CRM FÜR JEDE BRANCHE

Der Beratungsdienstleister betreut seit 2002 internationale Unternehmen aus den Branchen Verkehr, Transport und Logistik sowie Anbieter von Informations-, Kommunikations- und Steuerungsnetzen. Der Fokus des Netzwerks aus etwa 100 Beratern und Experten liegt dabei auf strategischem Infrastruktur-Management.

Projektorientiertes CRM

Die Unternehmensberatung arbeitet vorwiegend projektorientiert. Vor der Einführung von GEDYS IntraWare setze es dafür kein CRM-System ein. Jeder Vertriebsmitarbeiter verwaltete sämtliche Adressdaten und Projekte in einem Excel-Sheet. Diese Vorgehensweise wurde zunehmend problematisch, da es an Transparenz und Übersicht für die am Projekt beteiligten Mitarbeiter mangelte.

CRM online und offline im Einsatz

Mit der Einführung des CRM-Systems der GEDYS IntraWare wurden die Adressen aus den Excel-Sheets zusammengeführt, bereinigt und in die neu eingerichtete Datenbank importiert. Die Mitarbeiter greifen sowohl über den Web-Browser als auch im Offline-Betrieb über den Notes Client auf die Software zu.

Ausgeklügeltes Rechtesystem in der Projektbearbeitung

Für jeden Angebotsauftrag wird jetzt ein Projekt angelegt. Diesem werden sämtliche Mitspieler, also Kunden, Partner, Lieferanten usw. zugeordnet. Den jeweiligen internen und externen Ansprechpartnern werden über eine rollenbasierte Rechteverwaltung entsprechende Projekt-Funktionen zugewiesen, wie beispielsweise Berater oder Lieferant.

Den verschiedenen Anwendergruppen sind zweckmäßig mehr oder weniger eingeschränkte Rechte zugeordnet, so dass jeder nur das sehen und bearbeiten kann, was seine Funktion im Projekt betrifft. Die internen Projektmitglieder erhalten zudem eine zusätzliche prozentuale Auftragsbeteiligung.

So sind Zuständigkeiten ab jetzt klar definiert und Adressdaten sowie Arbeitsaufträge für alle einsehbar und übersichtlich strukturiert.

Seit über 50 Jahren bietet dieses Handwerks- und Industrieunternehmen seinen Kunden alle Arten von Verbindungselementen, Kleinteilen und Komplementärartikeln sowie innovative Dienstleistungen im Bereich des C-Teile-Managements.

Digitalisierung im Vertrieb

Seine Kunden betreut der Vertrieb in regelmäßigen Abständen persönlich vor Ort. Dabei wurden die Prozesse bisher schriftlich dokumentiert und abgeheftet. Mit der Zeit konnten benötigte Dokumente jedoch nicht mehr ohne aufwendiges Suchen bereitgestellt werden. Aus diesem Grund kam der Wunsch nach einem mobilen CRM-System auf, das die Auswertungsmöglichkeiten der Kundenbesuche erheblich verbessern und den Vertrieb entlasten sollte.

Mobiles CRM

Bei der Einführung des CRM-Systems der GEDYS IntraWare wurden alle Umsatzfelder, inklusive einer komplexen Rabattstaffelung, in einer mobilen Anwendung integriert. So können die Vertriebsmitarbeiter ihre Kundenprotokolle schneller und einfacher verwalten und alle Informationen sofort und überall abrufen.

Kollege CRM schlägt Besuche vor

Durch die Integration der Besuchervorschlagslisten erhält der Vertrieb einen schnellen Überblick darüber, welche Kunden seit längerem nicht mehr besucht wurden. Dies ermöglicht den Mitarbeitern in Verbindung mit Google Maps und der Umkreissuche eine schnelle Planung und Durchführung aller Kundenbesuche.

