status der jeweiligen Aufgabe zu sehen.
Die Verbindung zwischen SAP und dem CRM-System wurde mit GEDYS IntraWare Pump realisiert, mit dem Ziel, redundante Datenpflege zu vermeiden. Dabei ist SAP das führende System. Über Schnittstellen werden Stammdaten und Partnerrollen von SAP an das CRM übertragen, sodass allen Anwendern zu jeder Zeit aktuelle Daten im CRM-System zur Verfügung stehen.
Im Einsatz: BusinessMail4SAP®
Jüngste Aufgabe war, neben der Verbindung des CRM- und SAP-Systems, eine direkte Verbindung zwischen dem SAP und dem E-Mail-Client zu schaffen. Wie bei allen Unternehmen heutzutage, erfolgt auch bei Overlack die Kommunikation größtenteils per E-Mail. Viele Stunden verbringen die Mitarbeitenden im Vertrieb täglich damit, Anfragen zu Aufträgen oder Angeboten per E-Mail zu bearbeiten. Dafür greifen sie auf die entsprechenden SAP-Transaktionen zu. Bisher gab es keine Lösung, um die Trennung zwischen SAP- und E-Mail-System aufzuheben und einen direkten Zugriff aus der Mailbox auf die relevanten SAP-Daten zu erhalten.
GEDYS IntraWare entwickelte mit BusinessMail4SAP® diese innovative Lösung. BusinessMail4SAP® wird als Addon in der Mailbox des Anwenders installiert. Beim Eingang einer E-Mail kann der Empfänger sofort Stamm- und Bewegungsdaten, wie zum Beispiel Aufträge oder Angebote, aus dem SAP sehen und mit einem Klick in die entsprechende Transaktion springen. Vorteil: er spart bei jeder Anfrage bis zu fünf Arbeitsschritte. Wenn man das auf die 200 Mitarbeitenden und die ca. 10 Anfragen pro Mitarbeitende und Tag hochrechnet, bedeutet das eine immense Zeitersparnis.
IT und Vertrieb von Overlack waren sofort überzeugt: BusinessMail4SAP® zeichnet sich durch die Einfachheit der Implementierung aus, sowie die benutzerfreundliche Darstellung der Oberfläche und den schnellen Absprung ins SAP, wo alle relevanten Daten zur Verfügung stehen. BusinessMail4SAP® wurde für rund 200 Anwender innerhalb kürzester Zeit installiert. BusinessMail4SAP® gibt es für MS Outlook und IBM Notes. Es ermöglicht den Zugriff auf sämtliche SAP-Transaktionen wie Adressen, Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Kommunikationsdaten, Kontoauszüge oder Retouren.