Veranstaltungen professionell planen, organisieren und durchführen

Die Aufgabepalette eines Event Managers, ob im Vertrieb, Marketing oder in der Personalabteilung, ist breit. Sie reicht von der Erstellung von Veranstaltungs- und Aufgabenplänen über die Buchung von Räumen, Technik und Catering-Services bis zur Auswahl von Referenten und der Organisation von vielen anderen Dingen, die zu einer Veranstaltung gehören.

Die neue Software GEDYS IntraWare Event Manager unterstützt Unternehmen bei der Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen. Dazu bietet sie umfassende Funktionen von der Dokumentation über das Projektmanagement und die Teilnehmerverwaltung bis hin zur Kommunikation und zum Controlling.

Das Programm besitzt Funktionen zur vollständigen Adress-, Aufgaben- und Vorgangsverwaltung, Kommunikation, Erstellung von Einladungslisten und E-Mail- Verteilern, Berücksichtigung von Zusagen, Absagen und Nachrückern sowie zum Buchen von Teilnehmern in verschiedene Veranstaltungssessions.

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Prospekt: GEDYS IntraWare 7 Event Manager

Präsentation: GEDYS IntraWare 7 Event Manager

Weiterführende CRM Informationen und Checklisten

Kostenloses CRM-Infopaket

Veranstaltung perfekt organisieren

Inhalte planen, Räume und Referenten suchen, Aufgaben zuweisen und Termine kontrollieren, Teilnehmer buchen, Korrespondenzen zu Dienstleister und Teilnehmer, Rechnungen vorbereiten - die Aufgaben im Rahmen der Veranstaltungsorganisation sind vielfältig. Ob Eventagentur oder Veranstaltungsmanager eines Unternehmens - die neue Software Event Manager von GEDYS IntraWare unterstützt Sie bei der erfolgreichen Planung und Abwicklung unterschiedlichster Veranstaltungen.

Nach dem Briefing, mit Ziel- und Zielgruppenvorgabe und der groben Planung, beginnt das zeitintensive Projektmanagement zur Veranstaltung. Hierfür finden Sie im Veranstaltungsdokument alle Informationen vom Briefing über die erarbeitete Agenda, Preise, Stornobedingungen und Material zur Veranstaltung, bis hin zu involvierten Mitarbeitern und dem Katalogeintrag.

Je nach Veranstaltungsinhalt legen Sie Sessions zur Veranstaltung an, zum Beispiel bei parallel laufenden Vorträgen, Abendveranstaltungen, Begleitprogrammen, auf die dann auch die Teilnehmer einzeln gebucht werden können.  Verfügbarkeit von Ressourcen und Referenten prüfen, Aufgaben festlegen und zuweisen, Terminänderungen weiterleiten, die Anwendung Event Manager unterstützt Ihre vollständige Ressourcen- und Aufgabenverwaltung.

Die Ressourcen ordnen Sie der Veranstaltung zu und prüfen, ob der Referent, die Technik, der Raum etc. zum gewünschten Termin zur Verfügung steht. Sie stellen standardmäßig auftretende Aufgaben als Aufgabenpaket zusammen. Diese Pakete lassen sich den Veranstaltungen zuordnen. Anhand der Checklisten behalten Sie die Aufgaben inkl. Status zur zeitgenauen Organisation im Blick.

Mit vorgefertigten Kostenlisten geben Sie alle Kosten zur Veranstaltung, wie Honorare, Mieten etc. an, die Sie auf Wunsch mit weiteren Kostenangaben ergänzen. Die Kosten und Teilnahmegebühr pro Teilnehmer werden zum Kontakt dokumentiert und dienen neben der Kostenkalkulation auch als Vorbereitung zur Rechnungsschreibung. Mit der nächsten Version beantwortet Ihnen ein integrierter Kosten-Preis- Kalkulator die Frage:

Wie viele Teilnehmer benötigen wir zur Kostendeckung?

Über die Ausertungsansicht erhalten Sie umgehend die Information, ob Sie mit der Planung im Budget liegen.

