Interface oder Integration:
Mehr Power in Ihrer CRM-Software?

Oder wozu dienen Schnittstellen und Integrationen?

Die zunehmende Computer- und Internet-Nutzung bringt viele neue Geschäftsideen hervor, bei denen ein Austausch von Geschäftsdaten notwendig ist. Das führt zu einer steigenden Nachfrage nach Verbindungsmöglichkeiten (Interface oder Integration) zwischen Software-Produkten. Nur so ist ein Informations- und Prozessfluss über (Programm-)Grenzen hinweg möglich.

Geschäftssoftware löst Aufgaben
für die Anwender

Kurze Begriffsklärung

Der Begriff Business-Software oder Unternehmenssoftware (englisch Enterprise Software) hat verschiedene Bedeutungen. In diesem Artikel sind vor allem Computerprogramme gemeint, die zur Lösung von Benutzer-Aufgaben in Unternehmen eingesetzt werden. Sie sind damit Arbeitsmittel für einzelne Personen oder ganze Teams (siehe CRM-Software).

Diese Geschäftsanwendungen sind entweder auf einen bestimmten Anwendungsfall zugeschnittene, individuelle Lösungen oder aber Standard-Software. Häufig werden unterschiedliche Standard-Software-Pakete für die Nutzung in einem Betrieb kombiniert oder nach Bedarf angepasst (Customization).

Wozu benötigen wir Interface oder Integration?

Da die verschiedenen Arten von Unternehmenssoftware* in der Regel nicht miteinander kommunizieren können, können auch Daten nicht gemeinsam genutzt oder ausgetauscht werden. Dieser Mangel führt dazu, das identische Daten an mehreren Orten gespeichert werden. Auch Prozesse lassen sich damit nicht automatisieren.

Für eine effektive Zusammenarbeit sind daher Verbindungen wie Interface oder Integration notwendig.

Interface oder Integration:
2 Lösungswege für das gleiche Ziel?

Der Begriff Schnittstelle (englisch Interface) bezeichnet vereinfacht gesehen, den Übergang von einem System zu einem anderen – also eine Brücke, eine Naht- oder Verbindungsstelle. Über diese können sich zwei unabhängige Software-Produkte, die Ihre Daten an verschiedenen Stellen verwalten und die in unterschiedlichen Programmiersprachen entwickelt worden sind, miteinander verständigen. Die Informationen werden über eine gemeinsame Sprache ausgetauscht (entweder über Standard-Dateiformate oder Formate wie XML, CSV oder JSON). Schnittstellen können eigene Tools sein oder sie sind bereits in einer Software enthalten.

Unter einer Integration versteht man die direkte Verknüpfung von unterschiedlich umfangreichen Software-Produkten zu einer Gesamtlösung. Dabei nutzen die einzelnen Teile, die eng miteinander verbunden sind, denselben Code und dieselbe Datenbank.

Interface oder Integration, Schaubild, GEDYS-IntraWare

Beispiele aus den Schnittstellen und Integrationen unserer CRM-Software-Umgebung sind die Integration mit HCL Notes Domino und unsere E-Mail-Schnittstelle zu Outlook.

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Welche Variante ist die Richtige?

Da die Software-Komponenten ihre Informationen unbemerkt von den Benutzern austauschen, werden Anwender keinen Unterschied zwischen beiden Varianten feststellen. Welche zum Einsatz kommen soll, hängt davon ab:

  • Welche Ziele verfolgt Ihr Unternehmen?
  • Welche Sicherheitsvorschriften müssen beachtet werden müssen?
  • Mit welche Technologie arbeiten die einzelnen Systeme?

So wird ein CRM unter Umständen auf lokalen Servern, ein E-Commerce-System aber im Internet betrieben.

Wichtige Unterschiede, die bei einer Entscheidung Interface oder Integration beachtet werden müssen:

1. Synchronisation

Schnelligkeit & Komfort des Datenaustausches

Ein Nachteil von Schnittstellen ist, dass zwischen den Systemen ein Abgleich von bestimmten Zuordnungen oder Verweisen notwendig ist, da die Systeme mit unterschiedlichen Datenbanken arbeiten. Sobald Änderungen in einem System vorgenommen werden, müssen über die Schnittstelle auch die entsprechenden Tabellen oder Verzeichnisse aktualisiert werden.

