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Workflow Management für IBM Lotus Notes

Workflow: Formulare, Vorgänge und Anwendungen effizienter steuern für IBM Lotus Notes

Workflow Management für IBM Lotus Notes: Formulare, Vorgänge und Anwendungen effizienter steuern

Arbeitsabläufe definieren. Prozesse steuern. Schnell entscheiden.

GEDYS IntraWare Workflow ist das effiziente Werkzeug für die elektronische Abbildung und Automatisierung Ihrer Prozesse im Unternehmen. Mit dem Workflow-Modul steigern Sie Ihre Reaktionszeit und Wettbewerbsfähigkeit in den schnellen und flexiblen Märkten.

Häufiger Alltag ohne Workflow Management im Unternehmen

Täglich hunderte Dokumente, Anträge und Rechnungen im Unternehmen

Erfassen, Prüfen und Verarbeiten nach unterschiedlichen Kriterien

Software enthält keinen Workflow

Hoher Zeit- und Kostenfaktor für die Bearbeitung

Hohe Transport-Aufwände

Kein straffes Dokumentenhandling (Kopieren, Ablegen, Suchen, Verteilen)

Keine optimale Verteilung von Rollen, Aufgaben, Befugnissen

Liegezeiten auf Grund fehlender, automatischer Vertreterregelung

Reaktionszeiten und Fehlerquoten

Fehlende Lösung zur Automatisierung der wichtigsten Informations- , Prüfungs- und Genehmigungsprozesse

Kürzer werdende Produktlebenszyklen - kürzere Durchlaufzeiten

Globaler Wettbewerb, liberalisierte Märkte

Typische Anwendungen von GEDYS IntraWare Workflow

Egal ob Urlaubs- oder Investitionsantrag, Rechnungsprüfung oder der neue Mitarbeiter im Unternehmen - überall wo Anträge im Spiel sind und das gute alte Papier seinen Weg durch die Instanzen im Unternehmen macht, sparen Sie Arbeitszeit und Kosten mit einem professionellen Workflow Management System, das die manuelle Bearbeitung auf ein Minimum reduziert. Mit dem Modul Workflow können Sie jede beliebige IBM Lotus Notes-Datenbank individuell workflowfähig machen ohne in die Anwendung einzugreifen.

Workflow muss gesteuert werden

Das Workflow-Modul auf Basis IBM Lotus Notes ermöglicht die Modellierung und anwendungsübergreifende Steuerung einfacher und komplexer Prozesse sowie deren Arbeitsschritte. Beliebige Organisationsstrukturen, Beziehungen oder Vertreterregelungen können abgebildet und verwaltet werden. Durch eine zentrale Pflege des Workflows werden Änderungen für das gesamte Unternehmen eingestellt. So lassen sich Prozesse in elektronischer Form einfach und schnell automatisieren. Sie definieren nur die Arbeitsabläufe und schon steuert GEDYS IntraWare Workflow die gewünschten Dokumente.

Übersichtlicher Aufbau des Moduls Workflow

: Einfacher Aufbau des Moduls »Workflow«

Das Workflow-Modul besteht aus einer Konfigurationsdatenbank für Prozesse und Arbeitsschritten und einer Steuerungsdatenbank.

Um auf Dokumente in Anwendungen zugreifen zu können, werden die entsprechenden Datenbanken in einer zentralen Datenbank bekanntgegeben und für die Steuerung verwendet. Gruppen- oder Personeninformationen aus dem Notes-Namens- und Adressbuch (NAB/Domino Directory) können direkt benutzt werden. Workflow Management System für IBM Lotus Notes.

Einfache Konfiguration des Workflow Managements

In der Konfigurationsdatenbank werden die Workflow Definition, Beziehungen und Vertreter festgelegt.

