Alle Kommunikationsarten gebündelt - Unified Communications

Zur Unified Communications bieten wir Ihnen mit der Cycos-Lösung mrs konsolidiert alle Arten der Kommunikation unabhängig von Zeit, Ort und dem verwendeten Endgerät. So können nicht nur E-Mails, sondern auch Fax- und Voice-Mail-Nachrichten in einer zentralen Inbox empfangen und entsprechend weitergeleitet werden. Mit Computer Telephony Integration (CTI) werden Kunden direkt bei eingehendem Anruf identifiziert und alle verfügbaren Stammdaten automatisch am Bildschirm angezeigt.

Übersicht

Unified Messaging
Systemintegration Lotus Notes
Fax-Integration
E-Mail-Integration
CTI-Integration
SMS-Integration
SAP-Anbindung
Neues Release mrs 6.0

Weiteres Material

Cycos Produktprospekt

mrs für Lotus

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Weiterführende CRM Informationen und Checklisten

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Unified Messaging - Fusion zu einem einzigen Kommunikationssystem

Unified Messaging ist die Fusion der einzelnen Fax-, Sprachnachricht-, E-Mail- und SMS-Server zu einem einzigen Kommunikationssystem mit einheitlicher Bedieneroberfläche am PC und dienstübergreifender Benutzerführung am Festnetz- oder Mobiltelefon und Webbrowser.

Eine Unified Messaging-Lösung kann sehr facettenreich sein. Meist beginnt man mit einem Fax-Server, der in ein E-Mail System integriert wird. Dann baut man das System nach und nach mit Sprachnachricht-, SMS-, ERP-Anbindungen etc. aus.

Nachrichtendienste

mrs realisiert preiswert Dienste wie z.B. E-Mail, Fax, Sprachnachricht und SMS; darüber hinaus bietet mrs TRUE Unified Messaging und Integrated Messaging unter Microsoft Exchange, Lotus Notes, SAP R/3 sowie Schnittstellen zu HP, IBM, Novell usw.

Mit dem Einsatz des Unified Messaging-Servers mrs (Message Routing System) empfangen Sie alle Fax-Nachrichten, E-Mails- und Sprachnachrichten in einem zentralen Postfach. Dabei wird der Eingang einer Nachricht optisch oder akustisch am PC oder Festnetz-/Mobiltelefon signalisiert. Mit mrs haben sie weltweit Zugang zu Ihrem Postfach über das öffentliche Telefonnetz und das Internet.

Zugriff

Ob mit dem PC in der Firma, vom Faxgerät aus dem Hotel oder mit dem Festnetz-/Mobiltelefon von unterwegs - Sie können von überall mit allen Endgeräten einfach und sicher auf Ihre Nachrichten zugreifen. Die Messagingtechnik des mrs-Systems konvertiert dabei die abgefragte Nachricht automatisch in das passende Ausgabeformat Ihres Endgerätes.

So können Sie sich z.B. am Telefon Ihre E-Mail Nachrichten vorlesen lassen. Ein einheitliches Empfangs- und Sendejournal sowie ein intelligenter Nachrichten-Agent unterstützen Sie optimal bei der Organisation Ihres Nachrichtenaufkommens.

Vorteile:

Einheitliches Postfach für Fax-Nachrichten, Sprachnachrichten und E-Mail

Vollständige Integration in den Client

Einheitliche Administration

Kein zusätzlicher Schulungsaufwand

Keine zusätzlichen Installationen

Kein zusätzlicher Wartungsaufwand

Integration in Lotus Notes

mrs für Lotus Notes erweitert ein bestehendes Lotus Notes System zu einem Advanced Unified Messaging Server, der alle Kommunikationsdienste (Fax, Sprachnachricht, E-Mail und SMS) integriert und damit die Effizienz am Arbeitsplatz wesentlich verbessert. Die Integration in das Notes System ist denkbar einfach und entspricht in höchstem Maße den Sicherheitsanforderungen von Lotus Notes. Die automatische Replikation von Lotus Notes Adressbüchern mit mrs erlaubt eine einfache integrierte Einrichtung, Bedienung und Administration des gesamten Systems. Durch die vollständige Einbindung in die Clientoberfläche kann der Notes Anwender alle mrs-Leistungsmerkmale sofort ohne zusätzlichen Schulungsaufwand nutzen.

