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Verbindungen schaffen

Die telcat multicom GmbH, ein Dienstleister auf dem Gebiet der Kommunikationstechnik, setzte bisher für Ihren Vertrieb und das Störungsmanagement Insellösungen an jedem ihrer 21 Unternehmensstandorte ein. Eine uneinheitliche Datenbasis, mangelnde Transparenz, Redundanzen waren die Folge. Außerdem gestalte sich die Pflege von Daten und Programm aufwendig. Identische Daten waren häufig mehrfach im System vorhanden. Ein Überblick über Unternehmensprozesse war schwierig zu erhalten. Und Übersicht ist für ein Unternehmen wie telcat besonders wichtig.

Die telcat plant, errichtet und betreut Telefonnebenstellenanlagen, DV-Netzwerke sowie Anlagen im Bereich der Funk-, Brandmelde- und Sicherheitstechnik. 1986 ausgegliedert aus der Salzgitter AG, erwirtschaftet die telcat multicom GmbH heute mit ihren etwa 385 Mitarbeitern einen Umsatz von rd. 85 Mio DM.

Während die Tochtergesellschaft die telcat Kommunikationstechnik GmbH im wesentlichen für die Konzerngesellschaften im Bereich Salzgitter tätig ist, arbeitet die telcat multicom GmbH bundesweit. Die Mehrzahl ihrer Kunden gehört zum Mittelstand.

Zur Verbesserung der internen und externen Kommunikation sowie des Datentransfers hat sich die telcat multicom GmbH für GEDYS Sales und Helpdesk entschieden. Seit Anfang 2001 arbeitet das System produktiv. Ausschlaggebend für die Auswahl der GEDYS Produkte waren zwei Dinge: Erstens passte bereits der Funktionsumfang der Basismodule gut zu den Anforderungen des Unternehmens, zweitens ermöglicht der Replikationsmechanismus von Lotus Notes eine einheitliche Datenplattform im gesamten Unternehmen.

Mit der Artikeldatenbank von GEDYS Sales sind alle Standorte in der Lage, aufgrund einheitlicher Preise zu kalkulieren. Einen weiteren Vorteil bieten Angebots- und Auftragsbearbeitung. Angebotsspezifikationen und Auftragsbestätigungen lassen sich auf der Grundlage einheitlicher Daten erstellen und ermšglichen die Auswertung der relevanten Daten nach verschiedensten Kriterien. In der Störungsabwicklung bietet GEDYS Helpdesk der telcat neben der Abwicklung von Kundenanfragen die Möglichkeit Miet- und Serviceverträge über Telekommunikations- und IT- Netze zu erstellen und zu verwalten. Die Auswertungsansichten erleichtern die Optimierung von Produkten und Kundenservice. Ebenso wichtig ist der Replikationsmechanismus in beiden Anwendungen.

"Der einzelne Mitarbeiter hat am jeweiligen Standort Zugriff auf alle relevanten Informationen, und das jederzeit, ohne Kosten für eine ständigen Online-Verbindung zu verursachen. Sämtliche relevanten Informationen liegen auch lokal vor, wodurch ein komplett unabhängiger Einsatz gewährleistet ist. Lösungen außerhalb von Lotus Notes bieten eine Replikation in diesem Umfang heute nicht." erklärt Egmar Wolfeil, Geschäftsführer der telcat multicom GmbH. "Vertrieb und Management erhalten schnell und zuverlässig Informationen, die entsprechende zielgerichtete Reaktionen ermöglichen."

Schon in der Einführungsphase richtete telcat das ursprünglich in erster Linie als Kalkulations- und Angebotstool gemeinte Programm allmählich für die Unterstützung des gesamten Geschäftsprozesses ein und verknüpft es mit seinem ERP-System, Navision Financials. Mit Unterstützung des Beratungsunternehmens GWIT in Goslar wurden die GEDYS Anwendungen bei telcat mit Anpassungen und Ergänzungen ohne wesentliche technische Schwierigkeiten implementiert.

