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Gruppenterminkalender für IBM Lotus Notes Domino: Aktive Terminplanung für Personen u. Gruppen

Aktive Terminplanung für Personen und Gruppen

Termine koordinieren. Ressourcen buchen. Verfügbarkeit klären.

Schedule ist das effiziente Werkzeug für Ihre Terminplanung und -erfassung, Ressourcenbuchung sowie Ihr transparentes Gruppenterminmanagment. Mit Schedule steigern Sie Ihre Produktivität und Flexibilität.

Häufiger Alltag im Unternehmen

Umständliche Terminplanung über Telefon und E-Mail

Keine qualifizierten Terminauskünfte möglich

Fehlende Übersichten über Verfügbarkeit von Personen, Gruppen und Ressourcen

Aufwändige Terminänderung und -verschiebung

Keine Übersicht über vergangene Termine

Ressourcen wie Beamer, Poolautos, Räume nicht einfach buchbar

Zentrale Terminübersicht mit dem Lotus Notes Teamkalender

: Strukturierte Personenübersicht

Wer ist in einer Besprechung? Wer beim Kunden? Wie sieht die Urlaubsplanung aus? Ist der Raum und der Beamer belegt? Wer steht online für Fragen zur Verfügung? - Mit Schedule erhalten Sie diese Informationen ohne langes Suchen. Sie wissen über den Teamkalender jederzeit, wo sich ihre Mitarbeiter befinden und welche Aufgabe sie haben: standortübergreifend und mobil in einer einzigen Datenbank. Schedule kombiniert schnelle Informationsbereitstellung mit zentraler und einfacher Verwaltung der Kalendereinträge für Personen und Gruppen und ist damit ein hoch effizienter Gruppenkalender für Ihre aktive Terminplanung.

Effizientes Management der Gruppentermine für IBM Lotus Notes Domino

: Planer mit Freier-Zeit-Übersicht für eine schnelle Einladung integriert

Schedule ergänzt Ihren IBM Lotus Notes Kalender mit vielfältigen Funktionen zur Terminplanung von Gruppen, Personen und Ressourcen. Dazu sammelt Schedule alle Aktivitäten aus individuellen IBM Lotus Notes Domino Kalendern und führt sie über einen Datenabgleich in einer einzigen Gruppenterminkalender zusammen. "Privates" bleibt privat. Jede Gruppe in Ihrem Unternehmen erhält einen eigenen Teamkalender. Dabei können Mitarbeiter zu mehr als einer Gruppe gehören. Ob abteilungsweise oder abteilungsübergreifend, jedes Gruppenmitglied bekommt alle Informationen, die es benötigt. In verschiedenen Ansichten rufen Sie Informationen zur Verfügbarkeit von Mitarbeitern, Gruppen und Ressourcen problemlos per Mausklick auf.

Schnelle Terminplanung im Gruppenkalender

: Aktionszentrale mit Terminübersicht und Verfügbarkeit der Person oder Ressourcen im Monat / am Tag. Einfache Terminverschiebung per Drag & Drop

Sparen Sie sich aufwändiges Telefonieren für Terminplanungen,
-vereinbarungen und Anfragen. Mit dem Schedule haben Sie einen detailierten Überblick über die Mitarbeiter Ihrer Gruppe. Sie erfahren nicht nur, wann ein Mitarbeiter verfügbar ist, sondern mit welchem Termin er beschäftigt ist.

Das integrierte Lotus Sametime zeigt Ihnen die Online-Verfügbarkeit an und ermöglicht einen sofortigen Chat für den schnellen Informationsaustausch.

Die integrierte Freie-Zeit-Übersicht vereinfacht Ihnen die Terminplanung für eine oder mehrere Personen bzw. Gruppen.

Ansichten zeigen Ihnen benötigte Informationen einfach übersichtlich strukturiert, zum Beispiel nach Tag, Person, Gruppe oder Kunde.

Die neue Aktionszentrale erleichtert Ihnen den Überblick und die Einordnung der Termine. Hier sehen Sie auch den geplanten und genommenen Urlaub in Ihrer Gruppe sowie integrierte Feiertage. Dies unterstützt Sie bei der Abwicklung von Aufgaben und Projekten.

Zeitsparende Termineintragung

Mit komfortablen Eingabehilfen zu Termintyp und Kategorie sowie mit Terminbeschreibung, Unterstützung zu wiederkehrenden Terminen und Person- und Gruppenwahl unterstützt Schedule Ihre Termineinträge. Mitarbeiter werden über ihre neuen Termine entsprechend per E-Mail informiert. In Verbindung mit den GEDYS IntraWare 7 Modulen Contacts und Office ordnen Sie Termine entsprechenden Kontakten zu.