Beispiel der Voice-Mail: Sprachnachrichten und E-Mails einheitlich in der gewohnten Clientoberfläche nutzen

Lotus Notes Benutzer haben die Möglichkeit, die Dienste Fax, Sprachnachricht und E-Mail einheitlich in der gewohnten Clientoberfläche zu nutzen. Zusätzlich zum Lotus Notes Client können alle Nachrichten über das Internet/Intranet oder per Telefon abgerufen werden. Unabhängig von der Art der Abfrage wird die Statusanzeige der Eingangsdokumente im Postfach des Benutzers geändert.

Darüber hinaus kann der mrs Server den Endanwender über den Empfang einer Nachricht in Lotus Notes per Message Waiting Indication (Briefkastenlampe) informieren. Die Signalisierung kann zusätzlich auch per SMS direkt an das Mobiltelefon des Benutzers erfolgen, wenn dieser beispielsweise im Außendienst tätig ist.

Beispiel Empfang

Schließlich lässt sich das Advanced Unified Messaging System über CTI-Ergänzungen zu einem vollständigen Telefonarbeitsplatz ausbauen.

Beispiel Administration

Leistungsmerkmale für den Benutzer und IT-Administrator

Ausgabe von Sprachnachrichten auf dem Telefonendgerät des Benutzers

Aufbau einer Telefonverbindung zum Anrufer

Nutzung eines speziellen Faxformulares für den Notes-Client

Auswahl eines Deckblattes

Nutzung von Adressbüchern (Namens- und Adressbuch)

Mit den neuen Notes-Formularen können Fax-Nachrichten im Vorschaufenster angesehen und editiert werden

Mit den neuen Notes-Formularen ist die Wiedergabe von Sprachnachrichten durch eine grafische Benutzeroberfläche möglich

Vollständige Administration der Benutzer in einer Notesdatenbank, nicht dem NAB

Zentrale Administration des Cycos Systems

Inbox Replikation zwischen Cycos und Lotus Notes

TRUE Unified Messaging (eine Datenbank, keine Replikation) ab Version 5.0

Replikation von Statusänderungen

Replikation von Löschungen

Fax-Integration

Faxserver: Ist Fax hochmodern?

Fax ist zwar keine moderne Technologie, sie ist aber für den Dokumentenaustausch noch immer der kleinste gemeinsame Nenner zwischen unterschiedlichen Geschäftspartnern. Fax ergänzt hervorragend ein E-Mail System in seinen Kommunikationsmöglichkeiten.

Faxkomfort unter mrs

Fax ist einer der Kommunikationsdienste im Unified Messaging-System mrs. Es unterstützt sowohl die am weitesten verbreitete Betriebsart G3 aus dem analogen Telefonnetz, als auch den schnellen für ISDN definierten G4-Faxmodus. mrs optimiert den Faxverkehr für die herkömmlichen Faxendgeräte und den PC. Innerhalb der Unternehmensorganisation bietet mrs unabhängig von den Faxendgeräten viele Vorteile:

Faxempfang:
mrs stellt jedem berechtigten Mitarbeiter seine Fax-Nachricht direkt persönlich zu. Diese Technik nennt sich "automatische Faxeingangsvermittlung". Sie verkürzt die Arbeitsabläufe und spart Geld. Der Faxempfänger wird über ein Endgerät seiner Wahl optisch bzw. akustisch informiert und kann sich seine Fax-Nachricht am PC anschauen bzw. bearbeiten oder am Faxgerät/Drucker ausgeben lassen. Das Faxeingangsjournal im Server ist revisionssicher.

Faxversand:
Beim Versenden von Fax-Nachrichten macht sich mrs erst richtig bezahlt: Ob fragmentiertes Faxversenden, zeitversetzter Versand zum Mondscheintarif (Least Cost Timing) oder die preiswerte Weitervermittlung (Least Cost Routing) zum privaten Telefonanbieter oder Internet - das in mrs integrierte intelligente Nachrichtenmanagement sorgt für die Reduktion der Faxgebühren.

Einfache Bedienung am PC:
Die einfache und übersichtliche Bedienung der einzelnen System-Funktionalitäten erfolgt aufgrund der nahtlosen Integration sowohl aus der eigenen Windows-Oberfläche (mrs-Client), als auch aus vorhandenen Office-Umgebungen (Microsoft Outlook, SAP, Lotus Notes usw.) heraus. In der Regel läuft der Faxversand ergonomisch genauso wie das Versenden von E-Mails ab. Dieser Komfort wird durch eine neue Technik ermöglicht, die die Konvertierung von am PC erstellten Dokumenten (z.B. WinWord, Excel usw.) zentral auf dem Server erlaubt. Als Empfänger lassen sich Einzelpersonen genauso wie ganze Benutzergruppen definieren, die auch über ein Kurzwahlverzeichnis erreicht werden können. Die Unified Messaging-Philosophie erlaubt eine gemischte Rundsendeliste aus Fax- und E-Mail-Adressen. Aktivieren und auf Knopfdruck z.B. ein WinWord-Dokument zu versenden. mrs sendet dann den Fax-Zielen WinWord-Dokumente in der entsprechenden Faxkonvertierung; die E-Mail-Ziele erhalten das Original WinWord-Dokument als Anhang.