Mit individuell definierten Vorlagen und dem Vorgangsassistenten erstellen Sie Einladungen, Skripte, Teilnahmebestätigungen etc. zur Veranstaltung, die Sie mittels Verteilerlisten versenden oder drucken. Alle Informationen zu Ressourcen, Aufgaben, Kosten und Aktivitäten finden Sie übersichtlich dem Veranstaltungsdokument zugeordnet, genauso wie die Teilnehmer und gesamte Korrespondenz zur Veranstaltung.

Einmal erstellte Veranstaltungskonzepte stehen mit dem Modul Event Manager immer wieder als Muster zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie Veranstaltungen kopieren und dialoggestützt Angaben wie z.B. das Datum ändern. Ob Veranstaltungen, Messen oder Schulungen - GEDYS IntraWare 7 Event Manager verringert den Zeitaufwand bei der Planung und Koordination deutlich. Ihre Arbeitsprozesse laufen reibungsloser und effizienter. Und die neue Kostenkalkulation verschafft Ihnen Planungssicherheit.

Teilnehmerverwaltung leicht gemacht

Optimieren Sie Ihr Teilnehmer-Management mit Hilfe von Aufgaben, Serienbriefen und Erinnerungen/Wiedervorlagen. Teilnahmen buchen und umbuchen, Wartelisten erstellen und pflegen, Unterlagen verschicken, Schriftverkehr führen - mit GEDYS IntraWare 7 Event Manager erledigen Sie diese administrativen Aufgaben zeitsparend.
Je nach Art der Teilnahme, Vollzahler oder ermäßigte Teilnahme, geben Sie entsprechende Teilnahmedokumente vor. Sie buchen Teilnehmer zur Veranstaltung bzw. Session - die Berücksichtigung von Begleitpersonen und Buchung von Begleitprogrammen ist integriert.

Den Teilnehmerkontakt wählen Sie direkt aus dem GEDYS IntraWare 7 Modul Contacts oder alternativ aus dem Lotus Adressbuch* bzw. tragen die Angaben frei ein*. Die übersichtliche Darstellung der freien Plätze erleichtert Ihnen die Buchung. Bei größeren Anmeldezahlen nutzen Sie die Warteliste.
Umbuchungen lassen sich mithilfe eines Assistenten, einzeln oder als Massenbearbeitung, durchführen. Der Assistent überprüft freie Plätze sowie Stornobedingungen und ordnet neue Angaben wie die aktuellen Teilnahmegebühren dem Teilnehmer zu. Die unterschiedlichen Status wie Eingeladen, Angemeldet, Bestätigt bis hin zu Bestanden bzw. Nicht bestanden, sorgen für Transparenz.

Die Teilnahmegebühr wird anhand der Angaben im Veranstaltungsdokument dem Teilnehmer zugeordnet und für die Rechnungsschreibung bereitgestellt. Bei Absagen greift die Stornoregelung. Das Rechnungswesen unterstützen Sie mit Rechnungsposten zu jedem Teilnehmer.

GEDYS IntraWare 7 Event Manager automatisiert alltägliche Büroaufgaben. Ein integrierter Vorgangsassistent unterstützt Sie bei der Korrespondenz, ob einzeln oder als Serienbrief, zu Teilnehmern, Referenten, Dienstleistern und Teammitgliedern. Desgleichen auch beim Erstellen von Teilnehmer- und Anwesenheitslisten, Adress- Labels und Namensschildern sowie Buchungs- und Teilnahmebestätigungen. Individuell gestaltete Vorlagen für Teilnahmebescheinigungen und Urkunden erleichtern Ihnen die Erstellung von Abschluss-Unterlagen. Die Anwendung überträgt Daten wie Adresse, Telefonnummer in Dokumente Ihres Schriftverkehrs, Teilnehmerlisten, Teilnahmebescheinigungen etc.

Individuell definierte Textbausteine und Vorlagen (Lotus Notes, Microsoft® Office, Open Office) vereinfachen Ihren Schriftverkehr.