Verknüpfung CRM und ERP

Zusätzlich werden alle Angebote und Auftragsbestätigungen aus dem ERP-System an die Vorgangsdatenbanken gesendet und automatisch mit den Kunden verknüpft. So können die Mitarbeiter auch unterwegs alle Angebote und Auftragsbestätigungen einsehen, sobald diese vom Innendienst versendet worden sind. Eine große Hilfe für die Zusammenarbeit der Abteilungen und auch eine regelmäßige Anforderung ans CRM für jede Branche.

Das etablierte Bauunternehmen ist ein vielseitiger Firmenverbund mit mehr als einem Dutzend Geschäftsfeldern. Alle Geschäftseinheiten liefern, bauen, sanieren und entsorgen für ihre Kunden aus den Bereichen Infrastruktur, Immobilien und Umwelt.

CRM vereinheitlicht Datenverarbeitungsprozess

Das Unternehmen arbeitete bisher mit drei unterschiedlichen Daten-Systemen: „ARRIBA“ (alle Debitoren und Kreditoren des Bereiches „Bau“), „Erdprofi“ (hauptsächlich Debitoren, einige wenige Kreditoren) und „DKS“ (Bewegungsdaten). Übersichtlichkeit und einheitliche Datenstrukturen waren kaum zu verwirklichen. Nun sollte eine CRM-Basis eingeführt werden, die alle Daten in einem System zentral vereint, um einen übersichtlichen und einheitlichen Datenverarbeitungsprozess unternehmensweit umzusetzen.

GEDYS IntraWare CRM für Vertrieb, Marketing und Service

Die Daten aus den drei Systemen wurden zusammengeführt und in das neue CRM-System übertragen. Von dort aus werden diese nun zentral verwaltet. Die Software wurde zudem für den Innendienst und das Marketing auf Notes-Basis eingeführt, denn dort ist eine einheitliche Verwaltungs- und Bearbeitungsstruktur für die Daten besonders wichtig. Zudem gestaltet der webbasierte Service-Helpdesk die Bearbeitung von Kundenanfragen und Supportfällen schneller und effizienter.

Mandantenfähigkeit stets up-to-date

Speziell für das Unternehmen wurde die „Mandantenfähigkeit“ entwickelt, um zu gewährleisten, dass jeder Mandant oder Geschäftszweig nur auf die Daten zugreifen kann, für die er zuständig ist. In diesem Bereich werden stetig neue Funktionalitäten entwickelt.

Die Mitarbeiter des Bauunternehmens sparen durch die CRM-Einführung viel Zeit bei der Datenverwaltung und haben wieder mehr Raum, sich auf ihre Kunden zu konzentrieren.

Der globale Anbieter produziert unter anderem Farben, Chemikalien und verschiedene Fertigungsgeräte für die Druck- und Verpackungsindustrie.

Notes-Datenbanken werden webfähig

Bislang nutzte das Unternehmen ein Notes-basiertes CRM. Doch nach und nach wurden vermehrt externe Firmen aufgekauft, die nicht immer über eine Notes-Basis verfügten. Mit einem stetigen Zuwachs an Tochterunternehmen stellte sich eine einfache Lösung der Zugriffsverwaltung auf das interne System als unabdingbar heraus. Dazu sollte die Notes-basierte Datenbank webfähig gemacht werden und für die Manager, die beispielsweise unterwegs Dokumente genehmigen müssen, als mobile Version bereitgestellt werden.

Kundenmanagement wird auch mobil

Verwirklicht wurde das Projekt über eine cloudbasierte Komplettlösung für alle Aufgaben des Kundenmanagements. Die zusätzliche, mobile Version ermöglicht zudem allen Außendienstmitarbeitern den Zugriff auf Daten und relevante Kundeninformationen von unterwegs.

Standardsoftware für mehr Sicherheit

Der Projektleiter des Unternehmens hatte die bisherigen Notes-Datenbanken selbst entwickelt. Da diese denen der GEDYS IntraWare bereits ähnlich waren, wurde zum einen der Umzug in das neue System technisch vereinfacht, zum anderen konnten sich die Mitarbeiter in den teils gewohnten Strukturen schneller zurechtfinden.

