Veranstaltungen planen

18.11.15 von Carina

Veranstaltungen planen – eine kleine Checkliste

Veranstaltungen planen: wer stand nicht schon einmal vor dieser Aufgabe? Eine Veranstaltung erfolgreich zu planen und umzusetzen ist kein einfaches Unterfangen. Viele Punkte müssen beachtet und berücksichtigt werden. Mit dieser Checkliste erhalten Sie eine Hilfestellung für die Planung.

1. Wo und wann soll die Veranstaltung stattfinden?

Einer der wichtigsten Punkte ist erst einmal, wo die Veranstaltung überhaupt stattfinden sollte. Dies hängt natürlich davon ab was für eine Veranstaltung es ist und wen Sie ansprechen wollen. Zum Beispiel potenzielle Kunden, Kollegen, Mitarbeiter, Geschäftspartner etc.

Dann sind natürlich auch die räumlichen Kapazitäten von Wichtigkeit. Dazu sollten Sie sich früh Gedanken machen, wie viele Teilnehmer für die Veranstaltung geplant werden sollen. Die Dimensionen sind unterschiedlich. Ob es nun eine kleine Informationsveranstaltung für bestehende Kunden ist oder eine „Kunden-Gewinnungs-Veranstaltung“ bei der so viele potenzielle Käufer wie möglich erscheinen sollen. Hiernach richtet sich dann auch die Größe des Veranstaltungsraumes. Hier sollte man zuerst die eigenen räumlichen Kapazitäten prüfen bzw. Räumlichkeiten zur Verfügung stellen bevor Sie sich dafür entscheiden externe Räumlichkeiten zu buchen. Dies können zum Beispiel Hotels, Schulungszentren oder Volkshochschulen sein.

2. Eine Veranstaltung planen – mit Catering oder ohne?

Natürlich ist es für den Besucher einer Veranstaltung immer lohnenswerter, wenn es auch etwas für das leibliche Wohl gibt. Ob es nun Kaffee und Kuchen ist oder ob man seine Besucher zu einem gemeinsamen Business Frühstück einlädt. Bei einer Veranstaltung die über einen ganzen Tag läuft, ist eine Mahlzeit schon fast unabdingbar. Sinnvoll ist es, Angebote von verschiedenen Caterern einzuholen und zu vergleichen. Bedenken Sie auch das sich unter den Teilnehmern z.B Vegetarier befinden können.

3. Müssen Übernachtungsmöglichkeiten für die Veranstaltungsgäste geplant werden?

Auch ein wichtiger Punkt, der bei der Planung einer Veranstaltung berücksichtigt werden muss. So können Sie dafür sorgen das auch Besucher von weiter weggelegenen Orten zu Ihrer Veranstaltung kommen, die sonst wohl abgesagt hätten. Dies ist bei einer mehrtägigen Veranstaltung mit Anreise natürlich selbstverständlich.

4. Das Programm der Veranstaltung planen

Das Programm einer Veranstaltung richtet sich natürlich nach der Art der Veranstaltung. Wer übernimmt die Vorträge? Eigene Mitarbeiter oder bekannte Redner? Diese Fragen sollten Sie rechtzeitig klären. Wichtig ist auch, den Teilnehmern im Vorfeld eine Programmübersicht zu schicken, damit diese sich auf die Agenda vorbereiten können. Auch sollten Sie beachten, dass Sie genügend Raum für Pausen schaffen, (zum Essen, Kontakte knüpfen etc.) damit z.B. eine Ganztagesveranstaltung nicht zur Tortur wird.

Veranstaltung planen

5. Werbung für Ihre Veranstaltung

Wie verschaffen Sie Ihrer Veranstaltung die richtige Aufmerksamkeit? Inserieren Sie in Magazinen, die für Ihre Branche relevant sind oder verschicken Sie z.B die Einladung über ein Mailing. Auch in den verschiedensten Online Medien wie Facebook oder anderen Social Media Kanälen sollten Sie Ihre Veranstaltung streuen. Natürlich können Sie auch über traditionellere Wege zu Ihrer Veranstaltung einladen, wie z.B über Briefe oder Postkarten.

6. Die Kosten der Veranstaltung

Ein Überblick über die Finanzen ist immer wichtig. Ob es die Werbung für das Event, das Catering oder die Kosten der Veranstaltungsräumlichkeiten sind: Ein Finanzplan ist wichtig. Legen Sie ein maximales Budget fest und bauen Sie Ihre Planung darauf auf. Sollten einige Punkte mit dem festgelegten Budget nicht funktionieren, kann man es nachträglich immer noch anpassen. So haben Sie aber stets den Überblick, damit keine unerwarteten Kosten auf Sie zukommen.

7. Aufgaben und Zuständigkeiten für die Veranstaltung abstimmen

Damit Ihre Veranstaltung nicht ein großes Tohuwabohu wird und jeder Mitarbeiter weiß, was er zu tun hat, ist es wichtig einen Projektplan mit Terminen und Verantwortlichkeiten aufzustellen. Hier können selbst kleinste Tätigkeiten festgehalten, verteilt und beschrieben werden, sodass ein geregelter Ablauf gewährleistet werden kann.

Hilfe beim Veranstaltungen planen

Sie mögen jetzt denken, dass um all diese Punkte zu berücksichtigen und zu dokumentieren, wohl ein Haufen Papierkram nötig ist. Wie lässt sich das alles unter einen Hut bringen?

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