Abfrage der Faxmailbox per Telefon:
Fax-Dokumente, die im Postfach des Empfängers abgelegt sind, können per Telefonmenü abgefragt und auf beliebigen Faxgeräten ausgegeben werden. Die Steuerung des Sprachnachrichten-Menüs erfolgt über DTMF. Einschränkung: Dieses Leistungsmerkmal ist nicht in Verbindung mit analoger Hardware nutzbar.

Faxrouting direkt auf einen LAN Drucker:
Diese Funktion erlaubt es, automatisch Kopien von aus- und/oder eingehenden Fax-Nachrichten auf einem Drucker auszugeben. Dieser Drucker kann entweder lokal am mrs-Server angeschlossen oder über das Windows-Netzwerk vom mrs-Server aus erreichbar sein.

E-Mail-Integration

E-Mail Server

E-Mail, die elektronische Post, ist das klassische Kommunikationsmedium innerhalb der Computerwelt und die Basis des mrs-Servers. Per E-Mail können Sie vom PC Textnachrichten an einen oder mehrere Empfänger senden. DenTextnachrichten können sie in einem modernen E-Mail System wie mrs noch weitere Dateien (z.B. WinWord-, Exceldokumente) als Anhang beifügen.

Die Adresseingabe erfolgt im Gegensatz zum Telefon in einem Textformat. Die versendete E-Mail wird in einem elektronischen Postamt (Postoffice) in das Postfach (Mailbox) des adressierten Empfängers vermittelt. Sie können auch häufig genutzte Ziele mit einem einfachen Namen in einem Adressbuch (Kurzwahlliste) ablegen oder per Knopfdruck auf eine E-Mail antworten, ohne die Empfängeradresse neu eingeben zu müssen.

Postfach und PC-Bedieneroberfläche

Die Postfächer Ihrer Mitarbeiter werden in einer Datenbank gespeichert. In Ihrem Postfach kommen deshalb die für Sie bestimmten Nachrichten auch dann an, wenn Ihr PC ausgeschaltet ist. Beim Einschalten signalisiert Ihr E-Mail Client die eingegangenen Nachrichten. mrs setzt optional ein "Message-Waiting"-Signal an Ihrem Telefon oder sendet eine SMS-Nachricht an Ihr Mobiltelefon - so werden Sie auch dann über neue Nachrichten informiert, wenn Ihr PC ausgeschaltet ist oder Sie unterwegs sind.

mrs unterstützt die Standardprotokolle POP3 und IMAP4 für den Postfach-Zugriff vom PC auf die Datenbank des mrs-Servers. Ihr Vorteil: Sie können mit einem beliebigen POP3-/IMAP4 fähigen E-Mail Client auf Ihr Postfach zugreifen und Ihre Nachrichten abholen. Daher können Sie auch die E-Mail-Oberflächen von Microsoft Outlook, Lotus Notes, Novell Groupwise, Netscape Messenger usw. verwenden. Intelligente Hilfsprogramme (Intelligent Message Agents) innerhalb Ihres E-Mail Client können automatisch nach Ihren Vorgaben die Nachrichten sortieren bzw. priorisieren.

Das Unified Messaging-Konzept im mrs garantiert eine dienstübergreifende einheitliche Bedienung von Fax-Nachrichten, Sprachnachrichten, E-Mail usw.

Adressbuch und Directoryservice

mrs verfügt über ein lokales Kurzwahlverzeichnis und ein globales Adressbuch. Das Adressbuch enthält neben den Post- und E-Mail-Angaben auch die Adressen von Fax-Nachrichten, Sprachnachrichten, Telefonnummern usw. Dieses globale Verzeichnis wird "Directory" genannt. Unified Messaging verlangt, dass alle Adresstypen (Telefon, Fax, E-Mail usw.) in einem einheitlichen Directory zusammengefasst werden. mrs unterstützt den von Microsoft bei Windows 2000/2003 verwendeten Verzeichnisdienst " Active Directory Service" (ADS). Der offene Standard für den Directory-Zugriff ist das Lightweight Directory Access Protokoll (LDAP).

mrs integriert sich vollständig in ADS. Daher kann die Benutzeradministration in Verbindung mit Microsoft Exchange im ADS stattfinden.