Look & Feel im Corporate Design

Die Webanwendung wurde an das Corporate Design und den Workflow des Unternehmens exakt angepasst und bietet den Anwendern nun eine große Übersichtlichkeit. Beispielsweise lassen sich flexible Listen zur Verbesserung der Darstellungsstruktur einbauen.

Transparenz und Usability sind top

Die individuell konfigurierbare Startseite der mobilen Online-Anwendung sorgt für eine schnelle und einfache Bedienung. So hat jeder Mitarbeiter stets die Informationen bereit, die er für seine tägliche Arbeit benötigt. Freigabedokumente sind zusammengefasst und nach Datum sortiert. Auch die Shortcuts zu den wichtigsten Seiten der App sind in einer geläufigen Darstellung am oberen Seitenrand hinterlegt.

Das Unternehmen profitiert durch die Cloud-Lösung, ausgehend von dem CRM für jede Branche, vor allem von

• Zeitersparnis bei Freigaben für die Manager
• Erleichterung der Zugriffsverwaltung für neue Mitarbeiter und Tochterunternehmen
• hoher Akzeptanz der Anwender durch die ihnen bekannten Designs und Strukturen
• Personalisierung der Inhalte durch den Gestaltungsspielraum der Menüansichten

Als Hersteller von Software für den Roboter-Bereich wurde eine Möglichkeit benötigt, eingehende Fehlermeldungen von Kunden und Änderungswünsche verwalten zu können. Gleichzeitig sollte mit den gelösten Tickets und umgesetzten Änderungswünschen die entsprechenden Software Versionen bzw. Releases dokumentiert werden können.

Service Management

Hier kam das GEDYS IntraWare Service Modul in vollem Umfang zum Einsatz. Die Inventory-Datenbank wurde zur Verwaltung von Versionen und Releases der Software eingesetzt. In der Verknüpfungsansicht „Release“ ist sofort ersichtlich, welche Tickets in das jeweilige Release eingeflossen sind. In der Inventory Datenbank gibt es die Möglichkeit, eine Dokumentation zu einem neuen Software Release zu erzeugen.

Von der Grund- zur Zielversion

Ausgehend von einer Grundversion wird eine Zielversion gewählt. Alle, die neue Zielversion (oder das neue Release) betreffenden Tickets, die bis dahin gelöst wurden, können dem neuen Release zugeordnet werden.

In der Ticketübersicht gibt es eine spezielle Registerkarte, die zum ausgewählten Ticket anzeigt, welche Software Versionen von dem „Fehler“ betroffen sind. Das gewährleistet schnelle Problemlösungen, Entstörungen und einen effizienteren und zufriedenstellenden Arbeitsablauf.

Mangelnde Qualität von Geschäftsinformationen kann hohe Kosten für Unternehmen verursachen und die Kundenbeziehungen beeinträchtigen. Außerdem könnten wichtige strategische Chancen verpasst werden.

Mehr Transparenz gefordert

Aufgrund der zunehmenden Unzufriedenheit bezüglich der Übersicht und Auffindung von Dubletten, wurde ein zentrales CRM System eingerichtet. Für jeden Datentyp existieren häufig verschiedene Datensätze in unterschiedlichen Datenbanken, die aber eigentlich dasselbe Objekt repräsentieren.

Keine doppelten Datensätze trotz unterschiedlicher Quellen

Mit der Datenintegration wurden hier Daten aus verschiedenen Quellen optimiert und miteinander verbunden, um doppelte Datensätze zu vermeiden. Die effektiven Schnittstellen zu Systemen wie SAP erledigen dies über Nacht und konnten so die Datenqualität des Unternehmens erheblich steigern.

