GEDYS Intraware 7

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GEDYS IntraWare 7 - Dokumentenmanagement, Korrespondenzverwaltung für IBM Lotus Notes Domino

Elektronische Akte und flexibles Dokumentenmanagement

Alle Vorgänge zu Kunden, Lieferanten, Interessenten und Geschäftspartnern ablegen, einsehen und steuern.

Office ist das effiziente Werkzeug für Ihre Verwaltung von Dokumenten, Vorgängen und Informationen. Mit Office nutzen Sie effizient alle Informationen zu Anrufen, Besprechungen, Korrespondenzen und vielen individuellen Formularen.

Häufiger Alltag im Unternehmen

Die Kundenakte ist über viele Ablagen und Medien verteilt

Unübersichtliche und unstrukturierte Ablage von Dokumenten und Korrespondenzen

Keine übersichtliche Historie zu Vorgängen und Projekten

Qualifizierte Auskünfte zu Vorgängen nur lückenhaft möglich

Kunden-, Lieferantentermine sind schwierig zu planen und zu koordinieren

Aufgaben und ToDos sind unvollständig dokumentiert, meist fehlt Transparenz

Aufwändige Korrespondenzerstellung und Ablage, einheitliche Vorlagen fehlen

Keine einheitliche, unternehmenskonforme Geschäftskorrespondenz

Fehlende individuelle Formulare in elektronischer Form für schnelle Freigaben

Ungeregelter Zugriff auf Informationen

Wer ist der zuständige Mitarbeiter?

Strukturierte Informationen für IBM Lotus Notes Domino

: Übersichtliche Zuordnung aller Dokumente und Korrespondenzen zu Kunden, Lieferanten und Partnern

Mit GEDYS IntraWare 7 Office erfassen und verwalten Sie alle Kommunikationsvorgänge zu Ihren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Die jeweilige elektronische Akte zeigt Ihnen alle Dokumente, Vorgänge, Informationen, Termine und Aufgaben zu einem Kontakt auf einen Blick. Die strukturierte Abbildung Ihrer Organisation, inklusive Vorlagen und Ablagesystem erlaubt es Ihnen, Unternehmenswissen zentral abzulegen, dezentral von einzelnen Mitarbeitern bearbeiten zu lassen und schnell wiederzufinden.

Die rollenbasierte Navigation führt Sie durch die intuitive Anwendung und erleichtert auch in umfangreichen Installationen die Arbeit. Mitarbeiter stehen damit nur die Informationen zur Verfügung, die sie auf Grund ihrer Funktion oder Aufgabe benötigen. Daten werden richtig abgelegt und Informationen schnell gefunden. Neue Mitarbeiter arbeiten so schnell und effizient.

Mobile Mitarbeiter können jederzeit unterwegs Daten mit der Zentrale austauschen. Darüber hinaus erlaubt Office die Verknüpfung und sichere Synchronisation beliebiger Kontaktinformationen mit Palm, Handhelds oder Pocket-PC über das zusät zliche Modul Mobile CRM.

Mit dem neuen zusätzlichen Web Modul stehen Ihnen Kundeninformationen weltweit zur Verfügung. Mitarbeiter im Außendienst und Home Office arbeiten so absolut flexibel und mit aktuellen Daten.

Automatisiertes Büro

: Einfaches Erstellen von Korrespondenzen

Adressen erfassen, Briefe, Faxe, E-Mails schreiben, Termine verwalten, Aufgaben verfolgen - diese und ähnliche Aufgaben bestimmen den Büroalltag. Das Modul Office überträgt automatisch Daten wie Adresse, Fax- und Telefonnummer in Dokumente Ihres Schriftverkehrs und der Dokumentation. Individuell definierte Textbausteine und Vorlagen für IBM Lotus Notes, OpenOffice und Microsoft Office machen die Erstellung Ihres Schriftverkehrs zum Kinderspiel. Sie sparen Zeit und steigern die Qualität.

Mit GEDYS IntraWare 7 Office erstellen und überwachen Sie Aufgaben, die Sie einzelnen oder mehreren Mitarbeiter weiterleiten können. Die eindeutige Zuordnung zu Kunden und Mitarbeitern sowie automatisierte Erinnerungsfunktionen unterstützen Sie bei der effizienten Umsetzung. Sie haben immer den Überblick über anstehende Aufgaben und den Bearbeitungsstatus.

