Eine der Hauptfunktionen ist der Mailverkehr, der hier auf übersichtliche Weise gestaltet und archiviert werden kann. Kalender und andere Möglichkeiten des Zeitmanagements sind eine andere Hauptfunktion von Lotus Notes. Hier können sowohl eigene Kalendereinträge vorgenommen werden als auch Einsicht in die Termine anderer Mitarbeiter genommen werden, um Besprechungen oder Meetings leichter ansetzen zu können.

Diese können zur zusätzlichen Sicherheit mit einer Erinnerungsfunktion versehen werden. Das Dokumentenmanagement lässt weiterhin exakte Informationen über die Stadien einzelner Projekte zu. Durch den existierenden Gruppencharakter können hier Überschneidungen oder Verzögerungen vermieden werden. Das Resultat ist eine übersichtliche Büroführung und schnellere Auftragsabwicklungen.

Das Stichwort ist Management in jedem einzelnen Teilbereich, denn darauf basieren die Effizienz und der Erfolg eines Beziehungsmarketings, das auf dem positiven Zusammenspiel von Kunde und Serviceanbieter beruht. Wichtig ist hier, eine elektronische Übersicht der geleisteten Arbeiten, der genutzten Dokumente und weiterer erfolgter Arbeitsschritte zu erstellen.

Ein geeignetes und übersichtliches Datenbanksystem für diese Zwecke ist Lotus Notes, eine Plattform für die Entwicklung von Anwendungen. Es ermöglicht umfangreiche Datenbanken, in denen beliebig viele Dokumente und Datenanhänge eingelagert werden können. Mit CRM Lotus Notes (CRM leitet sich vom englischen Customer Relationship Management für Kundenbeziehungsmanagement oder Kundenpflege ab) können nicht nur die Daten der Kunden, sondern auch bisher erfolgte Geschäftstransaktionen gespeichert und durch schnellen und einfachen Zugriff erneut abgerufen werden. Dabei gestaltet sich das Portal von Lotus Notes übersichtlich durch eine Bereitstellung der zentralen Funktionen, denen eine einfache Navigation zugrunde liegt. Dazu gehören diverse Suchfunktionen, eine automatische Mailzuordnung oder auch eine zentrale Administration.

Das durch einen Zugriffsschutz gesicherte Adressmanagement kann abteilungsübergreifend genutzt werden und liefert Adressen und Stammdaten zu Kunden oder Geschäftspartnern. CRM Lotus Notes stellt sich als vollautomatisiertes, elektronisches Büro dar, das individuelle Formulare oder hochwertige Vorlagen sowohl für den nationalen als auch den internationalen Gebrauch liefert. An dieser Stelle ist natürlich auch Mehrsprachigkeit ein Kriterium, welches durch dieses Datenbanksystem gewährleistet wird. Tägliche Büroarbeiten werden automatisiert und somit für jeden Beteiligten vereinfacht.

Die verschiedenen Datenbank-Möglichkeiten des Programms Lotus Notes stellen für viele Nutzer einen echten Luxus dar. Mit Hilfe weniger Klicks werden sehr viele Daten preisgegeben, die für die tägliche Arbeit benötigt werden. Ein langes Suchen ist demnach nicht nötig.

Doch bislang ist es so, das Lotus Notes nur für wenige Arbeitsplätze geeignet war. Allerdings hat die Firma IBM, Erfinder und Entwickler der Lotus-Lösungen, erklärt, dass gerade geprüft wird, ob und in wie fern es möglich ist, verschiedene Lotus-Notes-Programme in Form eines so genannten Hostings anzubieten. Einige Lösungswege sind auch schon gefunden. Sie müssen nur noch korrekt umgesetzt und eingeführt werden.

Ein Hosting der Lotus-Notes-Lösungen hätte den Vorteil, dass sehr viele Menschen dies gleichzeitig nutzen könnten, was vor allem zahlreichen großen Unternehmen mit sehr vielen Mitarbeitern zu Gute kommen dürfte.

Es soll dann also beispielsweise die Möglichkeit geben, in Unternehmen, in denen mehr als 1.000 Mitarbeiter arbeiten, jeden Arbeitsplatz mit einer solchen Lösung auszustatten.

Geplant ist, einen monatlichen Betrag zu fordern, der sich allerdings im Rahmen hält. Diese Möglichkeit dürfte demnach für viele Unternehmen eine echte Bereicherung sein, über die bereits zur jetzigen Zeit sehr viele Menschen nachdenken.

Durch das Lotus-Hosting wird die Arbeit noch effektiver möglich sein.

Was ebenfalls im Gespräch ist und dem ganzen das Sahnehäubchen aufsetzen dürfte, ist die Tatsache, dass dieses Lotus-Hosting eventuell auch in Kombination mit einer entsprechenden CRM-Software angeboten werden soll. Eine solche Erfindung wäre für zahlreiche große Unternehmen eine Errungenschaft von unschätzbarem Wert.

Wie sich die Sachen im einzelnen entwickeln, bleibt abzuwarten. Einer Lösung wird mit Spannung entgegen gesehen.