Sämtliche Daten auf Knopfdruck

Sobald sich in der zentralen Contacts-Datenbank eine Firma oder ein Kontakt öffnet, entsteht eine automatische Verzweigung des Systems mit den jeweiligen Contacts, sodass dem Nutzer sämtliche relevanten Informationen angezeigt werden. Die Verwendung der zentralen Contacts-Datenbank findet hauptsächlich in der Geschäftsführung statt. (Regelmäßige Umsetzung mit dem CRM für jede Branche)

Kennzahlen und Statistiken für den Vertrieb

Zudem sollten zu allen Käufen die im Unternehmen getätigt werden, eine weitreichende Übersicht von Kennzahlen und Statistiken angelegt und gepflegt werden. Da so ein Vorhaben zeitaufwendig und umständlich ist, sollte auch hier der interne Prozess mithilfe eines CRMs optimiert werden. Dies erfolgt mit den aus dem SAP speziell angefertigten Reports, die in eine eigene Statistik-Datenbank umgewandelt werden. Die erhobenen Daten stehen anschließend der Vertriebsabteilung für weitere Aktionen zur Verfügung.

Bei dem Softwareentwickler begann aufgrund hoher Unzufriedenheit bezüglich ihrer Web-Anwendungen, die Suche nach einem geeigneten CRM-Anbieter. Um Web-Lösungen schnellstmöglich zu generieren, fiel der Entschluss auf die GEDYS IntraWare CRM-Lösung, da das Handling der Anwendung den Bedürfnissen der Anwender sehr entgegenkam.

Fokus Arbeitsschwerpunkte

Durch die anwenderbezogene Workbench-Gestaltung kann jeder User den Fokus auf seine eigenen Arbeitsschwerpunkte legen und ballastfrei arbeiten. Neben dem Handling waren Preis-Leistungsverhältnis und Design ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten der GEDYS IntraWare CRM-Lösung.

Mobiler Zugriff mit Rechtekonzept und Vertriebshierachie

Der Einsatz des GEDYS IntraWare CRM, mit einer Vertriebs-Hierarchie, die auf Basis des Rechtekonzepts des Unternehmens erstellt wurde, ermöglicht den Salespartnern jetzt Einsicht auf relevante Dokumente. Die Salespartner haben so von jedem Standort aus Zugriff auf Kundeninformationen und können diese entsprechend pflegen.

Um ihre Geschäftsanwendungen effektiver zu gestalten, entschied sich die Firma, ihr bisheriges Software-System zu erneuern. Ihr Wunsch lag zum einen in der Anpassung der Mobile-Rich Client / Mobile-Offline App mit kundenspezifischen Daten und zum anderen in der Darstellung der ERP-Daten ohne Nutzung des ERP-Systems, wodurch eine einfache Übersicht von internen Aktivitäten ermöglicht werden sollte.

ERP-Daten mobile dabei – auch offline

Zudem kam verstärkt der Wunsch nach einer Darstellung von ERP- und Inventar-Daten im Mobile-Offline Client auf, sowie die einfache Überwachung von Projektlisten, um unter anderem Absatzprognosen zu kontrollieren. Des Weiteren lag der Fokus auf einer in zwei Bereiche unterteilten Kundenwertanalyse auf ERP-Daten-Basis.

Umsetzung für 30.000 Geräte

Daraus folgte die Anpassung der Mobile-Offline App mit kundenspezifischen Daten und ein Inventory mit über 30.000 Geräten. Außerdem wurden Miet- und Wartungshistorien für Inventory importiert, um eine entsprechende Darstellung der Historien in der Mobile-Offline App anzuzeigen. Durch eine Spaltung in zwei Bereiche ist eine schnelle und unkomplizierte Übersicht von Kundenwertanalysen in der Mobile-Office App abrufbar.

Die Anwendung findet deutschlandweit an sechs Standorten (Eisenach, Erfurt, Göttingen, Kassel, Suhl und Wernigerode) statt und wurde in den Bereichen Vertrieb und Marketing eingeführt.

Das international renommierte Unternehmen im Textilbereich war verstärkt auf der Suche nach einer zentralen Applikation, mit der die Personalabteilung Informationen über den Eintritt, die Änderung und den Austritt eines Mitarbeiters an die zuständigen Bereiche leiten kann. Zusätzlich bestand der Wunsch nach einer Auswahl-Option für Vorgesetzte, die Berechtigungen vorgeben oder Arbeitsmaterial wie Werkzeug und Arbeitskleidung zuweisen kann.