Die Aufbauorganisation ermöglicht eine dynamische Zuordnung zwischen Aufgaben und deren zuständigen Bearbeitern. Im GEDYS IntraWare Workflow kann die Aufbau-Organisation in einer eigenen Organisations-Datenbank gepflegt werden. Hier wird durch Organisationseinheiten eine hierarchische Struktur definiert, an deren unterstem Ende die so genannten Stellen stehen. Sie beschreiben Funktionen, die eine Person oder Gruppe innehaben kann, z. B. die Stelle »Chefsekretärin« innerhalb der Organisationseinheit »Finanzen«. Durch Zuweisen von Arbeitsschritten an einen Stelleninhaber innerhalb einer Organisation lassen sich Prozesse unabhängig vom konkreten Mitarbeiter konfigurieren und jederzeit ohne viel Aufwand ändern. Zusätzlich kann neben dem Stelleninhaber eine Vertretung angegeben werden. Um Strukturen aus der Aufbauorganisation auch in anderen Anwendungen zu verwenden, können Gruppen automatisch erzeugt werden.

Die Ablauforganisation beschreibt Prozesse und die dazugehörigen Arbeitsschritte. Grundsätzliche Einstellungen werden in der Prozessdefinition vorgegeben. Hier wird der Prozessmanager definiert, der besondere Rechte für die Prozesskonfiguration und den laufenden Workflowprozess erhält. Automatische Initialisierungen für den Prozess sind mit Hilfe der Autostart-Funktion ausführbar. Frei konfigurierbare Begriffe und Schlüssel werden protokolliert. Für die Auswertung des aktuellen Bearbeitungsstatus eines Workflows in einem Anwendungsdokument können zahlreiche Informationen aus dem Workflowprotokoll automatisch in dieses übertragen werden.

Die Arbeitsschrittdefinitionen legen unter anderem die Bearbeiter von Arbeitsschritten statisch oder dynamisch fest. Während der Steuerung werden den Bearbeitern die zur Ausführung des jeweiligen Schrittes notwendigen Änderungsrechte zugewiesen.

Durch das integrierte Versionierungskonzept innerhalb der Konfiguration, das die Erstellung neuer Prozessversionen bei Änderungen an Prozessen oder Arbeitsschritten erfordert, wird sichergestellt, dass zur Steuerung eines Workflows stets die korrekten Prozess- und Arbeitsschrittdefinitionen verwendet werden.

Die Definition von Beziehungen ermöglicht eine flexible Konfiguration von Bearbeitern über eine Relation. Als Beziehungen zwischen den Mitarbeitern einer Firma kommen beispielsweise in Frage »Vorgesetzter von« oder »Spezialist für«. Beliebig viele solcher Relationen können in unterschiedlichen Ausprägungen konfiguriert werden. Verwendet werden diese Beziehungen zur Ermittlung von Bearbeitern oder zur Ermittlung von zu informierenden Personen innerhalb eines Workflows.

Vertretungsdokumente (Vertreter) werden für Personen erstellt, die zeitweise ihre Aufgabe nicht bearbeiten können, z. B. auf Grund von Abwesenheit . Die Vertretung kann zeitbefristet konfiguriert werden und ist dann nur innerhalb dieses Zeitraums aktiv. Stellvertreter erhalten alle Rechte, um Arbeitsschritte der zu vertretenden Person bearbeiten zu können.

Workflows mit automatisiertem Ablauf

Durchzuführende Arbeitsschritte werden dem Bearbeiter in Form einer Benachrichtigung (E-Mail) mitgeteilt. Neben frei definierbaren Texten können Verweise (Links) mitversendet werden. Weiterhin werden in der Arbeitsschrittdefinition Eingangs- und Ausgangsbedingungen bestimmt, d.h. wann ein Arbeitsschritt zur Ausführung kommt oder beendet wird. Dabei ist es stets möglich, eine erneute Ausführung von Arbeitsschritten durch ein manuelles oder automatisches Zurücksetzen auf einen anderen Arbeitsschritt durchzuführen.

Die integrierte Liegezeitüberwachung stellt darüber hinaus sicher, dass kein Workflow in Vergessenheit gerät. Es können unterschiedliche Eskalationszeiten hinterlegt werden, nach denen Erinnerungen an den Bearbeiter geschickt oder bestimmte Aktionen ausgelöst werden.

Grafische Visualisierung der Workflows

: Grafische Darstellung eines Workflows

Die in der Ablauforganisation definierten Prozesskonfigurationen können mit Hilfe eines mitgelieferten Visualisierungs-
programmes grafisch dargestellt und validiert werden. Ein darin integriertes Tool ermöglicht die Animation bzw. das Testen der Prozesse.

