Reisekostenmanagement für Lotus Notes

Einfach, transparent und schnell – GEDYS IntraWare Travel unterstützt Sie beim gesamten Prozess einer Dienstreise vom Antrag über die Genehmigung und Abrechnung bis hin zur automatischen Verbuchung der Reisekosten ins Finanzbuchhaltungssystem.

Das integrierte Genehmigungswesen mit E-Mail-Benachrichtigung sorgt für schnelle Prüfungen und Freigaben. Die Berücksichtigung des kompletten Reise- und Bewirtungsrechtes, automatische Buchungssätze und die Schnittstelle zur FiBu entlasten die Buchhaltung.

Ob unterwegs oder im Büro - GEDYS IntraWare Travel spart wertvolle Zeit bei Ihrem Reisekostenmanagement.

Ihr Nutzen

Häufiger Alltag im Unternehmen
Meine Reisen: Antrag, Genehmigung, Abrechnung
Schnelle Genehmigungen und Prüfungen
Gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung
Automatische Buchungssätze und Schnittstellen zur FiBu
Auswertungen und Controlling
Leichte Installation und Administration
Schneller Return on Investment
Die wichtigsten Funktionen

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Prospekt "Reisekostenmanagement für Lotus Notes Domino" 

Präsentation "Reisekostenmanagement für Lotus Notes Domino"

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… auf unserer speziellen "Travel"-Produktseite

Häufiger Alltag im Unternehmen

Zeitaufwendiges Einarbeiten und Erfassen der Daten

Unübersichtliche Formulare und langwierige Prüfprozesse

Keine Benachrichtigung an den nächsten Bearbeiter

Langes Warten auf die Freigabe

Keine Übersicht über den aktuellen Status der Abrechnung

Fehlende Aktualisierung bei Gesetzesänderungen

Kein Gesamtüberblick der Unternehmensreisekosten

Manuelles Erstellen der Buchungssätze

Keine Schnittstelle zur Fibu

Manuelle Zuordnung der Sachkonten, Steuer- und Buchungsschlüssel

Fehlerhafte Eingaben

Meine Reisen – Antrag, Genehmigung und Abrechnung

GEDYS IntraWare Travel besticht durch die einfache und schnelle Bedienung ohne große Einarbeitung. Sie stellen Ihren Reiseantrag mit Angaben zu Ziel, Grund und Kostenschätzung – auch mehrtägig mit einer Eingabe. Das integrierte Genehmigungswesen (Workflow) informiert Ihren Vorgesetzten per E-Mail zur schnellen Bearbeitung. Sie Ihrerseits erhalten aktiv die Information zur Entscheidung inklusive des Kommentars, falls Sie nochmals tätig werden müssen. Mit der ersten Eingabe werden Ihre Personaldaten automatisch gespeichert und stehen für weitere Anträge und Abrechnungen zur Verfügung. Damit erspart Ihnen Travel unnötige Doppelarbeit.

Ein intuitiver Eingabeassistent unterstützt Sie bei der korrekten und schnellen Erfassung Ihrer Reisekostenabrechnung

Der intuitive Eingabeassistent unterstützt Sie bei der korrekten und schnellen Erfassung Ihrer Reisekostenabrechnung. Alle Felder und Pauschalen sind nach den Gesetzes- und Unternehmensvorgaben konfiguriert. Plausi­bilitätsvorgaben zur Übernachtungspauschale, wie beispielsweise eine 3-Tagesfahrt hat höchstens 2 Übernachtungen, die Mehrwährungsfähigkeit für Auslandsreisen und die mögliche Integration beliebiger Zahlungsarten, wie Bar, Kreditkarte, von Firma bezahlt, bieten weiteren Komfort bei der Abrechnung. Und auch die Belege zu jeder Dienstreise sind über Dialoge einfach und schnell einzugeben. Vorbelegte Hotspots mit Beleg-Arten für Bahn, Flug, Taxi und die automatische Vorbelegung der Personen- und Reisedaten sparen Ihnen wertvolle Zeit. Die Kilometerangaben bei Fahrten mit dem Privatauto berechnet Travel automatisch – das vermeidet Fehler und Korrekturen.

Von der Beantragung bis zur Abrechnung – mit GEDYS IntraWare Travel haben Sie jederzeit den Überblick über Status und alle relevanten Informationen zu Ihren Dienstreisen.

Besonders praktisch: Geben Sie Ihre Reisedaten direkt von unterwegs in GEDYS IntraWare Travel ein, um Ihre Reisekosten zeitnah zu übermitteln. So haben Sie das Geld schneller auf dem Konto – und die Buchhaltung kann die entstandenen Kosten zeitnah verbuchen.

