Ihr Event erfolgreich organisieren – eine kleine Checkliste
Mit Erfolg ein Event organisieren: Wer stand nicht schon einmal vor dieser Aufgabe? Ein Event erfolgreich zu organisieren und umzusetzen ist kein einfaches Unterfangen. Viele Punkte müssen beachtet und berücksichtigt werden. Mit dieser Checkliste erhalten Sie eine Hilfestellung für die Planung.
Inhaltsverzeichnis
1. Wo und wann soll das Event stattfinden?
Einer der wichtigsten Punkte ist erst einmal, wo die Veranstaltung überhaupt stattfinden sollte. Dies hängt natürlich davon ab was für eine Veranstaltung es ist und wen Sie ansprechen wollen. Zum Beispiel potenzielle Kunden, Kollegen, Mitarbeiter, Geschäftspartner etc.
Dann sind natürlich auch die räumlichen Kapazitäten von Wichtigkeit. Dazu sollten Sie sich früh Gedanken machen, wie viele Teilnehmer für das Event geplant werden. Die Dimensionen sind unterschiedlich. Ob es nun eine kleine Informations-Event für bestehende Kunden ist oder eine „Kunden-Gewinnungs-Event“ bei der so viele potenzielle Käufer wie möglich erscheinen sollen. Hiernach richtet sich dann auch die Größe des Eventraumes. Hier sollte man zuerst die eigenen räumlichen Kapazitäten prüfen bzw. Räumlichkeiten zur Verfügung stellen bevor Sie sich dafür entscheiden externe Räumlichkeiten zu buchen. Dies können zum Beispiel Hotels, Schulungszentren oder Volkshochschulen sein.
2. Ihr Event organisieren – mit Catering oder ohne?
Natürlich ist es für den Besucher des Events immer lohnenswerter, wenn es auch etwas für das leibliche Wohl gibt. Ob es Kaffee und Kuchen sind oder ob man seine Besucher zu einem gemeinsamen Business Frühstück einlädt: Bei einem Event, das über einen ganzen Tag läuft, ist eine Mahlzeit unabdingbar. Sinnvoll ist es, Angebote von verschiedenen Caterern einzuholen und zu vergleichen. Bedenken Sie auch, dass sich unter den Teilnehmern z.B. Vegetarier befinden können.
3. Müssen Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste eingeplant werden?
Auch ein wichtiger Punkt, der bei der Planung des Events berücksichtigt werden muss. So können Sie dafür sorgen das auch Besucher von weiter weggelegenen Orten zu Ihrerm Event kommen, die sonst wohl abgesagt hätten. Dies ist bei einer mehrtägigen Event mit Anreise natürlich selbstverständlich.
4. Das Programm für Ihr Event organisieren
Ihr Programm richtet sich natürlich nach der Art des Events. Soll es Voträge geben und falls ja, wer wird sie halten? Eigene Mitarbeiter oder bekannte Redner? Diese Fragen sollten Sie rechtzeitig klären. Wichtig ist auch, den Teilnehmern im Vorfeld eine Programmübersicht zu schicken, damit diese sich auf die Agenda vorbereiten können. Auch sollten Sie beachten, dass Sie genügend Raum für Pausen schaffen (zum Essen und Kontakte knüpfen beispielsweise) damit ein ganztägiges Event nicht zu anstrengend wird.
5. Werbung für Ihr Event
Wie verschaffen Sie Ihrerm Event die richtige Aufmerksamkeit? Inserieren Sie in Magazinen, die für Ihre Branche relevant sind oder verschicken Sie z.B die Einladung über ein Mailing. Auch in verschiedenen Online Medien wie Facebook und anderen Social Media Kanälen sollten Sie Ihre Event streuen. Natürlich können Sie auch über traditionellere Wege zu Ihrem Event einladen, wie z.B über Briefe oder Postkarten.
6. Kosten Ihres Events
Ein Überblick über die Finanzen ist immer wichtig. Ob es die Werbung für das Event, das Catering oder die Raum-Kosten des Events sind: Ein Finanzplan ist wichtig. Legen Sie ein maximales Budget fest und bauen Sie Ihre Planung darauf auf. Sollten einige Punkte mit dem festgelegten Budget nicht funktionieren, kann man es nachträglich immer noch anpassen. So haben Sie aber stets den Überblick, damit keine unerwarteten Kosten auf Sie zukommen.
7. Aufgaben und Zuständigkeiten klären
Damit Ihr Event nicht ein großes Tohuwabohu wird und jeder Mitarbeiter weiß, was er zu tun hat, ist es wichtig einen Projektplan mit Terminen und Verantwortlichkeiten aufzustellen. Hier können selbst kleinste Tätigkeiten festgehalten, verteilt und beschrieben werden, sodass ein geregelter Ablauf gewährleistet werden kann.