CTI-Integration

Computer Telefonie Integration ist - einfach ausgedrückt - komfortables Telefonieren vom PC aus. Der PC-Anwender möchte aus seiner gewohnten Arbeitsumgebung (Microsoft Outlook, Lotus Notes, SAP) heraus den Telefonanruf initiieren, d.h. aus seinem vorhandenen Adressbuch wählen, eine Telefonliste für die Wahlwiederholung anlegen oder gar eine Telefonkonferenz aufbauen.

Eingehende Anrufe werden in einer Anruferliste geführt, und über eine Schnittstelle wird eine entsprechende Applikation (z.B. Kundendatenbank) geöffnet. Anhand der Anruferkennung werden anschließend die Kundendaten auf dem PC angezeigt. Alle Leistungsmerkmale stehen mit mrs zur Verfügung.

Die CTI-Integration von Cycos mittels mrs bietet Ihnen im Gegensatz zu adaptierten Lösungen den Vorteil, dass es die Vorzüge der Kommunikation mit denen der IT verbinden kann und damit zukunftssicher ist. So erhalten Sie z.B. zusätzlich bei Ihrer Postfach-Abfrage eine Liste der eingegangenen Telefonanrufe. Auf Befehl können Sie die Rufnummern vom mrs-System automatisch zurückrufen lassen.

Vorteile und Nutzen:

Zeitersparnis: Schnelles fehlerfreies Wählen von Telefonnummern aus Anwendungen

Kostentransparenz: schnelleres Wählen zusammen mit Journalisierung der Kosten

Kundenfreundlichkeit: Per Rufnummernübermittlung werden die Kontaktdaten eines Anrufers per Popup automatisch auf dem Bildschirm eingeblendet. Hierdurch können Sie einen Anrufer beim Namen ansprechen.

Ergonomie: stressfreies Arbeiten trägt zum positiveren Betriebsklima bei

All-In-One-Lösung: Alle Dienste auf einem Server spart Administration und Wartung

SMS-Integration

SMS ist ein Textdienst und gewährleistet den Versand von maximal 160 Zeichen langen Nachrichten in den GSM-Mobilfunknetzen. Mit SMS können Ihnen die Kollegen/innen einen kurzen Text (z.B. Rückruf, Terminverschiebung) auf Ihr Handy schicken. Man nutzt dazu das übliche E-Mail Programm, z.B. Microsoft Outlook oder Lotus Notes. mrs kann Sie über den Eingang neuer Nachrichten via SMS informieren.

Mit Hilfe eines kleinen Sende-/Empfangsmoduls übermittelt mrs die SMS Nachrichten direkt in das Mobilfunknetz; dies ist preiswerter und zuverlässiger als der übliche Weg über das Telefonfestnetz.

Weitere SMS Anwendungen

Außendienststeuerung

Servicemanagement (mrs kann Ihnen auch automatisch Fehlermeldungen Ihres Computersystems schicken)

Fahrzeug-/Flottensteuerung usw.

SAP-Anbindung

Kennen Sie das? Sie müssen Ihrem Lieferanten am Telefon zweimal Ihren Namen buchstabieren. Sie erklären ihm, welches Produkt er Ihnen verkauft hat. Gemeinsam mit ihm müssen Sie den genauen Produkttypen identifizieren. Damit es Ihren Kunden nicht genauso geht, bietet Ihnen die Cycos AG durch die Integration ihrer Lösungen in Ihr ERP- oder CRM-System folgende Vorteile:

Prozessautomatisierung

Mit Cycos Lösungen haben Sie die Möglichkeit, bei einem eingehenden Anruf direkt eine speziell auf Ihre Kundenbedürfnisse zugeschnittene Anwendung zu starten, die automatisch die entsprechenden Geschäftspartnerdaten anzeigt.

Verbesserung des Informationsflusses

Bei eingehenden oder ausgehenden Anrufen zeigt Ihnen Ihre SAP® Applikation (SAPphone Popup / Interaction Center) direkt die wichtigsten DatenIhres Geschäftspartners.

