Projekt Management

28.01.16 von Carina

Projektmanagement – mit Systematik zum Ziel

Beim Projektmanagement geht es vor allem um die Abstimmung aller Vorgänge, die während eines Projektablaufs auf ein Unternehmen zukommen. Das Projekt wird so gegliedert, dass ein systematisches Vorgehen möglich ist und die Planung und Überwachung einzelner Abläufe einfacher wird.

Projektmanagement umfasst die Führung und Koordination in sämtlichen Bereichen des Projekts, das heißt, die Definition, Planung, Steuerung und das Erreichen der angestrebten Ziele. Durch professionelles Projektmanagement werden Projektorganisation und Teamarbeit gleichermaßen optimiert und so das zielorientierte und effektive Arbeiten gefördert. Projektmanagement lässt sich in fünf Phasen gliedern.

Projektmanagement – die 5 Phasen

  • 1. Definition: Das Projekt wird analysiert, Ziele werden gesetzt (Sach-, Termin-, Kostenziele), Handlungs- und Verantwortungsbereiche werden festgelegt, benötigte Ressourcen werden ermittelt.
  • 2. Planung: Nach der Erteilung eines Auftrags werden Projektleiter und Team bestimmt.
  • 3. Feinplanung: Das Projekt wird in Teilprojekte unterteilt und Arbeitsschritte werden festgelegt. Das Ende einer Teileinheit wird Meilenstein genannt. Eine genaue Planung der Ressourcen und ein Kostenplan entstehen.
  • 4. Durchführung: Der Projektleiter überwacht den Verlauf, bei allen Abweichungen muss der Projektplan überarbeitet und kontrolliert werden.
  • 5. Abschluss: Nach der Abnahme des Endergebnisses wird der gesamte Projektablauf analysiert und geprüft, zum Beispiel werden Punkte betrachtet wie: Ablaufgestaltung, Planung und Konfliktlösung. Durch genaue Beobachtung beim Projektabschluss kann so der nächste Projektablauf optimiert werden.

Bei einem großen Projekt sind vor allem Transparenz und Kommunikation im Team besonders wichtig, da es nur so zu einem planvollen Ablauf und zur gemeinsamen Zielerreichung kommt.

Softwaregestütztes Projektmanagement

In vielen Unternehmen laufen viele mehr oder weniger komplexe Projekte gleichzeitig.
Herausforderung ist, die Projekte hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität erfolgreich zu managen.
Typische Schwierigkeiten, die Projektleiter haben:

  • Kein standardisiertes Vorgehen im Unternehmen
  • Keine zentrale Ablage für Informationen
  • Keine Dokumentation der Kommunikation / Korrespondenz innerhalb des Projektes
  • Kein Werkzeug für das Multi-Projektmanagement
  • Keine Übersicht über freie Ressourcen
  • Fehlende Rückmeldungen

Um diese Lücken zu schließen, gibt es Software, die das Projektmanagement unterstützt.

Projektmanagement

Projektmanagement mit GEDYS IntraWare Project

GEDYS IntraWare Project unterstützt den Projektleiter und die Projektmitarbeiter während des gesamten Projektablaufs. Als durchgängige Lösung für alle Beteiligten des Projektprozesses verkürzt Project Durchlaufzeiten, erhöht die Ergebnisqualität und schafft schnell Transparenz.

  • Standard: Mit der Projektakte gibt es einen Standard für die Erfassung der Projektinhalte, Ziele, Terminplanung, Ressourcenplanung und aller wichtigen Informationen zum Projekt, der unternehmensweit genutzt werden kann.
  • Zentrale Ablage: Beliebige Dokumente können mit der Projektakte zentral für alle Projektmitarbeiter bereitgestellt werden.
  • Die gesamte Kommunikation aus dem CRM-System z.B. mit Vertrieb, Marketing und Service kann direkt im Projekt eingesehen werden.
  • Das Gantt-Diagramm gibt sofort Aufschluss über die Projektsituation – auch für viele verschiedene Projekte. Und die Fortschrittsanzeige mit Ampelsystem hilft dem Projektleiter, Verzögerungen zu vermeiden
  • Spezielle Auslastungsübersichten helfen, Mitarbeiterressourcen perfekt zu planen und decken Engpässe frühzeitig auf.
  • Die Projektmitarbeiter unterstützt Project wirksam bei der täglichen Arbeit dank aufgabenorientierter Sicht auf die eigenen Todos und Aktivitäten. Die Integration der Aufgaben in den eigenen Terminkalender sowie integrierte Rückmeldungen erleichtern die Zusammenarbeit.
  • Auch für Controller arbeiten mit Project leichter: in grafischen oder tabellarischen Berichten stellen sie Plan- und Ist-Kosten gegenüber, um einen Überblick über die Kostensituation des Projektes zu erhalten.

Mehr Informationen zu Projektmanagement mit GEDYS IntraWare Project finden Sie hier.

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