Lotus Sametime-Funktionen informieren Sie über die Anwesenheit des richtigen Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen und ermöglichen Ihnen adhoc einen Informationsaustausch über Chat. Das entlastet Sie und macht Ihre Mitarbeiter produktiver.

Das neue zusätzliche Modul CTI-Interface unterstützt Ihre täglichen Telefonate. Eingehende Faxe erreichen Sie sofort in Ihrer Mailbox und werden in der elektronischen Akte abgelegt. Darüber hinaus wählen Sie Telefonnummern direkt aus der Adresse. Bei eingehenden Anrufen erhalten Sie alle wichtigen Informationen zum Anrufer direkt auf dem Bildschirm. Anrufe in Abwesenheit werden selbstverständlich dokumentiert und Ihnen als Rückrufliste zusammengestellt. Ihre Mailbox fungiert mit individuellen Ansagen als Anrufbeantworter. Sprachnachrichten erhalten Sie schnell und bequem per E-Mail.

Mit der Volltextsuche finden Sie Dokumente und Inhalte schnell und unkompliziert.

Individuelle Formulare

Bilden Sie Ihre eigenen Informations- und Kommunikationsvorlagen gemäß Ihrer Unternehmens-CI ab. Über berechnete Platzhalter können Sie Stammdaten oder Daten aus Dritt-Systemen in Dokumente und Druckvorlagen übernehmen, wie z.B. für Terminbestätigungen, Konditionsbestätigungen etc.

Mit GEDYS IntraWare 7 Office konfigurieren Sie individuell Ihre sämtlichen Formulare. Mit Anbindung des zusätzlichen Moduls Workflow steuern Sie diese Formulare und Vorgänge, wie z.B. bei der Mahnsperre, Gutschrift, Vertragsprüfung oder Angebotsfreigabe.

Vollständige E-Mail-Integration

GEDYS IntraWare 7 Office dient als optimale Plattform für Ihre E-Mail-Kommunikation. Aus und eingehende E-Mails werden automatisiert in der elektronischen Akte dokumentiert. Das Office Modul macht E-Mail-Inhalte für alle Mitarbeiter nutzbar und ermöglicht somit den strukturierten Zugriff auf das gesamte E-Mail-Know-how im Unternehmen.

Hochwertige Anschreiben

: Gezieltes Erstellen und Versenden von Serienbriefen

Der integrierte Serienbriefassistent aus dem Modul Contacts unterstützt Sie bei umfassenden Serienbriefen. Sie erstellen Ihre Korrespondenzvorlage und wählen Ihren Verteiler. Intelligente Agenten übernehmen die Anschreiben, gewünschte, landestypische Anrede, Adress- und Versandform in E-Mails, Briefe und Faxe. Im Adressdokument werden versandte Serienbriefe dokumentiert. Auf Wunsch werden diese Schreiben in der elektronischen Akte abgelegt.

Für den perfekten Ausdruck und sicheren Versand ohne Änderungsmöglichkeit ist ein kostenloser PDF-Generator integriert . Sie können so individuell gestaltete Druckvorlagen definieren und damit bestehende sowie selbst erstellte Dokumente, Übersichten und Formulare ausdrucken. Dabei lassen sich in die Druckvorlagen beliebige Daten aus unterschiedlichen Dokumenten dynamisch zusammenführen, als PDF langfristig dokumentieren, aber auch in hoher Qualität ausdrucken.

Internationaler Einsatz

GEDYS IntraWare 7 Office ist eine mehrsprachige Anwendung. Kollegen im In- und Ausland arbeiten in einer Anwendung und wählen über Einstellungen die gewünschte Sprache für Ihre Arbeitsumgebung. Internationale Mailings und Schreiben werden in der jeweils im Kontaktdokument hinterlegten Korrespondenzsprache und mit der entsprechenden Vorlage in einem Schritt durchgeführt. Länderübergreifende Auswertungen sind problemlos und schnell erstellt.

Die neue Language-Configuration-Technologie ermöglicht es Unternehmen selbst Teile oder die gesamte Anwendung in eine beliebige Sprache zu übersetzen - ohne zusät zlichen Programmieraufwand. Internationale Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der Software auch in anderen Länder-Organisationen.