Email SAP Outlook

02.11.15 von Pia

E-Mail Integration mit Microsoft Outlook

Email: SAP & Outlook ist bei vielen Unternehmen mit SAP ein Dauerthema mit großem Optimierungspotential. Die E-Mail Funktion ist im Tagesgeschäft das am meisten genutzte Medium für die Kommunikation. Die Anzahl der Emails, die wir alle täglich erhalten, wächst: 2014 waren es weltweit 196,3 Milliarden. 2019 werden es schon 236,5 Milliarden sein nach einer Prognose von Statista aus dem Jahr 2015.

Deshalb stellen sich viele die Frage, wie kann man die vielen Email Anfragen besser managen? Ein gutes Beispiel liefert Overlack mit der E-Mail Integration für Outlook. Das Unternehmen suchte nach einem Weg, endlich eine Schnittstelle zwischen MS Outlook und SAP zu schaffen.

Optimierungziel Email: SAP & Outlook – zwei Welten im Tagesgeschäft verbinden

Das Unternehmen Overlack bekommt pro Mitarbeiter im Vertrieb täglich viele Anfragen zu Vorgängen im SAP System, zum Beispiel zu Aufträgen oder Rechnungen per Email . Bisher war die Bearbeitung der Anfragen sehr zeitaufwändig, denn bis die Email im Outlook gelesen und die richtige SAP Transaktion geöffnet war, brauchte es 5 Arbeitsschritte.

Die Integration von Outlook Email und SAP

Das Unternehmen entschied sich, Business Mail 4 SAP® einzusetzen, ein Addon für die Mailbox, das Outlook und SAP verbindet. Dieses lässt sich einfach von jedem Anwender selbst installieren, oder zentral vom Admin bereitstellen. Die Aufgabe, Outlook und SAP zu verbinden, erfüllt Business Mail® für beliebige Business Objekte.

Das Addon ist direkt in der Outlook Email Ansicht eingebunden und zeigt jedem Anwender in einem eigenen Bereich die Stammdaten (Firma und Kontakt) zum Absender einer Email. Und genauso die entsprechenden SAP Vorgänge, die dem Absender der Email zugeordnet sind.

Mit einem einzigen Klick gelangt jeder SAP Nutzer so aus MS Outlook in den zur Anfrage passenden SAP-Vorgang und kann diesen bearbeiten. Beispielsweise Kontaktdaten oder Bestellmengen aktualisieren oder Rückmeldung zur Rechnungsstellung geben. Bei Overlack spart diese Integration von Outlook Email und SAP pro Vorgang 3 Minuten. Bei 10 Anfragen pro Mitarbeiter ist das schon eine halbe Stunde pro Mitarbeiter.

Email SAP Outlook

Einfach E-Mails von Microsoft Outlook nach SAP übertragen

Auch die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern will gut dokumentiert sein. Nichts ist ärgerlicher, als wenn z.B. eine Auftragsmenge auf Wunsch des Kunden im SAP erhöht wird, die entsprechende Email zum Nachweis aber nicht mehr auffindbar ist und es zu Unstimmigkeiten mit dem Kunden kommt. Dieses Problem wird durch BusinessMail 4 SAP® ebenfalls gelöst.
Die Anwender öffnen Ihre E-Mails in Outlook und mit einem Klick kann die Email direkt aus Outlook in SAP dokumentiert werden.

Mehr Informationen zur Outlook Email Integration

Das klingt alles gut und Sie möchten mehr über die SAP Integration mit Microsoft Outlook wissen?
Kontaktieren Sie uns für eine Web-Demo und weitere Informationen. Das Plug-In steht sowohl für Microsoft Outlook® 2007 als auch für Microsoft Outlook® 2010 zur Verfügung. Mehr zu den Themen Email SAP Outlook