Schnelle Genehmigungen und Prüfungen

Der integrierte Workflow inklusive Vertretungs­reglung in GEDYS IntraWare Travel bildet den gesamten Prozess zur Erfassung, Genehmigung und Prüfung entstandener Reisekosten, Bewirtungen und Auslagen ab. Eine individuelle Bearbeitungsreihenfolge kann nach den Ansprüchen Ihres Unternehmens integriert werden. Das garantiert die schnelle Erstellung, Benachrichtigung, Prüfung und Genehmigung der Reiseanträge und -abrechnungen – auch in Assistenz.

Der nächste Bearbeiter, wie Vorgesetzter und auch der Ersteller, wird von Travel per E-Mail mit Link auf das entsprechende Dokument informiert. Zur Erklärung der Genehmigung oder Ablehnung lassen sich Kommentare für die Reisenden und Buchhaltung eintragen. Darüber hinaus sind alle zur Prüfung und Genehmigung eingereichten Anträge und Abrechnungen übersichtlich in GEDYS IntraWare Travel dargestellt.

Vom Dienstreiseantrag über die Genehmigung bis zur Buchhaltung, alle Vorgänge werden von Travel elektronisch weitergeleitet. Kein Papierchaos, keine Formularflut, keine unnötigen Rückfragen.

Gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung

In GEDYS IntraWare Travel ist das komplette Reise- und Bewirtungsrecht berücksichtigt. So sind die gesetzlichen, deutschen Regelungen, wie beispielsweise länderabhängige Auslandspauschalen (Verpflegung, Übernachtung), Zeitvorgaben für Pauschalen, Beträge zu KM-Pauschale, Mahlzeiten, Prozentsatz zu Bewirtungskosten und mit dem nächsten Modul-Release auch ausländische Umsatzsteuern abgebildet. Darüber hinaus lassen sich zusätzlich komplexe Unternehmensregelungen einfach umsetzen.

Alle Änderungen der gesetzlichen Regelungen werden in GEDYS IntraWare Travel eingepflegt und Ihnen als Update zur Verfügung gestellt. Damit vermeiden Sie Abrechnungsfehler und Steuernachzahlungen sowie Rechtsstreitigkeiten.

Außerdem erfüllt GEDYS IntraWare Travel die 10-jährige Aufbewahrungspflicht und stellt alle Abrechnungsdaten für Betriebsprüfungen durch Finanzbehörden in der Datenbank bereit.

Automatische Buchungssätze und Schnittstellen zur FiBu

Arbeitserleichterung für die Buchhaltung

GEDYS IntraWare Travel entlastet Ihre Buchhaltung. Die Buchhaltung prüft und korrigiert abschließend die Reisekostenabrechnungen. Die Buchungssätze werden von Travel automatisch inkl. Sachkonten, Steuer- und Buchungsschlüssel erstellt und über eine vordefinierte Schnittstelle in das eigene Finanzbuchhaltungs- und mit dem nächsten Modul-Release auch ins Gehaltsabrechnungssystem übernommen. Die erzeugte ACII-Datei beliefert diverse Buchhaltungssysteme wie beispielsweise SAP, Navision, Baan, JDEdwards, KHK etc. Über Journale sind die Buchungsläufe mit allen Daten, der Historie und dem Status doku­mentiert. Eventuelle Stornierungen werden inkl. Stornoschlüssel zwischen GEDYS IntraWare Travel und dem Finanzbuchhaltungssystem kommuniziert.

Der Status der Abrechnungen sowie alle Vorgänge sind jederzeit transparent einsehbar. Zum Datenschutz sieht jeder Beteiligte nur seine eigenen Anträge und Abrechnungen und die der Mitarbeiter, die er genehmigen bzw. prüfen soll.

Auswertungen und Controlling

verschiedene Auswertungen möglich (z.B. zur Steuerung der Standortbesuche)

GEDYS IntraWare Travel stellt Ihnen Auswertungen und wichtige Betrachtungen der Abrechnungen zum Beispiel zur Steuerung der Standortbesuche bereit. Und auch ein Kostenstellensplitting lässt sich in Travel umsetzen. Sie erhalten damit eine wichtige Übersicht zu Entwicklungsverläufen der Reisekosten in Ihrem Unternehmen. Aber es lassen sich auch andere individuelle Auswertungsansichten darstellen.