Zentrales Benutzerstammdatenblatt

Durch eine Einführung des CRM-Systems konnten die entsprechenden Abteilungen des Unternehmens darüber informiert werden, entsprechende Ressourcen zu vergeben bzw. auszugeben. Somit können relevante Informationen in einem Benutzerstammdatenblatt hinterlegt werden, sodass zu jedem Zeitpunkt Daten über Berechtigungen bzw. ausgegebene Materialien abrufbar sind. Es wurde ein einmaliger Initial-Import der Benutzer aus einer Excel-Liste durchgeführt.

Der Vertrieb des Zulieferers für Handwerk und Industrie hat sich zur Aufgabe gemacht, seine Kunden in regelmäßigen Abständen vor Ort zu betreuen. Dabei wurden einzelne Prozesse schriftlich dokumentiert und abgeheftet. Mit der Zeit konnten diese Dokumente jedoch nicht mehr ohne aufwendiges Suchen bereitgestellt werden.

Aus diesem Grund kam der Wunsch nach einem CRM-System auf, dass die Auswertungsmöglichkeiten erheblich verbessert, um den Vertrieb zu entlasten. Bei der Einführung des CRMs wurden alle Umsatzfelder inklusive einer komplexen Rabattstaffelung in die App goMobile integriert, sodass die Vertriebsmitarbeiter ihre Kundenprotokolle schnell und einfach verwalten und alle Informationen sofort und überall abrufen können. Durch die Integration der Besuchervorschlagslisten in goMobile, erhält der Vertrieb einen schnellen Überblick darüber, welche Kunden seit längerem Zeitraum nicht mehr besucht wurden. Dies ermöglicht den Vertriebsmitarbeitern in Verbindung mit Google Maps und der Umkreissuche eine schnelle Planung und Durchführung aller Kundenbesuche.

ERP-Daten auf mobilen Endgeräten

Zudem werden alle Angebote und Auftragsbestätigungen aus dem ERP-System an die Vorgangsdatenbanken gesendet und automatisch mit den Kunden verknüpft. So kann der Vertrieb auch unterwegs alle Angebote und Auftragsbestätigungen einsehen, sobald diese vom Innendienst versendet wurden.

Mobiles CRM im Vertrieb

Der Vertrieb ist sehr zufrieden mit dieser Lösung und setzt goMobile täglich bei seinen Kunden ein. Eine typische Umsetzung mit einem CRM für jede Branche.

Das Unternehmen hat viele verschiedene Standorte in ganz Deutschland, aber auch im Ausland. Um die Kommunikation und einzelnen Arbeitsabläufe, die auch länderübergreifend funktionieren müssen, zu optimieren, soll GEDYS IntraWare CRM das bereits vorhandene „selbstgestrickte“ CRM ablösen.

Bisher wird mit einer linearen Mappen-Bearbeitung gearbeitet und die Daten hierfür werden aus verschiedenen Quellen bezogen. In Verbindung mit den Tochtergesellschaften ist es nicht einfach den Überblick zu behalten, da nicht jeder Mitarbeiter an jedem Standort Zugriff auf alle Daten hat. So kann nur schwer nachvollzogen werden, wer, wann, an welchem Dokument gearbeitet hat. Alles in allem also unstrukturiert und nicht optimal für die Zusammenarbeit mehrerer Standorte.

Da sich jetzt zusätzlich erhöhte Anforderungen an die Verarbeitung der Daten ergeben haben (erweiterte Salesprozesse, Vertriebsdaten, Auswertungsmöglichkeiten für Opportunitys), gibt es einen Bedarf für eine einheitlichen Gesamtlösung aller Prozesse. GEDYS IntraWare wird bereits als Datenbank für den Schriftverkehr genutzt und ist somit die erste Wahl für ein komplettes Roll-Out.

