E-Mail Flut

19.04.16 von Carina

E-Mail Flut: 269 Milliarden E-Mails pro Tag

E-Mail Flut erreicht neue Höchstwerte: laut einer Schätzung von Statista werden im Jahr 2017 täglich 269 Milliarden E-Mails versendet und empfangen. Diese E-Mail Flut betrifft vor allem berufstätige Personen, denn 116 Milliarden E-Mails drehen sich um geschäftliche Angelegenheiten. Gerade Top-Entscheider müssen durch die vielen zu beantwortenden E-Mails einen erheblichen Zeitverlust hinnehmen. Nicht nur die hohe Anzahl der Mails, sondern auch die Art und Weise der Kommunikation führen dabei zu einem Effizienzverlust.
Woran Sie erkennen können, ob Sie zu viele E-Mails schreiben und empfangen, wie Sie der E-Mail Flut entgegenwirken und die E-Mail-Nutzung effizienter gestalten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Hat die E-Mail Flut Sie bereits erfasst?

Ob Sie zu viel Zeit und Aufwand in Ihr E-Mailing investieren, erkennen Sie, wenn Sie mehrere dieser Fragen mit ja beantworten können:

  • Sie haben das Gefühl, Zeit mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails zu verschwenden, weil Sie wichtigere Sachen dafür vernachlässigen?
  • Durch E-Mails dauern Ihre Geschäftsvorfälle teilweise länger als notwendig?
  • Sie haben das Gefühl, stets erreichbar sein zu müssen?
  • In Ihrer E-Mail-Kommunikation treten häufig Missverständnisse auf, weil Sie und der Kunde zu wenig Informationen übereinander haben?
  • Sie betrachten viele Kunden-Anliegen als Einzelfall anstatt organisierte Prozesse zu nutzen?
  • Sie erhalten häufig weitergeleitete Mails oder leiten selbst E-Mails weiter?
  • Sie finden Sich häufig in CC: wieder?

Wie bewältigt man die E-Mail-Belastung?

Die einfachste Möglichkeit, sich von dem Zeit- und Effizienzdieb E-Mailing zu distanzieren, ist das reduzierte Prüfen des Posteingangs: So könnten Sie beispielsweise nur noch 3 Mal am Tag zu festen Zeiten Ihre E-Mails überprüfen.

Da wichtige E-Mails jedoch häufig schnell beantwortet werden müssen und das seltene Antworten bei ineffizienter Kommunikation den Mailingprozess unnötig verlängert, gibt es förderliche Tools:

Diese helfen Ihnen zum einen, Zeit für das Verfassen von E-Mails zu sparen und unterstützen Sie zum anderen so, dass Ihnen relevante Informationen zum Mail-Empfänger übersichtlich vorliegen und Sie keine zusätzliche Recherchearbeit leisten müssen.

E-Mail Flut

Kontrollieren Sie die E-Mail Flut mit GEDYS IntraWare

  • Mit GEDYS IntraWare BusinessMail für Ihre Mailbox gestalten Sie Ihre E-Mailbearbeitung so effizient wie möglich: Bereits beim Eingang einer E-Mail können Sie alle relevanten Informationen zum Absender wie Firma, Kontakt oder neueste Aktivitäten auf einen Blick mit der empfangenen E-Mail sehen. Und mit nur einem Klick kann die E-Mail im CRM oder SAP dokumentiert werden, damit man jederzeit Zugriff auf diese Informationen hat. Das schafft neue Transparenz z.B. auch im Vertretungsfall oder bei späteren Nachfragen der Geschäftspartner.
  • Dank der E-Mail Integration ins CRM lassen sich E-Mails auch beliebigen anderen Daten wie Projekten, Service-Tickets oder Veranstaltungen  zuordnen, sodass Sie einen Überblick über die gesamte Kommunikation innerhalb eines Projekts, Service-Falls oder der Veranstaltung erhalten.
  • E-Mails können zu dem an einzelne oder mehrere Personen von einer Vorlage versendet werden. Das spart Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben z.B. dem Versand von Produkt- und Firmeninformationen, Terminvereinbarungen, Service-Rückmeldungen etc.
  • Eine weitere zeitsparende Funktion ist die automatische Erstellung eines Kontaktes inkl. Firma aus dessen E-Mail Signatur. So können Sie unbekannte Absender, welche noch nicht im CRM angelegt sind, aus der Mailbox heraus automatisch im CRM anlegen lassen.

Helfer für SAP Nutzer: Direkter Zugriff aus der Mailbox auf SAP-Daten

Mit Business Mail 4 SAP® können Sie auch beliebige SAP Daten mit Ihrer Mailbox verknüpfen. Zum Beispiel Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen oder offene Posten sind somit sofort einsehbar, wenn Sie eine Anfrage per E-Mail dazu erhalten. Sie können z.B. eine Reklamation lesen und gleichzeitig die zugehörigen Transaktionen im SAP sehen. Mit einem Link zur relevanten Transaktion werden Sie dann direkt zu den Auftragsdetails geführt und können auf die Reklamation antworten. Die Mail können Sie mit einem einzigen Klick im SAP oder CRM ablegen. So  kontrollieren Sie die E-Mail Flut zukünftig problemlos und gewinnen Zeit für’s Wesentliche.