Unterstützung der Teamplanung

: Aussagekräftige Terminreports nach Person und Team

Der Gruppenplan erlaubt einen schnellen Überblick über die Termine eines Teams. Mit einem Blick sehen Sie gemeinsame freie Zeiten für ihre Planungen.

Für das nächste Vertriebsmeeting erstellen Sie aussagekräftige Terminreports nach Person und Team. So dokumentieren Sie monatliche Auslastung und Verfügbarkeit von Personen und Ressourcen. Darüber hinaus erlauben die Ansichten eine transparente Urlaubsplanung im Team und unternehmensweit.

Internationaler Einsatz

Der Teamkalender Schedule ist eine mehrsprachige Anwendung. Kollegen im In- und Ausland arbeiten in einer Anwendung und wählen über Einstellungen die gewünschte Sprache für Ihre Arbeitsumgebung.

Die neue Language-Configuration-Technologie ermöglicht es Unternehmen, Teile oder die gesamte Anwendung selbst in eine beliebige Sprache zu übersetzen - ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Internationale Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der Software auch in anderen Länder-Organisationen.

Einfache Administration

Bei Erstellung der Schedule-Gruppen können Sie die Personen und Gruppen aus dem Domino-Directory verwenden. Auch mehrfach verschachtelte Gruppen sind möglich. Zugehörigkeiten von Personen zu Gruppen können Sie mit übernehmen, um sie z. B. bei der späteren Auswertung der Einträge zu verwenden.

Ein regelmäßiger Abgleich zwischen im Domino Directory gepflegten und in "Schedule" verwendeten Gruppen ist möglich. Dabei werden neu zu einer Gruppe hinzugekommene bzw. nicht mehr zu einer Gruppe gehörende Personen automatisch berücksichtigt - zusätzliche administrative Arbeit erübrigt sich.

Zusätzlich zur automatischen Zuordnung zu Gruppen im Domino Directory gibt Ihnen »Schedule« die Möglichkeit individueller Gruppendefinitionen und -zuordnungen. Damit lassen sich Gruppierungen auch ohne Entsprechungen im Domino Directory abbilden. »Schedule« verwaltet auch Termine von auf mehrere Server und Domänen verteilten Personen; die Zuordnung geschieht automatisch anhand des Servernamens.

Die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten lassen individuellen Wünschen breiten Raum. Mit der integrierten Programmierschnittstelle (API) lassen sich individuelle Anforderungen integrieren, ohne das Standardprodukt zu verändern. So bleibt die Update-Fähigkeit erhalten.

Auch Anpassungen an individuelle Mailschablonen sind möglich. Sie können beispielsweise die Inhalte eigener Felder in den Kalendereinträgen mit auslesen und einsammeln. Das Gleiche gilt für individuelle Erweiterungen der Personendokumente im Domino Directory.

Die Protokollierung jedes Agentenlaufes und die automatische Protokollverwaltung geben dem Administrator jederzeit den Überblick über die Aktivitäten der einzelnen Agenten. Und wenn wirklich mal ein Problem auftaucht, erhält er konkrete Informationen.

Zusammenfassung Ihrer Vorteile mit dem Modul Schedule

Schnelle konfigurierbare Navigation und persönliche Favoriten

Dynamische Sprachumschaltung (LC-Technologie)

Vollständige Sametime-Integration

Detailansicht als Vorschau auf Kalendereinträge

Konsolidierung der Lotus Notes/Domino Kalender

Standortübergreifende und mobile Nutzung

Privates bleibt privat

Gruppenterminkalender für verschiedene Gruppen

Zusätzliche private Gruppen

Mehrfachzuordnung von Personen zu Gruppen möglich

Planer mit Freier-Zeit-Übersicht

Ansichten nach Personen, Gruppen, Orten, Terminart, Tag, Zeit und Kunden

Vergangenheits- und Zukunftstermine

Single- und Gruppen-Termine

Reports nach Woche, Monat, Gruppe und Person

Umfangreiche Suchfunktionen

Zuordnung von Terminen zu Firmen und Personen

Festlegen der einzusammelnden Kalendereinträge über den Typ (Termin, Einladung, Veranstaltung, …), der Kennzeichen "privat" oder "vorläufig" sowie anhand des einzusammelnden Zeitraumes

Definieren der einzusammelnden Einträge über Schlüsselwörter

Auslesen der Informationen über "Kategorie" und "Ort"

Frei definierbare Namensanzeige

Server-Tasks