Urlaubsübergabe
ohne Chaos

04.07.18 von Sabine

Hilfe! Urlaubszeit! Software für eine Urlaubsübergabe ohne Chaos.

Ich freue mich auf den Urlaub. Nur Sonne, Wasser und Laissez-fair. Eine sehr gute Zeit für mich. Aber wie mache ich die Urlaubsübergabe und die Aufgabenliste für meine Vertretung nicht zu stressig? Im Internet finden sich dazu einige Artikel. Aber Formulierung wie Ablage auf- und Übergabemappe erstellen befremden mich immer ein wenig. Arbeite ich doch täglich mit unserem CRM-System. Trotzdem ich brauche einen Plan. Und den probiere ich dieses Jahr auch bestimmt mal aus. (Das Resultat findet sich dann Anfang September im Anhang zu diesem Blog-Artikel)

1. Wann ist der Urlaub? Unsere Urlaubsverwaltung und ich wissen es.

Aber alle anderen? Ich kündige meinen Urlaub also möglichst 2-3 Wochen vorher bei Kollegen und Ansprechpartner an, mit denen ich im Gespräch bin. Im unternehmensweitem Kalender ist er mit Freigabe des Urlaubes bereits automatisch eingetragen. Also werden die Kollegen in dieser Zeit nicht mit mir Meetings und Projekte planen.

2. Welche Daten benötigt meine Kollegin zur Vertretung? Alles im CRM.

  • Aktuelle Projekte mit Aufgaben und Terminen (Hintergrundinformationen in der elektronische Projektakten)
  • Passwörter / Zugänge (Leseberechtigung auf bestimmte Dokumente)
  • Checkliste für tägliche Aufgaben (Stelle ich über Schedule in ihren Kalender ein.)
  • Termine und Kontaktdaten (Vollständige Historie in der elektronischen Akte inkl. Kalendereinträge und Prioritäten zu Aufgaben)
  • Telefonnotizen für Anrufe in meiner Abwesenheit (Anruferkennung und Formular erscheint automatisches bei Anrufen)

Kaum zu glauben? Mein Schreibtisch ist immer kreativ unordentlich, aber alle Informationen, Vorgänge, Projekte, etc. lege ich im CRM ab. Dafür liebe ich Business Mail. Ich erstelle damit täglich neue Kontakte und lege die Kommunikation passend zu Firmen, Personen und Projekten ab – direkt aus meiner Mailbox. Es gibt mir das Gefühl kein Chaot mehr zu sein.

3. Sind die Zuständigkeiten eindeutig geklärt? Ein Muss.

Ansonsten bleiben viele Aufgaben liegen, weil keiner so richtig weiß wer….
Natürlich spreche ich mit meiner Kollegin darüber welche Verantwortung sie dann trägt. Oder es ist besser die Aufgaben gleich auf mehrere Kolleginnen zu verteilen. Für die Workflows ist die Vertretungsregelung bereits im CRM eingestellt.

4. Wann ist der passende Termin für die Urlaubsübergabe? Nicht am letzten Tag.

Das habe ich in der Vergangenheit schon gemerkt. Das ist Stress pur und immer wieder leiden Übergaben am Zeitmangel, weil doch noch einiges zu tun ist.
Aber diesmal lade ich zum Meeting bereits 2-3 Tage vorher ein und bespreche alles in Ruhe. Ich vergebe eindeutige Prioritäten und spreche evtl. Fettnäpfchen an. Inklusive von Plan-B-Szenarien, wenn etwas nicht wie geplant machbar ist. Fragen kann meine Kollegin noch stellen bis ich in den Urlaub gehe.
Das Übergabegespräch halte ich in einem Besprechungsprotokoll mit Links zu den weiterführenden Informationen fest. Ggf. immer um die Antworten erweitert. Es ist dann auch im CRM gespeichert.

5. Was ist am letzten Tag für einen stressfreien Urlaub noch zu tun? Tschüss sagen.

Ich erstelle mir eine ToDo-Liste für die Zeit nach dem Urlaub. Sie erleichtert mir den Einstieg.
Und zum Rückübergabe-Termin lade ich auch gleich noch ein. Darauf freut sich meine Kollegin bestimmt. Noch die Abwesenheitsnotiz in meiner Mailbox einstellen. Das Telefon umleiten. Schreibtisch aufräumen.

Und Tschüss.

Urlaubsübergabe

Ein Königreich für ’nen mobilen Arbeitsplatz!

In der Vergangenheit kam es auch schon mal vor, dass ich etwas vergessen hatte. Anrufen? Schreiben? Hoffen, dass es gut geht? Meine Gedanken kreisten nur noch darum. Der Urlaub hatte so nicht den erhofften Erholungswert.
Oder Kollegen benötigten dringend ein Dokument, gefühlt von vor ur-langer Zeit. Da musste ich ganz schön im Gedächtnis kramen, um den richtigen Hinweis zu geben. Der neuen Mobilität sei Dank passiert mir das heute nicht mehr. Ob Internet-Café oder aber mein Büro auf dem Handy – die fehlenden Daten wechseln sicher zu meiner Urlaubsvertretung.

Und jetzt teste ich, ob ich meine Kolleginnen so begeistern kann.

Sie denken, ich will nur unser CRM-System an den Mann bringen? Stimmt. Das ist meine Aufgabe im Marketing.
Aber die Begeisterung ist echt. Ich bin kein Chaot – mehr. 🙂

Sabine, Marketing & Kommunikation.