1.000 Seminare ganz einfach verwalten

Die CSC Deutschland Akademie, 100 prozentige Tochter der CSC Ploenske AG, setzt beim Seminar- und Veranstaltungsmanagement auf GEDYS IntraWare Softwarelösungen.

Die CSC Deutschland Akademie GmbH wurde 1992 als hundertprozentige Tochter der CSC Ploenzke AG gegründet und versteht sich als Dienstleistungsunternehmen im Bereich Human Capital Management. Ihre Dienstleistungen erbringt sie bundesweit von ihren Standorten Hamburg, Wiesbaden und München aus. Die Akademie verfügt über rund 100 festangestellte Trainer und Berater sowie über ein CSC-internes und externes Netzwerk an rund 200 Trainern und Beratern. Die Tätigkeitsschwerpunkte liegen in folgenden Geschäftsfeldern:

Human Capital Strategy

Personnel Development Services

Organizational Change Management

Competency Development

Wer heute wettbewerbsfähig sein will, benötigt alle Veranstaltungs- und Kundeninformationen – aktuell und überall. Mit Zunahme der Veranstaltungstermine und der Kundenkontakte sind inkompatible Insellösungen und Datenredundanzen nicht mehr tragbar - Fehlerquoten und höhere Prozesskosten sind die Folge. Um dies zu vermeiden galt es, ein einheitliches Veranstaltungs- und Kundeninformationssystem zu schaffen, das alle Daten in einem System verwaltet, eine hohe Transparenz schafft und schnelle Auswertungen liefert.

Entscheidungs- und Auswahlprozess

Im Lotus Notes & Domino Katalog stieß die Akademie auf die GEDYS Standardsoftware. Es zeigte sich schnell, dass GEDYS Seminar und GEDYS Sales alle grundlegenden Anforderungen des Lastenheftes abdeckten. Zur Diskussion standen aber auch noch ein weiterer Ausbau des bestehenden SAP-Systems und eine Individuallösung.

In einem Workshop erarbeiteten die zukünftigen Anwender einen erweiterten Anforderungskatalog. Folgende Kriterien waren entscheidend:

Prozessabdeckung und -optimierung

Datenintegration

Noteskompatibilität

Möglichkeiten der Weiterentwicklung

Nutzung für jeden Mitarbeiter

Aufgrund der hohen Mitarbeiterakzeptanz im Bezug auf Benutzerfreundlichkeit sowie die flexible Möglichkeit der Datenintegration aus den Altsystemen SAP und AGVIP fiel die Entscheidung dann auf GEDYS Seminar und GEDYS Sales.

GEDYS Implementierung mit individuellen Anpassungen

Das Prozess-Know-how für ein professionelles Veranstaltungsbusiness und für effiziente Vertriebsabläufe wurde von der CSC Deutschland Akademie eingebracht. Kombiniert mit den Kenntnissen über technische Modulausprägung durch einen engagierten GEDYS Mitarbeiter gelangte man zu einer Lösung, die weitestgehend den Ideal-Anforderungen entsprach.

Zu den ausgeprägten Funktionsstandards wurden einige Individualanpassungen vorgenommen. Es war aufgrund von Prozessabläufen erforderlich, u. a. Formulare, Dokumente und Views auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Auch einzelne Felder in den Datenmasken wurden ergänzt, um zusätzliche Informationen erfassen und auswerten zu können. Um die Inbetriebnahme zu erleichtern, wurden aus den Altsystemen alle Daten in die GEDYS Anwendungen eingelesen. Die Altsysteme wurden nach 4-monatiger Projektlaufzeit vollständig abgelöst.

Produktives Arbeiten mit GEDYS Seminar und GEDYS Sales

Mit GEDYS Seminar wird der gesamte Seminarbetrieb abgewickelt. Pro Jahr verwaltet die Akademie über 1.400 Veranstaltungen mit den dazugehörigen Terminen, Räumen, Teilnehmern und Referenten. Mit GEDYS Sales haben alle Mitarbeiter ein Instrument, das es ihnen ermöglicht, aktuelle Kundeninformationen abzurufen. Die transparente und einfache Ablage der Kundenkommunikation in Form von Angeboten, Briefen, Beesuchsberichten, Mails oder Telefonnotizen ist ein Mehrwert, den die Mitarbeiter zu schätzen wissen.

GEDYS Seminar und GEDYS Sales laufen auf einerm Domino-Server im Hauptsitz Wiesbaden. In regelmäßigen Abständen werden die Daten auf drei weitere Server in den Niederlassungen repliziert, um für eine einheitliche Datenverbreitung zu sorgen. Außerdem wurden die Zugriffszeiten in den Niederlassungen dadurch erheblich verbessert.

In der zweiten Ausbaustufe wurde das Modul GEDYS Seminar an den eigenen Webauftritt gekoppelt. Tagesaktuell stehen die Seminar- und Veranstaltungsdaten für jeden im Internet zur Verfügung. Zusätzlich existieren geschützte Zugänge für Kunden, für die wir Leistungen im Rahmen von "Managed Training Services" erbringen.

Ziele erreicht

Die CSC Deutschland Akademie hat mit der Verschlankung der Prozesse und Vermeidung von Datenredundanzen die wichtigsten Ziele erreicht. Die hohe Mitarbeiterakzeptanz ermöglichte zudem eine schnelle flächendeckende Nutzung. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess sorgt dafür, dass die GEDYS Implementierungen ständig weiterentwickelt und den veränderten Anforderungen angepasst werden.

Die bestehende Reife der Prozess- und Applikationslandschaft bietet der CSC Deutschland Akademie eine Plattform, um das Thema „Bildungsoutsourcing“ stärker im Markt zu verankern.

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