Checklisten für die Aufgabenplanung und -bearbeitung

Integrierte Aufgaben und Wiedervorlagen beschleunigen die Prozesse und ermöglichen eine reibungslose Teamarbeit. Sie versehen ein Dokument mit Wiedervorlagedatum und Bearbeitungshinweis oder legen Aufgaben zur weiteren Bearbeitung auf den elektronischen Schreibtisch eines Kollegen.

Für Ihre Standardveranstaltung stellen Sie dazu individuelle Aufgabenpakete zusammen, die alle Angaben zur Fälligkeit, Aufgabe und zum Bearbeiter beinhalten. Weitere Aufgaben fügen Sie auch separat hinzu. Damit sind alle Aufgaben nach Fälligkeit sortiert der Veranstaltung zugeordnet. Der Bearbeiter bekommt seine Aufgaben zugewiesen und findet sie übersichtlich als Checkliste auf seinem elektronischen Schreibtisch wieder. Erledigte Aufgaben werden mit dem entsprechenden Status versehen. Die unterschiedlichen Status werden über separate Grafiken hervorgehoben. Dies minimiert Durchlaufzeiten und schafft Transparenz. Daneben erleichtern die Checklisten zu offenen bzw. beendeten Aufgaben den Verantwortlichen die Übersicht zum Stand der Veranstaltung.

Übersichtliche Verwaltung der Ressourcen

Dokumentieren Sie alle Referenten, technischen Geräte, Räume und Dienstleister in der Ressourcenverwaltung. Sie geben weiterführende Informationen, wie beispielsweise Know-how des Referenten oder Ausstattungen bei Tagungshotels, in den Dokumenten mit an. Das erleichtert Ihnen die zukünftige Recherche.

Sie weisen neben den externen Ressourcen auch Notes-Ressourcen der Veranstaltung zu. Die Freie-Zeit-Suche im Veranstaltungsdokument unterstützt die Organisation von Terminen, Räumen und Referenten und übernimmt die Reservierung in der Notes-Ressourcen-Datenbank. Gebuchte Ressourcen stehen für andere Veranstaltungen zur gleichen Zeit nicht zur Verfügung. Sie vermeiden Überschneidungen und damit kurzfristige Änderungen: Technik und Räume werden optimal genutzt, Referenten passend eingesetzt.

Aussagekräftige Statistiken

Auswertungen geben Ihnen jederzeit einen Überblick über den Stand der Buchungen und Auslastungen sowie Umsatz, Kosten und Einnahmen - übersichtlich dargestellt nach Datum, Veranstaltungsname/-typ, Ort und Referent. Die Zufriedenheit der Teilnehmer entnehmen Sie der Veranstaltungsbewertung in der nächsten Event Manager Version. Umsätze und Kosten behalten Sie so übersichtlich im Blick.

Flexible Software für Ihre Veranstaltungen

GEDYS IntraWare 7 Event Manager passt sich ideal den Anforderungen Ihres Unternehmens an. Per Konfiguration bilden Sie Ihre Veranstaltungs-, Sessions- und Ressourcentypen sowie Teilnahmearten und Preismodelle ab. Sie stellen Aufgaben- und Kostenlisten zusammen und nutzen Ihre individuellen Vorlagen zur Dokumentation, Organisation und Kommunikation. Weitere spezifische Anpassungen und Erweiterungen lassen sich einfach integrieren.

Die wichtigsten Funktionen

Veranstaltungsorganisation und -dokumentation

Konfigurierbare Dokumente zu Veranstaltungstypen (Tagesveranstaltung, Abendveranstaltung, etc.)

Veranstaltung anlegen und umlegen, mit und ohne Termin sowie Status

Dokumentation zum Briefing, Ziel, Zielgruppen, Preise, Storno, Agenda, Dokumente etc.