Durch die Einführung des CRMs kann nun eine einheitliche Handhabung der Daten, unternehmensweit sichergestellt und etabliert werden. Durch Wiedervorlagen und die Erinnerungsfunktion können keine Termine mehr aus den Augen verloren werden. Das erleichtert die Kommunikation von Unternehmen und ihren Tochterfirmen erheblich. Alle haben Zugriff und Übersicht auf die gleichen Daten in einem einheitlichen CRM-System. Natürlich auch für die Vertriebsabteilung des Unternehmens eine große Erleichterung, denn so kann schnell und einfach auf Kundenanfragen reagiert werden, auch von unterwegs. Vorprogrammierte Workflows machen es leicht nachzuvollziehbar, bei wem ein Arbeitsvorgang hängt. Das schafft Transparenz und Herausforderungen werden schneller gelöst.

Die Pflege und Auswertung der Opportunitys ist ebenfalls eine wichtige Anforderung, denn Zeit ist Geld. Deshalb ist es notwendig, das echtes Potential schnell erkannt wird und man rechtzeitig am Kunden ist. Schließlich wartet der Kunde nicht gerne.

Im Zuge der unternehmensweiten Einführung wird das System auch in englischer Sprache eingeführt, um so die Kommunikation zwischen Deutschland und den Tochterfirmen im Ausland weiter zu vereinfachen.

GEDYS IntraWare hat dem Unternehmen geholfen ihre Daten-Prozesse zu optimieren, die Kommunikation zwischen vielen Standorten zu vereinfachen und den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Unternehmensbeschreibung

Das Unternehmen stellt Maschinen, Prozessstufen oder ganze Fabriken her – seit mehr als 160 Jahren ist sie der Ansprechpartner, wenn es um die industrielle Zuckerherstellung und Raffination geht. Mit den periodischen und kontinuierlichen Zentrifugen erzielt sie auch branchenübergreifend weltweite Erfolge. Die Leistungsvielfalt und hohe Kundenorientierung entlang der gesamten Prozesskette sind Gründe dafür, daß internationale Kunden ihre Projekte von der ersten Ideenskizze bis zur regelmäßigen Optimierung ihrer Maschinen und Anlagen dem Unternehmen anvertrauen.

Zudem bietet die Firma weltweit Ingenieurleistungen an „Made in Germany“. Neben dem Hauptsitz in Deutschland mit etwa 400 Mitarbeitern unterhält das Unternehmen fünf weitere Tochtergesellschaften in Brasilien, China, Russland, Tunesien und in den USA.

Bei der folgenden AG handelt es sich um ein Unternehmen, das seit 1984 im Bereich Consulting und Softwareentwicklung tätig ist und vor allem Banken, Versicherungen und Finanzdienstleister zu seinen Kunden zählt.

Die AG verwendete bereits eine Vielzahl der CRM-Module der GEDYS IntraWare GmbH, unter anderem die Adress- und Vorgangsverwaltung sowie Forecast und Angebotswesen, auch für mobile Geräte.

Da sich die Firmenanforderungen verändert hatten, wurde nun der Prozess der Verkaufschancenbewertung auf Wunsch individuell angepasst und die sogenannte SCOTSMAN-Methode in das GEDYS IntraWare CRM integriert. Diese Methode ermöglicht eine fragengestützte, automatisierte Berechnung für die Chancen zu einem erfolgreichen Verkauf. Dadurch werden auch detailliertere Informationen darüber geliefert, in welchen Bereichen noch Optimierungspotenzial besteht.

Die SCOTSMAN-Methode basiert auf acht Aspekten zur Qualfizierung von Leads und umreißt Fragen, die sich Vertriebsmitarbeiter stellen sollten, ehe sie Zeit und Ressourcen in einen potenziellen Kunden investieren:

• Solution
• Competition
• Originality
• Timescale
• Size
• Money
• Authority
• Need

Dank der hohen Flexibilität unseres Services hinsichtlich Anpassungen und den Einsatz unserer Produkte konnte der Vertrieb des Unternehmens seine Erfolgsrate deutlich steigern.

