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Integration CRM und ERP:
Warum sollte man beide Systeme verknüpfen?


Die Nutzung von CRM und ERP ist für mittelständische und große Unternehmen zum Standard geworden. Doch warum ist es sinnvoll beide Systeme zu nutzen? Wie ergänzen sie sich? Und wie lässt sich beides verbinden? In diesem Beitrag geben wir Ihnen Antworten und zeigen wichtige Fakten in der Verbindung von CRM und ERP auf. Unsere Erfahrungen aus 35 Jahren CRM-Praxis.

Der Nutzen eines ERP-Systems

Der Fokus von ERP (Enterprise Resource Planning)-Systemen liegt auf der integrierten Verwaltung und Optimierung betrieblicher Prozesse. Über die zentrale ERP-Plattform, auf der die verschiedenen Unternehmensbereiche wie Finanzen, Personalwesen, Produktion, Vertrieb und Logistik miteinander verbunden sind, wird die optimale Nutzung von Ressourcen möglich, was zu einer verbesserten Wirtschaftlichkeit führt. Ein ERP dient also als Basis für die Steuerung und Entscheidungsfindung Ihres Unternehmens.

Unterschiede von CRM und ERP

Die Unterschiede zwischen CRM und ERP bestehen sowohl in der Zielsetzung als auch in den Funktionen. Im Gegensatz zum ERP, wo der Blick auf die Kunden rein prozessorientiert ist, fokussieren sich CRM-Systeme auf die Verwaltung und Optimierung von Kunden-Beziehungen. Sie unterstützen Unternehmen dabei, Informationen zu Interessenten und Kunden zu sammeln, zu analysieren und zu verwalten, um die Kundenbindung zu stärken und den Umsatz zu steigern.

Der Zweck einer CRM-Software

CRM-Software unterstützt Ihre Unternehmensbereiche vorrangig durch die Erfassung der Kunden-Kommunikation und der weichen Fakten, die sich mit einem ERP-System nicht erfassen lassen. Hier die Vorteile für die 3 Bereiche

  • CRM für Service & IT
    hilft u.a. das Reklamationsmanagement zu optimieren, indem Anfragen aller Art, Lösungen sowie die dazugehörige Korrespondenz schnell und einfach verwaltet werden
  • CRM im Vertrieb
    ermöglicht jederzeit einen Überblick zu Kunden-Historien, aktueller Kunden-Situation, zum Umsatzpotential sowie zur gezielten Realisierung von Verkaufschancen
  • CRM im Marketing
    unterstützt bei der Koordination verschiedener Kampagnen und Mailings, Übergabe von Leads an den Vertrieb und der Auswertung von Kundenfeedback

Vom CRM bis zum xRM

Ein CRM-System ist jedoch nicht auf den Einsatz für diese 3 Unternehmensbereiche begrenzt: auch Lieferanten, Partner, Personal oder Objekte wie Immobilien oder Furhparks können mit einem CRM verwaltet werden. Sie können Ihr CRM-System zum xRM ausbauen. Die Bedeutung spiegelt sich schon im Namen wieder: Das x in xRM steht für das englische Wort „anything“ und bedeutet: „alles“. So können Sie im xRM Lieferantenbewertungen ebenso abbilden Bewerbungsverfahren.

Warum sich CRM und ERP nicht gegenseitig ersetzen können

Wie schon beschrieben, bietet die CRM-Software den Mitarbeitenden eine Unterstützung in der Kundenkommunikation und -bearbeitung. Sie stellt über direkten Zugriff Kunden- und Interessentendaten zur Verfügung und sorgt somit für eine kompetente und bedarfsgerechte Beratung durch die Beschäftigten. Das CRM-System liefert zusätzlich wichtige Kennzahlen zur Steuerung des Unternehmens, die ebenfalls nicht mit einem ERP-System ermittelt werden können. Dazu zählen z. B.

  • der Umsatzforecast – basierend auf den Verkaufschancen
  • die Service-Auslastung
  • Informationen zu Anforderungen der Kunden
  • Feedbacks zu Kampagnen oder Mailings
  • und vieles mehr

Das ERP kann diese Kundendaten nicht zur Verfügung stellen – dafür aber wichtige Kennzahlen zu Lagerbeständen oder für das Finanz- und Rechnungswesen, die nicht mit einem CRM erfasst werden.

Synergien der Verbindung von CRM und ERP

Wenn bereits ein ERP-System genutzt wird, sollte also keineswegs auf ein CRM-System verzichtet werden. Die Kopplung beider Systeme bringt erhebliche Vorteile, denn Ihre Teams erhalten ein vollständigeres Bild zu ihren Kunden, in diesen Beispielen anschaulich dargestellt:

  • Es können in der Kundenakte der CRM-Software Informationen aus dem ERP zu Zahlungsverhalten, Mahnstatus, Bonität, Lieferzeiten oder Retouren angezeigt werden.
  • Wenn im ERP-System die Stammdaten angelegt werden, können diese automatisch mit dem CRM synchronisiert werden.
  • Artikelstammdaten, Währungsinformationen, Zahlungs- und Lieferbindungen aus dem ERP können für die Erstellung von Verkaufschancen und Angeboten im CRM durch den Vertrieb genutzt werden.
  • Aufträge aus dem CRM können an das ERP für die Logistik und Fakturierung übergeben werden.
  • Informationen zum Lieferstatus aus dem ERP können dem Vertrieb im CRM zur Verfügung gestellt werden.

Nutzenpotentiale der Verknüpfung von CRM und ERP

Mit diesen Mehrwerten können Sie bei der Integration von CRM und ERP rechnen:

  • Geschäftsprozesse werden verschlankt und Durchlaufzeiten so verkürzt
  • Abstimmungsaufwand und Reibungspunkte zwischen Abteilungen werden minimiert
  • Umfangreiche Reportingfunktionen im CRM lassen sich mit den Daten aus dem ERP verbinden und damit neue Einsichten gewinnen
  • Kosteneinsparungen werden durch effizientes Datenmanagement realisiert
  • Die Kundenbindung wird durch qualitativ hochwertige Kundenbetreuung und Beratung optimiert
  • Durch Folgeaufträge werden Ertragssteigerungen erzielt

GEDYS IntraWare CRM und ERP verbinden

GEDYS IntraWare CRM unterstützt die Integration mit beliebiger ERP-Software wie beispielsweise proALPHA, SAP, Microsoft Dynamics NAV oder Infor. Die bidirektionale Schnittstelle bietet die Möglichkeit, beliebige Daten aus dem ERP-System im CRM anzeigen zu lassen oder Daten aus dem CRM automatisch ins ERP-System übertragen zu lassen.

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