Leichte Installation und Administration

Ein einfach zu bedienender Assistent führt Sie durch Installation und Konfiguration

Der Installationsassistent zu GEDYS IntraWare Travel unterstützt Sie bei der der schnellen und kostengünstigen Implementierung des Reisekostenmanagements. Über Dialogfenster geben Sie Ihre Vorgaben zu Mitarbeitern, Gruppen, Filialen und Kostenträgern ein. Sie nutzen vorkonfigurierte Belegarten nach Datev-Kontenrahmen und Buchungsschlüssel nach SAP oder überschreiben Kontenrahmen, Sachkonten, Buchungs- und Steuerschlüssel nach Ihren Wünschen. Außerdem stellen Sie Ihre individuellen Angaben zum gewünschten Finanzexport und die Wahl der E-Mailbenachrichtigungsarten für Anträge und Abrechnungen ein.

Die Administration von Travel erfolgt einfach in einer einzigen Datenbank. Geben Sie die Grundeinstellung zur Anzeigevorgabe und Formatierung sowie mit dem nächsten Modul-Release zu Sprache und Sekundärsprache vor. Außerdem lassen sich Unternehmensrichtlinien und -design mit Logo, Feldnamen, Pflichtfeldern, Regelüberprüfungen, Änderungsmöglichkeiten und abhängige Felder individuell anpassen.

Schneller Return on Investment

Studien zeigen: Pro 1.000€ tatsächlicher Reisekosten entstehen Unternehmen meist zusätzlich bis zu 300€ interne Prozesskosten. Durch den Software-Einsatz lassen sich diese Kosten um bis zu 50% senken. Die niedrigen Anschaffungs- und Implementierungskosten von GEDYS IntraWare Travel unterstützen Sie zusätzlich bei der schnellen Realisierung des Return on Investments (ROI).

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Benutzerfreundliches Arbeiten

Einfache und schnelle Erfassung

Minimale Einarbeitung

Automatisch gespeicherte Personaldaten

Assistenz- und Offline-Funktion

Kontextsensitive Hilfetexte

Duplizierfunktion

Reise- und Bewirtungsrecht

Abbildung der gesetzlichen Regelungen (Standard D)

Länderabhängigen Auslandspauschalen (Verpflegung, Übernachtung)

Zeitvorgaben für Pauschalen

Beträge zu KM-Pauschale, Mahlzeiten

Prozentsatz zu Bewirtungskosten

Reiseantrag, -abrechnung, -prüfung und -genehmigung

Indiv. Regelungen und Bearbeitungsreihenfolge integrierbar

Mehrtägigen Reisen in einer Eingabe

Anträge und Abrechnungen in Assistenz

Integrierter Prozess zur schnellen Prüfung und Genehmigung

Genehmigung in Vertretung

E-Mail-Benachrichtigung inkl. Link

Übersicht Dokumente zur Genehmigung

Kommentare zur Genehmigung / Ablehnung

Eingabeassistent für die korrekte, schnelle Reisekosten- und Belegerfassung

Indiv. anpassbare Felder und Pauschalen

Plausibilitätsprüfung bei Übernachtungspauschalen

Mehrwährungsfähigkeit für Auslandsreisen

Hotspots zu Belegarten wie Bahn, Flug, Taxi etc.

Automatische Berechnung der Kilometerangaben

Beliebige Zahlungsarten integrierbar

Arbeitserleichterung durch Duplizierung

Buchungen und Auswertungen

Automatische Buchungssätze inkl. Sachkonten, Steuer- und Buchungsschlüssel

Dokumentation des Buchungslaufs über Journale

Historie und Status zur Buchung

Datenübergabe per Schnittstelle an FiBu

Stornomöglichkeit und Abschluss der Buchung

Kostenstellensplitting integriertbar

Übersicht zu Entwicklungsverläufen

Vordefinierte und Individuelle Auswertungsansichten

Installation und Administration

Leicht bedienbarer Installationsassistent

Eingabefelder zu Mitarbeiter, Gruppen, Filialen, Kostenträgern

Vorkonfigurierte Belegarten nach Datev-Kontenrahmen und Buchungsschlüssel nach SAP

Kontenrahmen, Sachkonten, Buchungsschlüssel, Steuerschlüssel individuell überschreibbar

Individuelle Vorgaben zum Finanzexport (Schnittstelle)

Grundeinstellungen zur Anzeigevorgabe und Formatierung

Indiv. anpassbare Feldnamen, Pflichtfeldern, Regelüberprüfung, Änderungsmöglichkeiten, abhängige Felder

Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung, Überweisungsanweisung integrierbar