Unternehmensbeschreibung

Das Unternehmen besteht seit 1984 in der Consulting- und Software-Branche. Die über 500 Mitarbeiter der Aktiengesellschaft in Familienbesitz arbeiten an sechs Standorten in Deutschland, zwei Standorten in der Schweiz und einem in Frankreich (Paris).

Das Unternehmen entschied sich, für die Zukunft die bestehende Software durch eine moderne CRM-Software zu ersetzen, weil sich die Ansprüche der Organisation stark verändert hatten. Das System sollte einfach zu handhaben sein und die Bearbeitungszeiten verkürzen.

Die Organisation verfügte über ein altes Adresssystem, das für die Bearbeitung Ihrer Kunden (Pensionskassen in der Schweiz mit Einlagen in Höhe von mehrstelligen Millionen CHF) nicht mehr angemessen war. Das alte System war für die Belange des Unternehmens immer wieder angepasst und verändert worden und am Ende für die reibungslose Bearbeitung zu kompliziert.

Ziel war die Einführung eines CRM-Systems, mit dem Aktivitäten und Vorgänge zu Firmen und deren Ansprechpartnern abgelegt werden können. Wichtig hierbei war auch, daß die Zuständigkeiten (Betreuer) transparent abgebildet werden. Zudem sollte die doppelte Pflege von Adressen weitestgehend vermieden werden.

Es wurde großen Wert auf die strukturierte und dadurch vereinheitlichte Vorgehensweise bei der täglichen Arbeit gelegt. Diese ist im GEDYS IntraWare CRM gegeben durch gemeinsame Terminkalender, einheitliche Workflows sowie eine umfassende Übersicht von Kontakten und Verträgen für alle Mitarbeiter. So wird auch eine schnellere, effektivere Abwicklung von Geschäftsprozessen und eine höhere Transparenz für alle Beteiligten ermöglicht.

Zeitersparnis war ein weiterer ausschlaggebender Faktor, denn den Mitarbeitern wird der gesamte Arbeitsprozess erleichtert und vereinfacht. Eingesparte Zeit kann nun sinnvoll in andere Prozesse investiert werden.

Unternehmensbeschreibung

Die Non-Profit-Organisation ist in der Schweiz ansässig. Dabei steht die Verwaltung von gut diversifizierten Kollektivanlagen von hoher Qualität im Vordergrund. Sie verwaltet für über 500 private und öffentlich-rechtliche Vorsorgeeinrichtungen in der ganzen Schweiz Vorsorgegelder im Umfang von über CHF 7.3 Mrd.

Das Unternehmen arbeitete bislang ausschließlich mit der Software SoftM als ERP-System. Dieses System bot dem Außendienst keine Applikation mit Offline-Nutzung an. Als neues System wurde daher GEDYS IntraWare CRM als optimales Kundenmanagement-System ausgewählt. Nun kann schnell und unkompliziert auch offline gearbeitet werden.

Innerhalb des CRM-Projektes erfolgte zudem eine Implementierung der ERP-Schnittstellen via PUMP ASCII und Web-Service und es wurden Statistik-Informationen für die jeweiligen Mitarbeiter importiert. Die Anwendung GEDYS IntraWare CRM ist jetzt deutschlandweit mit dem Außendienst im Einsatz.

Unternehmensbeschreibung

Das deutsche Gewürzunternehmen beschäftigt über 900 Mitarbeiter und ist mit sieben Produktionsstätten in Europa vertreten. Über 40.000 Tonnen werden an unterschiedlichsten Lebensmittelinhalts- und Zusatzstoffen pro Jahr produziert. Das Unternehmen hat einen Jahresumsatz von 180 Millionen Euro.

Unser Kunde, seit über 35 Jahren Dienstleister für internationale Speditions- und Zollabwicklung, entschied sich, für eine Vergrößerung des Anwenderkreises ihr bestehendes GEDYS Intraware CRM zu erweitern, da sie sehr zufrieden mit dem System und der Zusammenarbeit mit der GEDYS IntraWare GmbH waren.