Seitdem pflegt telcat mit GEDYS Sales Interessenten- und Kundendaten sowie die dazugehörige ausgehende und eingehende Geschäftskorrespondenz. Die dafür erforderlichen Artikel- und Adressdaten werden über eine Schnittstelle regelmäßig mit dem ERP-System abgeglichen und ergänzt. Diese Daten stehen allen berechtigten Nutzern online zur Verfügung. Bei der Kalkulation von Angeboten, der Erstellung der Spezifikation sowie der Erzeugung von Auftragsbestätigungen kommt GEDYS Sales ebenfalls zum Einsatz. Die Auftragsdaten werden anschließend an das ERP-System übergeben und führen dort automatisch zur Eröffnung eines Auftrages, der mit den im Rahmen der Ausführung anfallenden Lieferungen und Leistungen belastet und mit der Erstellung einer Rechnung abgeschlossen wird.

Mit GEDYS-Helpdesk erstellt und verwaltet telcat unter anderem die mehr als 5000 Miet- und Serviceverträge für Anlagen. Daten aus der Auftragsbestätigung bilden die Grundlage für die mit den genannten Verträgen verbundenen technischen Spezifikationen und fließen in eine entsprechende mit dem System erzeugte Vertragsanlage ein. Damit stehen die wesentlichen im Rahmen des Störungsmanagements und der technischen Betreuung des Kunden erforderlichen technischen Daten online zur Verfügung. Anfragen der Kunden werden online erfasst, intern an die zuständigen Bearbeiter per Mail weitergeleitet und die Erledigung überwacht.

Die Kommunikation zwischen den Standorten der telcat erfolgt über Lotus Domino-Server. Durch Replikation mit einem zentralen Server in der Zentrale Salzgitter findet ein regelmäßiger Datenabgleich zu voreingestellten Zeiten statt.

Bei der Heranführung der Mitarbeiter an das neue System galt es jedoch einige Hürden zu überwinden. Viele Mitarbeiter, insbesondere das Vertriebspersonal, waren es gewohnt, die Aufgaben im jeweiligen Funktionsbereich mit gängigen Office-Anwendungen zu erledigen. Die Verbindung mit dem ERP System machte die Anwendungen komplexer und erschwerte dadurch das Verständnis der Mitarbeiter.

Der große Durchbruch gelang zum einen über intensive Information der Vorgesetzten über Nutzung und Vorteile des Systems. Zum anderen schufen verschiedene zentrale und dezentrale Schulungsma§nahmen Akzeptanz unter den Mitarbeitern. "Heute laufen Geschäftsprozesse und Informationen reibungslos bei telcat", freut sich Wohlfeil. Mit Hilfe der beiden GEDYS Produkte sowie Schnittstellen zum ERP-System Navision Financials ist es gelungen, eine durchgängige DV-Unterstützung und eine weitgehend einheitliche Datenbasis für den gesamten Prozess der kaufmännischen und technischen Auftragsbearbeitung zu verwirklichen.

Die Rationalisierungseffekte sind bemerkenswert. Früher waren für einen Auftrag, einschließlich Erfassung eines Kunden im System, der Kalkulation und Erstellung des Angebotes, der Auftragsbestätigung, der Abrechnung sowie Erstellung eines Kauf - Miet- oder Servicevertrages nebst Anlagen in Summe mehrere Stunden erforderlich. Heute kann der gleiche Prozess bei entsprechender Systemroutine in weniger als einer Stunde abgewickelt werden.

Zur Zeit ist telcat dabei, die GEDYS-Umgebung mit einer Unified Messaging-Lösung (UMS) zu verbinden, das heißt die gesamte Sprach- und Datenkommunikation mit Geschäftspartnern wird in einer einheitlichen Umgebung abgewickelt. Ein Ziel dabei ist, aus den GEDYS-Anwendungen heraus Telefongespräche anzustoßen und zu verwalten, ebenso wie Faxe und Mailings. Bei eingehenden Telefongesprächen sollen automatisch Daten des jeweiligen Geschäftspartners auf den Bildschirmen der Bearbeiter erscheinen. Dies ermöglicht eine zügige und umfassende Betreuung.

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