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SAP-Notes-Integration

SAP-Notes-Integration - Schneller, flexibler und transparenter Datenaustausch zwischen Lotus Notes & SAP-Systemen

GEDYS IntraWare realisiert SAP-Integrationsprojekte mit Lösungsbausteinen und Knowhow der renomierten itelligence AG. Mit ca. 1.000 Mitarbeitern an 31 Standorten weltweit ist itelligence international führender und mehrfach zertifizierter SAP-Partner für den Mittelstand.

Weiteres Material

SAP-Notes-Integration für CRM und GEDYS IntraWare (PDF)

Weiterführende CRM Informationen und Checklisten

Kostenloses CRM-Infopaket

Integration heterogener Systeme

Viele Unternehmen setzen SAP als zentrale ERP und Lotus Notes/Domino als Groupware-Plattform losgelöst voneinander ein, obwohl es viele Berührungspunkte zwischen den verschiedenen Anwendungen beider Systeme gibt. Diese Barriere wird meist durch fehleranfällige und zeitraubende manuelle Abgleiche überwunden. Es gilt nun, eine Brücke zwischen Lotus Notes/Domino und der SAP-Umgebung zu bauen und die Vorteile beider Systeme effizient, transparent und sicher zu nutzen, um die besten Synergieeffekte für das Unternehmen zu erzielen. Sei es die leistungsstarke Lotus Notes Replikationsfunktion, um SAP-Daten z.B. offline zur Verfügung zu stellen, als auch das konstante „Look and Feel" des Lotus Notes Clients.

Beispiel: Genehmigungsworkflow

Ein Beispiel ist die Verbindung von Beschaffungs- oder Genehmigungsworkflows mit anschließender Buchung im SAP-System. Die auf Notes-Seite entwickelten Workflows bieten eine konstante Arbeitsumgebung und eine entsprechende Mail-Integration. An bestimmten Stellen des Workflows aber sollen Daten an das SAP-System übergeben und nach einigen Arbeitsschritten gegebenenfalls wieder zurückgegeben werden. Dieser Prozess kann mit Hilfe einer SAP-Notes-Integration deutlich vereinfacht werden: Daten werden automatisiert oder per Knopfdruck an das SAP-System übergeben, Antworten werden sofort im Notes dokument gespeichert. Zusätzlich können in Notes benötigte Stammdaten regelmäßig mit SAP (ggfs. bi-direktional) abgeglichen werden und können so z.B. Außendienstmitarbeitern über Replikation offline zur Verfügung gestellt werden.

Ihre Vorteile:

Flexibler Datenaustausch zwischen SAP und Lotus Notes/Domino

Verringerter Arbeitsaufwand beim Transfer von Daten

Höhere Sicherheit bei der Übertragung von Informationen

Größere Transparenz der Datentransaktionen durch ausführliche Protokolle

Mögliche Einbindung neuer Komponenten zur weiteren Automatisierung des Datentransfers

SAP Java Connector - sicher in die Zukunft

Auf Basis des SAP Java Connectors (JCo) wurden Lösungsbausteine entwickelt, die sowohl eingehende als auch ausgehende Verbindungen zwischen SAP und Lotus Notes/Domino komfortabel und transparent steuern. Der JCo wurde direkt vom Hersteller SAP mit einer flexiblen und performanten API für den Zugriff von Java Anwendungen auf SAP-Systeme entwickelt. Der JCo ist zugleich die Basistechnologie für den Zugriff von SAP-J2EE-Anwendungen auf SAPSysteme und auch für die it.smart-connect Suite.

Verzahnung von systemübergreifenden Prozessen

Ihre Mitarbeiter bestellen den täglichen Bedarf an z.B. Hardware, CDs und Bürobedarf über eine Lotus Notes Applikation, die einen entsprechenden Genehmigungsworkflow beinhaltet. Die genehmigten Vorgänge stoppen üblicherweise beim Einkauf, der die Bestellanforderung manuell ins SAP-System überträgt. Dieser generiert daraus ohne Rückmeldung an den Anforderer eine Bestellung. Der Bestellprozess kann jetzt mit Hilfe der Notes-SAP-Integration deutlich vereinfacht werden: Der Einkauf überträgt die Daten per Knopfdruck an das SAP-System und generiert automatisch eine Bestellanforderung via it.smart-connect. Die entsprechende Bestellanforderungsnummer (BANF) wird an Lotus Notes zurückgemeldet und bietet damit die Möglichkeit, die Anforderung jederzeit im SAP-System zu finden. Zu einem späteren Zeitpunkt, bei der Erzeugung der Bestellung, kann auch die Bestellnummer zusätzlich an Lotus Notes übertragen werden, entweder durch ein „Pollen" auf einen BAPI/RFC unter der Nutzung des it.smart-connect oder durch aktives „Pushen" des SAP-Systems beim Einsatz des it.smart-listeners.

Zentrale Ablage von E-Mails

Im täglichen E-Mail Verkehr wird eine Vielzahl von Informationen zu Projekten, Aufträgen und Verträgen versendet und empfangen und landen so in den Mailboxen der Mitarbeiter. Diese E-Mails können nun mit Hilfe des it.DMS-connects zentral in Ihrem SAP DMS-System abgelegt und mit Klassifizierungen versehen werden. Somit können z.B. per E-Mail eingegangene Aufträge zentral abgelegt und mit dem SAP-Auftrag verknüpft werden. Es kann auch eine zentrale Ablage von E-Mails und Dokumenten zu bestimmten Kunden und Projekten geschaffen werden, die über ein Portal allen Mitarbeitern zugänglich gemacht wird.

Ihre Anforderungen

Die vorgestellten Lösungen bieten ein breites Spektrum, um Ihre komplexen Anforderungen abzudecken und eine optimale Basis für die professionelle Arbeit mit Lotus Notes und SAP-Systemen zu ermöglichen. Profitieren Sie von einer Verbindung mit realtime oder periodischem Abgleich zwischen SAP und Lotus Notes-System, mit der Sie Geschäftsprozesse effizient und aktuell abwickeln und dabei eine redundante Datenhaltung verhindern können.