Präzise Steuerung der Workflows

Die Steuerungsdatenbank führt die eigentliche Steuerung von Workflows durch und greift dazu auf die in der Konfigurationsdatenbank hinterlegten Organisationsstrukturen und Prozesse zurück. Sie enthält ausschließlich Dokumente eines Dokumententyps: Steuerungs-/Protokolldokumente aktueller und beendeter Workflows. Jeder Workflow wird mit genau einem Protokolldokument abgebildet, das sämtliche Laufzeitinformationen und Protokolle enthält. Dies sind u. a. die Prozessversion, der Workflowstatus, Arbeitsschritte und deren Status, Laufzeiten, Bearbeiter und Kommentare.

Die Steuerungsdatenbank und somit die Workflow-Steuerung kann per Replikation auf beliebig viele Domino-Server verteilt werden. Dies sichert, dass Administrationsaufgaben, eine Übersicht über alle Workflows und eine ToDo-Liste für alle Anwender zentral verwaltet bzw. angeboten werden können. Auf einfache Art und Weise können so vielseitige Auswertungsmöglichkeiten von Workflows beispielsweise nach Kunden oder Projekten erstellt werden.

Workflow Management System mit komfortabler Bedienung

Eine einheitliche Navigationsstruktur im IBM Lotus Notes-Client in Form einer Navigationsleiste macht einen schnellen Zugriff auf übergeordnete Themen der Konfiguration und der Steuerung, z.B. auf Aufbau- oder Ablauforganisation möglich. Ansichten zeigen Prozesse, Arbeitsschritte, Vertretungen etc. in Kategorien an. Ein Doppelklick öffnet die entsprechenden Dokumente.

Moderne Technik basierend auf IBM Lotus Notes/Domino

Das Workflow-Modul basiert auf IBM Lotus Notes/Domino. Es kann mit jeder beliebigen Notesanwendung zusammenarbeiten, ohne dass deren Applikationslogik verändert werden muss. Es muss lediglich eine versteckte Ansicht hinzugefügt werden. Die Steuerung von Workflows erfolgt durch Agenten, die automatisch oder auf dem Client eines Anwenders manuell gestartet werden können.

Einfache Administration im Modul Workflow

Die Administrationsaufgaben bestehen aus der Installation des Modules, dem »Workflowfähigmachen« von individuellen IBM Lotus Notes-Anwendungen und der Definition von Organisationsstrukturen und Prozessen in der Konfigurationsdatenbank. Diese können nach der ersten Installation stets erweitert oder geändert werden. Durch Konfigurationsdokumente ist es möglich, auf die Gestaltung der Oberfläche Einfluss zu nehmen. Aktive Workflows oder einzelne Arbeitsschritte können innerhalb der Steuerungsdatenbank durch den Anwender beendet werden. Das erneute Aufsetzen von Prozessen oder die Ermittlung neuer Bearbeiter ist während des laufenden Betriebs möglich.

Internationaler Einsatz

Das Modul Workflow auf Basis IBM Lotus Notes ist eine mehrsprachige Anwendung. Kollegen im In- und Ausland arbeiten in einer Anwendung und wählen über Einstellungen die gewünschte Sprache für Ihre Arbeitsumgebung.

Die neue Language-Configuration-Technologie ermöglicht es Unternehmen Teile oder die gesamte Anwendung selbst in eine beliebige Sprache zu übersetzen - ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Internationale Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der Software auch in anderen Länder-Organisationen.

Das Workflow-Modul innerhalb von GEDYS IntraWare 7 und 8

Innerhalb der GEDYS IntraWare 7 und 8 übernimmt das Workflow-Modul eine sehr zentrale Funktion. Zum einen steuert es alle Workflows innerhalb der GEDYS IntraWare 7 und 8 (u.a. für die Module Office, Service und Sales) und ist somit für die gesamte Prozesslogik verantwortlich. Zum anderen wird die zentrale Aufbauorganisation zur Verfügung gestellt, auf die von zahlreichen Funktionen aus zugegriffen wird. Somit wird eine zentrale Verwaltung, Pflege und einfache Änderbarkeit von Stellen und Aufgaben ermöglicht.