Verbesserung der Informationsverteilung durch GEDYS Sales und GEDYS Seminar

Das Rote Kreuz ist die größte humanitäre Hilfsorganisation der Welt, gegründet aus dem Willen, allen Menschen unterschiedslos Hilfe zu leisten. Das Rote Kreuz ist ein unverzichtbarer Teil unserer Gesellschaft. Das Zeichen des Roten Kreuzes steht nicht für einen bestimmten Dienst, es steht für unbürokratische und rasche Hilfe für jeden, der dieser Hilfe bedarf.

Die Rot Kreuz Bezirksstelle Kufstein ist eine selbständige Teilorganisation des Österr. Roten Kreuzes. Ihre Hauptaufgabe ist die Sicherstellung der rettungs- dienstlichen Versorgung der Bevölkerung des Bezirks Kufstein im Tiroler Unterland an der Grenze zu Bayern. Im Versorgungsbereich leben 90.0000 Einwohner, und es halten sich saisonbedingt eine große Anzahl von Touristen in diesem Gebiet auf. Die rettungsdienstliche Versorgung umfaßt den Krankentransport, den Rettungs- dienst und den Notarztdienst.

Die Struktur der Bezirksstelle ist auf Grund der rettungsdienstlichen Aufgabenstellung dezentral. Um in Notfällen möglichst kurze Eintreffzeiten beim Patienten garantieren zu können, wird von insgesamt vier Ortstellen aus das Gebiet betreut.

Um die Qualität zu erhalten und laufend zu verbessern, bedient man sich eines umfassenden Qualitätssicherungssystems. Die Bezirksstelle Kufstein ist als erste Bezirksorganisation in Österreich nach ISO 9001 zertifiziert. Durch sinnvolle Zusammenarbeit mit allen Partnern will das Rote Kreuz den ökonomischen und effizienten Einsatz der zur Verfügung stehenden Mittel erreichen bzw. gewährleisten. Dabei bilden die ehrenamtlichen und hauptberuflichen Mitarbeiter das wertvollste Kapital.

Mit Lotus Notes war es nun möglich, alle Führungskräfte einschließlich der ehrenamtlichen Funktionäre in ein System einzubinden (mit Notes Clients zu Hause), welches einen kontinuierlichen Informationsfluss und Entscheidungsprozess über entsprechende Workflows standortübergreifend ermöglicht. Die generelle Kommunikation wurde verbessert und eine erhebliche Beschleunigung der Entscheidungsfindungen herbeigeführt. Bei der Auswahl der Lösung stand eine kostengünstige, funktional hochwertige Lösung, die durch das eigene Personal leicht administrierbar ist, im Vordergrund. Die Kriterien fand man bei den Applikationen GEDYS Sales und Seminar.

In einem ersten Schritt wurden diese beiden Applikationen beim Roten Kreuz Kufstein implementiert. Diese Anwendungen stehen der Verwaltung und dem Ausbildungsreferat zur Verfügung. In der Verwaltung erfolgt mit GEDYS Sales die gesamte geschäftliche Korrespondenz sowie die Bearbeitung einer Vielzahl von Geschäftsvorfällen. Dies reicht vom Angebot von Ambulanzdiensten bis zur Abrechnung aller Leistungen außerhalb des Rettungsdienstes. Mit GEDYS Seminar wird der gesamte Schulungsbetrieb der Bezirksstelle organisiert und administriert.

Heute sind bereits drei Notes-Server (Kufstein, Wörgl und Kramsach) sowie zwei weitere Außenwachen in das bestehende Netzwerk eingebunden, wobei in den Lokationen Windows-NT-Netzwerke etabliert sind. Die Implementierung der GEDYS Anwendungen verlief dabei relativ problemlos, wobei die Stammdatenerfassung einen nicht unerheblichen Zeitaufwand mit sich brachte, die man eventuell durch eine automatische Importierung hätte vermeiden können. Durch die intuitiv bedienbare Oberfläche und den damit sehr geringen Schulungsaufwand wurde nach der Einführung eine hohe Benutzerakzeptanz erreicht. Bereits heute hat der strukturierte Aufbau der GEDYS Anwendungen dazu beigetragen, eine wesentliche Verbesserung in der anfallenden Dokumentenstrukturierung und der damit verbundenen Informationstransparenz zu erlangen. Die Sitzungsprotokolle und die Korrespondenz sind übersichtlich und rasch abrufbar. Besonders Textrecherchen über die Sitzungsprotokolle sind sehr nützlich. Zugriff durch externe ehrenamtliche Mitarbeiter ist jederzeit möglich, was u.a. zu einer wesentliche Verbesserung der Informationsverteilung beigetragen hat.

Nachdem die Lösung im ersten Step hervorragend angenommen wurde, ist der weitere Ausbau geplant.

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