Statistiken helfen zu Optimieren

Mit einer Cycos Lösung erhalten Sie Einblick in Ihr tägliches Anrufaufkommen. Diese Informationen erlauben es Ihnen, auf einen Blick zu erkennen, wo noch Optimierungspotential bei der Bearbeitung von Anrufen vorhanden ist. Sei es in der Personalplanung oder im Bereich der Prozessoptimierung. Diese Funktion steht selbstverständlich auch für E-Mails, Faxnachrichten und SMS zur Verfügung.

Benutzerfreundlichkeit steigert die Motivation

Sie benötigen keine weiteren Client-Anwendungen mehr. Sie arbeiten nur noch in Ihrer bekannten ERP/CRM-Oberfläche. Sie nutzen nicht nur Ihre ERP/CRM- Funktionen, sondern können auch Ihr Telefon, das integrierte Faxgerät und alle anderen Kommunikationsmittel über die SAP® Anwenderoberfläche steuern und nutzen.

Dabei sind die Cycos Lösungen modular aufgebaut und lassen sich zu 100% in Ihre vorhandenen Business-Applikationen integrieren. Wir garantieren Ihnen eine deutliche Effizienzsteigerung ohne zusätzlichen Schulungsaufwand für Ihre Mitarbeiter bei maximaler Kosteneffizienz. Ein isoliertes System ist nicht besonders produktiv, daher können bei den Cycos Lösungen alle gängigen Business-Applikationen wie Customer Relationship Management (CRM) und ERP (Enterprise Resource Planning) in den Informationsfluss integriert werden. Ein echter Mehrwert!

Folgende Integrationsmöglichkeiten bietet Ihnen Cycos:

Messaging ( Fax , Voice-Mail, E-Mail und SMS) und CTI ( Computer Telephony Integration) für SAP® R/3® und mySAP™ Business Suite Call Center und Multimedia Contact Center für SAP® R/3® und mySAP™ Interaction Center

Cycos ist zertifiziert für:

SAPconnect - Communication, Fax, and E-Mail Software Interface (BC-CON)

Computer Telephony Integration (BC-CTI)

BasisTelephony

Call Center Telephony

Integrated Communication Interface - Mail Add-On ( CRM-ICI-Mail)

Integrated Communication Interface - CTI (CRM-ICI-CTI)

Zusätzlich unterstützt Cycos:

Unified Messaging in IBM iSeries (AS/400)

CTI-Lösungen in IBM iSeries (AS/400)

Unified Messaging in Microsoft Business Solution Navision

CTI-Lösung in Microsoft Business Solution Navision

u.v.m.

Neues Release 6.0: mrs bietet jetzt noch mehr Power

Verbesserter Workflow und hoher Investitionsschutz sind zwei der herausragenden Eigenschaften, die das neue Release des message routing systems (mrs) von Cycos den Anwendern zu bieten hat. Ab dem 1. Juni diesen Jahres können sich alle Interessenten vom neuesten Stand der Kommunikationslösung aus dem Hause Cycos begeistern lassen.

Erstmals gibt es mit dem Release 6.0 jetzt eine Web-Applikation sowohl für den Nachrichtenzugriff als auch für die Verwaltung der Benutzereinstellungen, wie etwa Voice-Mail oder Postfach. Das erspart dem Nutzer den Wechsel zwischen unterschiedlichen Web-Anwendungen. Und die bei anderen Lösungen zumeist erforderliche Neuanmeldung beim Wechsel entfällt. Darüber hinaus kann der Anwender zusätzliche CTI-Funktionen nutzen – so zum Beispiel Telefonjournale via Web-Zugang.

Außerdem optimiert ein sogenannter Single Number Service mit Einführung von mrs 6.0 die Weiterleitung aller Nachrichten. Anwender benötigen nur noch eine Nebenstellennummer für Fax- und Telefonnachrichten, denn mrs erkennt künftig automatisch, ob ein Fax oder ein Anruf eingeht. So unterstützt die Cycos-Lösung die zunehmende Mobilität der Mitarbeiter; gleichzeitig werden alle Eingangsnachrichten zentralisiert.

Der in mrs 5.50 integrierte WebAssistant bietet derzeit einen Internetzugang für Client-Funktionen, der alle Unified Messaging Dienste zur Verfügung stellt. Das neue Release mrs 6.0 integriert zukünftig auch die Administration der eigenen Box sowie optional CTI-Funktionalitäten in diese Schnittstelle. Zusammen mit dem Release 6.0 bietet die Cycos AG ihren Kunden noch ein neues, leistungsstarkes Produkt: den Application Generator (AppGen) 2.0. Seine benutzerfreundliche Oberfläche macht das Erstellen von telefongesteuerten Anwendungen aller Art ausgesprochen komfortabel.