Unterteilung in Sessions/Teilveranstaltungen

Zuordnen von Ressourcen und Aufgaben zur Veranstaltung

Freie-Zeit-Suche zu Ressourcen

Verknüpfung mit Korrespondenzen zu Dozenten, Lieferanten, Teilnehmern

Aktivitäten wie zum Beispiel Skript, Beurteilungsbogen, Informationsmaterial ablegen

Veranstaltung abspeichern als Muster

Verteilerliste zu Referenten, Teilnehmern, Team-Mitarbeiter

Veranstaltungsarchiv

Aktion "Veranstaltung kopieren" inkl. Dialog zu benötigten Änderungen in den Aufgaben, Ressourcen - Kopierfunktion auch für Teilnehmer einer archivierten Veranstaltung

Teilnehmerverwaltung

Konfigurierbare Dokumente zu Teilnahmetypen (Vollzahler, ermäßigte Teilnahme, etc.)

Teilnehmer umbuchen/stornieren/bestätigen/nicht bestanden etc. (Status)

Übersichten und Ansichten z. B. Teilnehmer je Veranstaltung und Session

Warteliste

Freie-Platz-Anzeige

Preise pro TN

E-Mail-Eingang: Anmelden per E-Mail und Umwandlung in Teilnahmedokument*

Anmeldungen umwandeln von NN in Name

Mehrere Kontakte aus der Contacts auswählen, um aus diesen Teilnehmern zu machen.

Teilnehmer als Person aus N & A übernehmen*

Freie Eingabe der Teilnehmer*

Teilnehmer- und Anwesenheitslisten

Zuordnung von einzelnen Rechnungsposten zur Rechnungsvorbereitung (automatisch und manuell)

Teilnehmerhistorie in der Kontaktadresse der Contacts-Datenbank.*

Funktion in der Contacts: Kontakt zur Veranstaltung hinzufügen*

Kommunikation

Assistent zur Korrespondenz, einzeln und als Serienaktion

Direkte E-Mail-Erstellung

Vorlagen zu Brief, E-Mail, Fax, Serienbriefe

Textbausteine

Korrespondenzhistorie zur Veranstaltung, Teilnehmer, Lieferanten, Referenten

Individuelle Vorlagen zum Ausdruck und zur PDF-Erstellung, bspw. zu Namensschildern, Teilnahmebescheinigungen, Listen

Etikettendruck

Ad-hoc-Kommunikation mittels Sametime-Integration

Einladungsversand an interne Dozenten über Notes-Mail-Kalender (Modul Schedule vorausgesetzt)

Aufgabenmanagement

Konfiguration von Standard-Aufgabenpaketen mit Fälligkeitsdatum, Bearbeiter, Beschreibung

Separate Aufgaben erstellen, zur Veranstaltung zuordnen und dem Bearbeiter zuweisen

Übersicht zu „Meine Aufgaben"

Sortierbare Checklisten: Offene und beendete Aufgaben*

Aufgabenstatus: Offen, In Bearbeitung, Beendet, Abgebrochen

Massenbearbeitung: Status ändern

Reminder*

Checkliste: Aufgaben pro Teilnehmer*

Ressourcenverwaltung und -planung

Konfigurierbare Dokumente zu Ressourcentypen

Verwaltung aller Ressourcen wie Räume, Technik, Referenten, Locations, Hotels etc.

Freie-Zeit-Suche für Referenten und Ressourcen (Räume, Technik etc.)

Recherchemöglichkeiten

Kostenplanung und -kalkulation

Konfigurierbare Standard-Kostenlisten (fixe und variable Kostenpunkte)

Funktion zur Preiskalkulation*

Kostenkalkulation (Gegenüberstellung, Budget, fixe und variable Kosten, geplante Einnahmen)*

Auswertungen

Erfolgskontrolle durch Gegenüberstellung von Einnahmen und Kosten

Sortierbare Auswertungsansicht zu Teilnehmern, Auslastung, Gewinn nach Veranstaltung etc.*

Statistiken zur Veranstaltungs- und Referentenauslastung*

Veranstaltungsbewertung zu Referenten, Themen, Organisation*

Internet

Veranstaltungskalender online*

Anmeldungen übers Internet, Intranet*

Veranstaltungsbewertung durch Teilnehmer und Referenten*

Konfiguration und Technologie

Suchfunktionen

Sametime-Integration

LC-Technologie für dynamische Sprachauswahl

Zentrale Administration und Konfiguration

Datenexport und -import über GEDYS IntraWare Pump

Workflow-Integration*

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