Das heißt, es muss nicht nur eine „Übersetzung“ von einer Programmiersprache in eine andere stattfinden (über das gemeinsame Dateiformat), sondern auch der Hinweis übermittelt werden, an welcher Stelle eine Information zu finden ist (also ein Eintrag an einer bestimmten Stelle einer Datenbank erfolgt ist). Erst dann kann das andere System erkennen, in welchem Bezug Informationen zueinanderstehen.

Dieser zusätzliche Abgleich ist eine Quelle für Fehler, weil bei fehlender Zuordnung falsche Informationen abgerufen werden könnten.

Ein Beispiel:

Für das Projekt eines Kunden werden Daten in zwei Systemen bearbeitet. In einem System, im CRM, wird der Kunde mit allen Adressdaten gespeichert. Hier wird auch das Projekt angelegt, ein Messe-Event. Über das andere System, die Zeiterfassungssoftware, wird festgehalten, wie viele Stunden 5 Mitarbeiter während des Messe-Events für den Kunden gearbeitet haben. Wird das Projekt im CRM abgeschlossen und an eine andere Stelle verschoben, muss die Verknüpfung zur Zeiterfassung erhalten bleiben, damit die spätere Abrechnung für das Messe-Event korrekt erfolgen kann. Dies erfolgt über die entsprechende Zuordnung in den Datenbanken beider Systeme.

2. Flexibilität

Schnelligkeit & Komfort des Austausches einzelner Komponenten

Ein Vorteil von Schnittstellen ist das einfachere Auswechseln von einzelnen Software-Produkten, da nur die Schnittstelle angepasst werden muss, nicht aber die Software-Komponente. Das erlaubt einem Unternehmen, unterschiedliche Programme von unterschiedlichen Herstellern zu verbinden und so immer die passende Lösung für eine spezielle Aufgabe zu verwenden. Integrationen sind dafür zu komplex, weil sie eine Vielzahl von Teil-Lösungen beinhalten, die eng miteinander verbunden sind.

Besonders dann, wenn ein bereits eingeführtes Programm weiterverwendet werden soll, können Schnittstellen für eine schnelle, einfache Anbindung weiterer Produkte die Lösung sein.

Fazit

Die Entscheidung ob Interface oder Integration kann nur getroffen werden, wenn im Unternehmen klar definiert ist, welche Anforderungen die Gesamtlösung erfüllen soll. Abhängig von den Software-Komponenten, die bereits im Einsatz sind, können beide Varianten eine Option sein und eventuell auch kombiniert werden.

Besonders dann, wenn ein bereits eingeführtes Programm weiterverwendet werden soll, können Schnittstellen für eine schnelle, einfache Anbindung weiterer Produkte die Lösung sein.

* Arten von Unternehmenssoftware

(ein Auszug)

Produktionsplanung und -steuerung

  • Verwaltung von Konstruktions- und Produktionsdaten
  • Bedarfsermittlung
  • Fertigungs- und Kapazitätsplanung
  • Werkstattsteuerung
  • Teile der Absatzwirtschaft, insbesondere Kundenauftragsverwaltung
  • große Teile der Materialwirtschaft (Material-, Termin- und Kapazitätsplanung, Kapital)

Materialwirtschaft oder Warenwirtschaft

  • Einkauf bzw. allgemeine Beschaffung, auch elektronische Beschaffung
  • Lagerverwaltung/Materialbestandsführung (Lagerzu- und Abgänge, Inventur, Rechnungsprüfung)

Personalwirtschaft / Human Resource Management (HR)

  • Personalverwaltung, Personalplanung und Personalentwicklung
  • Personalzeiterfassung und -auswertung
  • die Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Bearbeitung von steuer-, sozial- oder arbeitsrechtlichen Aufgaben
  • Reisekostenabrechnung

Finanz- und Betriebswirtschaft/ Controlling

  • Finanzbuchhaltung
  • Bilanz und GuV
  • Kreditoren-, Debitoren-, Anlagenbuchhaltung
  • Erlös- und Kostenartenrechnung
  • Gemeinkostenrechnung
  • Kostenträger- und Ergebnisrechnung

Absatzwirtschaft (Vertrieb und Marketing)

  • Customer-Relationship-Management-Software
  • vielerlei Sonderformen/ branchenspezifischen Lösungen (unterschiedliche Vertriebswege und Produkte etc)

Logistik und Supply-Chain-Management

  • Logistik: Materialflüsse vom Rohstofflieferanten bis zum Kunden
  • Integration der Kunden und Zulieferer in die Produktionsplanung und -steuerung