Popp Feinkost wurde im Jahre 1920 durch den Kaufmann Walter Popp in Dresden gegründet und hat nun seit über 60 Jahren seinen Standort in Kaltenkirchen im südlichen Schleswig-Holstein bei Hamburg. Popp bietet dem anspruchsvollen und qualitätsbewussten Genießer eine Vielzahl hochwertiger Feinkostprodukte.

Popp Feinkost ist der Erfinder des Brotaufstrichs auf Salatbasis und Trendsetter im selbigen Segment. Popp Feinkost ist BRC-, IFS- und BIO-zertifiziert und setzt somit auf die höchsten Qualitätsstandards in der Lebensmittelindustrie. Zu den drei größten Feinkostunternehmen Deutschlands zählend, gilt Popp Feinkost heute als einer der Marktführer im deutschen Handel für Feinkostsalate, frische Convenience und Fischspezialitäten.

Seit 1988 gehört Popp Feinkost zur Wernsing Gruppe. Die Wernsing Gruppe mit Sitz in Addrup/Essen, beschäftigt über 2.400 Mitarbeiter; der Umsatz im Geschäftsjahr 2006 wird auf über 500 Mio. EURO geschätzt.

Der Unternehmensleitsatz "Qualität, die man schmeckt" ist eine Verpflichtung, für dessen Erfüllung sich Popp Feinkost tagtäglich mit aller Kraft einsetzt. Der Erfolg des Unternehmens basiert auf den Grundsätzen Qualitätsbewusstsein, Flexibilität und hohe Innovationsbereitschaft sowie auf qualifizierten, hochmotivierten Mitarbeitern und modernen Produktionsanlagen.

Die Entscheidung für GEDYS IntraWare 7

Eine moderne Customer Relationship Management Softwarelösung, die individuell auf die Bedürfnisse der Anwender ausgerichtet ist, schafft Transparenz in den Geschäftsvorgängen und sichert die Akzeptanz der Mitarbeiter im Unternehmen. Darüber hinaus erhöht sie die Effizienz der Mitarbeiter, weil jede geschäftsrelevante Information zu jeder Zeit an jedem Ort für jeden sichtbar ist.

Ein ausgezeichnetes Beispiel für die Implementierung der GEDYS IntraWare 7 CRM-Lösung liefert das Unternehmen POPP Feinkost:

Mit Hilfe eines geeigneten CRM-Systems sollten Im ersten Schritt die Arbeitsabläufe in den Abteilungen Verkauf (Innen- und Außendienst) sowie Einkauf optimiert werden. Wichtig war die Möglichkeit, jederzeit und ortsunabhängig auf alle kunden- und lieferantenrelevanten Daten und Dokumente zugreifen zu können. Die Dokumentenablage und -verwaltung sollte vereinfacht, digitalisiert und somit für jeden sichtbar gemacht sowie eine lückenlose Dokumentation der Kundenkommunikation erreicht werden.

Für die Umsetzung der Anforderung fand POPP Feinkost in der immediat Information Management GmbH einen Partner, der mit dem Produkt GEDYS IntraWare 7 die gewünschten Anforderungen umsetzen bzw. erfüllen konnte.

Vor der Umsetzung standen jedoch umfangreiche Befragungen der Mitarbeiter der betroffenen Abteilungen nach den Anforderungen, die sie an das System hatten. Hierbei ergaben sich unterschiedlichste Anforderungen der Abteilungen Einkauf und Verkauf, im Verkauf zudem noch verschiedene Anforderungen zwischen Innen- und Außendienst. Diese verschiedenen Anforderungen mussten durch die immediat Information Management GmbH in der neuen Lösung abgebildet werden. Die Benutzer konnten hiermit das System noch beeinflussen und an die Arbeitsabläufe anpassen, so dass kein "fremdes" System zur Verfügung gestellt wurde. Dies sollte zu einer guten Akzeptanz des neuen Systems führen.

"Wichtig war vor allem ein besserer Zugriff auf ALLE benötigten Informationen für die Mitarbeiter. Insbesondere auch bei Abwesenheit oder Krankheit. Die Vertretung eines abwesenden Mitarbeiters sollte jederzeit die Möglichkeit haben, einen Vorgang nachzuvollziehen oder zu überprüfen. Kurz: Was ist wann mit diesem Kunden/Lieferanten gelaufen?" - so Christian Lübbers, IT-Leiter der POPP Feinkost GmbH.

Es gab bereits eine sehr alte "CRM Lösung", die allerdings nie wirklich genutzt wurde, deren Adressbestand es jedoch zu importieren galt. Desweiteren stand fest, dass es eine Lösung auf Lotus Notes - Basis werden musste. Die Dokumentenverwaltung und die Verwaltung von Terminen und Absprachen sollten digital und kundenbezogen abgelegt und überwacht werden. Durch die digitale eMail-Ablage sollten die Druckkosten verringert werden. Auch die Zeitersparnis bei der Ablage von Dokumenten und die damit verbundene Reduzierung von Verwaltungskosten spielten eine große Rolle.

Aufgrund der Empfehlung unseres langjährigem Partners immediat GmbH war die Entscheidung schnell getroffen. Die GEDYS IntraWare CRM-Lösung bot die beste Integration in Lotus Notes und hatte somit einen entscheidenen Vorteil gegenüber den Konkurrenzprodukten.

Zum jetzigen Zeitpunkt ist die Lösung komplett in den "normalen" Arbeitsablauf unter Lotus Notes integriert. Die Implementierung erfolgte beinahe problemlos. Die Standard Lösung wurde durch Anregungen der User und die bessere Integration in den Arbeitsablauf durch spezielle Vorlagen und Ansichten ergänzt.

Die User hatten anfänglich einen Mehraufwand zu bewältigen, da sie ihren gewohnten Arbeitsablauf an die Lösung anpassen mussten. Von vielen Usern wurde aber nach kurzer Zeit eine Zeitersparnis im Tagesgeschäft festgestellt und die Vorteile wurden nach und nach wahrgenommen.

Die Akzeptanz bei älteren Mitarbeitern war anfänglich noch gering, da diese an Ihrem alten Arbeitsablauf festhalten wollten. Diese konnte aber mit intensiver Schulung dieser Mitarbeiter schnell gesteigert werden. Die durchgeführten Schulungen gaben Sicherheit mit dem Umgang der Lösung und förderten die Akzeptanz.

Momentan wird bei der Popp Feinkost GmbH die Erweiterung der Lösung für weitere Tochterfirmen und den Bereich der Verwaltung geprüft.

Wir sind mit der Umsetzung dieses Projektes seitens unseres Parnters, der immediat Information Management GmbH, und mit der Software GEDYS IntraWare 7 sehr zufrieden, da wir bereits mit sehr wenigen Anpassungen der Standardlösung produktiv arbeiten konnten. Wir freuen uns schon auf weitere geplante Projektumsetzungen mit der Unterstützung der immediat Information Management GmbH!