Das CRM wurde dazu um das Modul Tach‘les erweitert. Die Besonderheit bei der Einführung war, den Baustein ohne Projektmanager und Aufwandserfassung zu integrieren. Lediglich die Rechnungen sollten über das Tach’les-System erfasst und verarbeitet werden. Die Übergabe der Buchungen an ein externes System erfolgt anschließend.

Eine Spezialität: die Lösung für Splittbuchungen

In unserem CRM wird für jede Einzelsplittung ein Dialog aufgerufen. Das gewählte Sachkonto, der Kostenträger und die Kostenstelle werden automatisch mit einem verfügbaren Wert vorbelegt und in den verfügbaren Werten angezeigt. Über eine Auswahlbox kann jeder Wert von einem Mitarbeiter geändert werden. Der neue Splitt-Satz wird dann über den OK-Button in die Positionsliste übernommen.

Wurden alle Positionen korrekt gesplittet, werden nach Anklicken des OK-Schalters alle gewählten Buchungssätze erzeugt.

Die Buchungssätze werden dabei zuerst in der Rechnung selbst hinterlegt. Damit lässt sich eine vorgenommene Splitt-Buchung wieder aufrufen, sollte etwas nicht korrekt sein oder geändert werden.

Nachts läuft ein Agent, der die neuen Buchungssätze aus der Rechnung in die tatsächliche Transferdatei überführt und die Rechnung als „gebucht“ markiert, sodass eine nachträgliche Änderung der Splitt-Buchung nicht mehr vorgenommen werden kann.

Wird die Buchung vom Administrator wieder zurückgesetzt, kann eine Korrektur der Buchung nochmals erfolgen. Durch die eindeutige Rechnungsnummer kann das Buchungssystem erkennen, dass die Buchung bereits einmal erfolgt ist und diese rückgängig machen bzw. die neuen überarbeiteten Werte übernehmen.

Unternehmensbeschreibung

Bei dem beschriebenen Unternehmen handelt es sich um ein Softwarehaus, das seit über 35 Jahren am Markt etabliert ist. Es bietet digitale Lösungen für die internationale Speditions- & Zollabwicklung und das Supply Chain Management an. Der Hauptsitz ist in Hamburg, weitere Büros sind in Bremen, Frankfurt, Freiburg und Eindhoven.

In diesem Projekt sollten alle bestehenden Gesellschaften eines Unternehmens auf GEDYS IntraWare CRM migriert werden. Einige Gesellschaften nutzen bereits unser CRM, alle anderen arbeiteten mit dem CRM-System Maximizer, das nun von GEDYS IntraWare CRM abgelöst wurde.

Im Vorfeld wurden viele Remote Sessions abgehalten, um Funktionalitäten des bestehenden CRMs kennenzulernen und in das GEDYS IntraWare CRM zu übernehmen. Hauptthema war dabei die Datenübernahme aus dem alten CRM. Zukünftig sollten möglichst alle Vorgänge des Unternehmens in einem CRM-System transparent abgebildet sein.

Im Zuge der Einführung wurden alle Adressen des alten CRMs in das neue CRM importiert. Ebenso die Verkaufschancen. E-Mails, Informationen, Attachements und Notizen wurden als Vorgänge in ein Archiv migriert und dieses Archiv in das GEDYS IntraWare CRM eingebunden. Somit konnten die Benutzer nach der Migration, direkt mit dem bestehenden Datenbestand weiterarbeiten – nun aber mit mehr Möglichkeiten, die das Add-in BusinessMail in unserem CRMs bietet.

Bei diesem Projekt war die Besonderheit, dass alle Anwender bereits mit dem Grundgedanken eines CRMs vertraut waren. So konnte schon beim Projektstart intensiv mit den Mitarbeitern zusammengearbeitet werden, um das GEDYS IntraWare CRM möglichst passgenau auf alle Anforderungen zu zuschneidern.

Das GEDYS IntraWare-CRM wurde außerdem für Kanada auf Französisch übersetzt, damit die Gesellschaften dort mit der gleichen Anwendung arbeiten und uneingeschränkt mit den Standorten in Deutschland kommunizieren können.