Lotus Notes

02.03.16 von Carina

Lotus Notes – was ist das?

Lotus Notes ist ein von IBM entwickeltes dokumentorientiertes, verteiltes Datenbanksystem mit einer sehr engen E-Mail-Integration. Das bereits 1989 entwickelte – und seitdem dem technischen Wandel immer wieder angepasste – Groupware- und Social-Business-Programm dient der Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über eine räumliche oder zeitliche Distanz hinweg. Für die meisten Nutzer ist es vorrangig ein Software-Client für E-Mail. Dies ist allerdings nicht die größte Stärke von Lotus Notes: Es ist eine Desktop Application, die Datenbanken organisiert und dem Nutzer präsentiert. Die Datenbank selbst kann dabei individuell verändert werden.

Lotus Notes: Knotenpunkt fürs Business

Notes kann als Knotenpunkt für Geschäftsabwicklungen betrachtet werden, denn es enthält neben E-Mailing auch Komponenten wie Kalender und Planer, Adressbuch, Datenbanken, Web Server und lässt Freiraum für eigene Programmierungen. Außerdem integriert Lotus Notes Messaging, Geschäftsanwendungen und Social Collaboration in einem Arbeitsbereich.

Die Software unterstützt den User durch orts- und zeitunabhängiges Arbeiten und einen weltweiten Wirkungskreis mit zentralem Zugriff auf Geschäftsinformationen.

Von Notes zu IBM

Lotus Notes wurde Anfang der 1970er Jahre von David Woolley und seinem Team – zunächst als Message-Board-Anwendung – entwickelt. Der Name Notes kam dadurch zustande, dass das Programm Notizzettel nachgebildet hat.
Im Jahre 1984 haben drei Absolventen des Computer Education Research Laboratory (CERL) das Unternehmen Iris Associates in Boston gegründet. Obwohl das Unternehmen relativ klein war, hatte es gute Beziehungen zum Unternehmen Lotus, denn einer der Gründer von Iris Associates hatte maßgeblich am Programm Lotus Symphony mitgewirkt.
Bereits 1985 gab es eine windowsfähige Version von Notes. Damit gilt es als eine der ersten Anwendungen, die auf Windows liefen. Drei Jahre später wurde das Unternehmen Iris Associations von Lotus aufgekauft. Bis zum Jahr 1991 war Lotus Notes jedoch noch nicht offiziell erhältlich und wurde zunächst nur für unternehmensinterne Projekte eingesetzt.
Fünf Jahre Später, im Jahr 1996, wurde Lotus dann von IBM übernommen. Im März 2013 wurde Lotus Notes mit der Version 9 zu IBM Notes umbenannt.

Lotus Notes

Abgrenzung zu anderen Groupware-Plattformen

IBM Notes kann nicht als reine Groupware-Plattform betrachtet werden. Im Gegensatz zu anderen Groupware-Plattformen grenzt sich Lotus Notes nämlich durch folgende Merkmale ab:

  • enge E-Mail-Integration in einem dokumentorientierten Datenbanksystem sowie einer integrierten Benutzerverwaltung und zahlreichen Services wie z.B. HTTPS, SMTP, LDAP, POP3, RSS, etc.
  • Durch die integrierte Public-Key-Infrastruktur kann es digitale Zertifikate anfertigen, verteilen und überprüfen
  • Rapid Application Development & Deployment, was zu geringem Aufwand für die Entwicklung und Wartung von Anwendungen führt
  • Replikation von Notes-Datenbanken zwischen Servern und zwischen Notes-Client und Domino-Server, wobei verschiedene Instanzen einer verteilten Datenbank automatisch abgeglichen werden
  • Volle Offline-Funktionalität: Eine Lotus Notes Anwendung kann auch dann betrieben werden, wenn keine Verbindung zu einem Server besteht.

Datenbanken von IBM Notes

Anders als relationale Datenbanken sind die Datenbanken von IBM Notes dokumentbasiert – so folgt es einem Dokument- und nicht einem Datensatzmodell. Dokumente können dabei eine hierarchische Ordnung zueinander haben, müssen dies aber nicht. Die Relationen in Lotus Notes Datenbanken werden programmatisch hergestellt.

Funktionsweise der Datenbanken

Daten und Gestaltungselemente werden in Form von Dokumenten abgelegt, die alle eine eindeutige ID haben. Zum Anzeigen oder zum Ändern der Dateninhalte der Dokumente werden Masken benutzt, welche den Vorteil haben, dass sie frei bearbeitet und gestaltet werden können. In Ansichten oder Ordnern können Dokumente aus den Daten gefiltert werden. Das Finden von Inhalten und Anhängen innerhalb einer Datenbank erfolgt über die integrierte Volltextsuche.
Die Dateinamen der Lotus-Notes-Datenbanken enden mit .nsf, was „Notes storage facility“ bedeutet. Datenbankvorlagen hingegen enden mit .ntf („Notes template file“).
Eine Datenbank hat unterschiedliche Identifikationsmerkmale wie den Dateinamen, den Datenbanktitel, die Replik-ID und den Template-Namen.
Dadurch, dass Lotus Notes Dokumente nicht an Datenbanktabellen gebunden sind, können sie beliebige Felder enthalten. Ändert man das Masken- oder Ansichtenlayout, entstehen keine Auswirkungen auf bereits gespeicherte Daten.
Lotus Notes Datenbanken unterstützen zudem RichText als Feldtyp. In diesen können formatierter Text, Dateianhänge oder eingebettete Objekte wie Bilder gespeichert werden.

Zusatzwerkzeuge für Lotus Notes

Für Lotus Notes gibt es ein Spektrum an Zusatzwerkzeugen. Diese bieten dem Nutzer in vielen Bereichen Unterstützung in seinem Arbeitsalltag. Vor allem für das Management von E-Mails gibt es besonders viele Lösungen. Doch auch Verknüpfungen mit anderen Bereichen wurden entwickelt: Von Reisekosten-, über Projekt- bis hin zum Kundenbeziehungsmanagement lassen sich vielfältige Tätigkeiten mit Lotus Notes Zusatzmodulen abbilden. GEDYS IntraWare stellt als einer der wenigen Anbieter am Markt Zusatz-Software für Lotus Notes her: es gibt Module für verschiedene Unternehmensbereiche, beispielsweise den Service, den Vertrieb oder das Marketing. Außerdem bietet GEDYS IntraWare auch Produkte allgemein zur Adressverwaltung (Contacts), zur Termin- & Aufgabenverwaltung und für das Projektmanagement an.
Dabei integriert sich die Software nahtlos in die bestehende Lotus Notes Infrastruktur und schafft so einen echten Mehrwert, da ohne dass ein Wechsel zwischen CRM und Lotus Notes notwendig ist, in der bekannten Umgebung gearbeitet werden kann.

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