GEDYS IntraWare Blog

Im Geschäftsbereich findet Lotus Notes immer mehr Einsatzgebiete, sei es für den Einsatz für das Tagesgeschäft, d. h. um den Schriftverkehr, die Mails und die Kalkulationen zu erledigen, oder für den Einsatz von CRM. Mittlerweile ist Lotus Notes bei Version 8 angelangt, und die Software bietet den Anwendern eine Reihe von Vorteilen gegenüber den anderen Versionen. Neben Verbesserungen in der Email-Nutzung, wie eine bessere Navigation, ist das Arbeiten mit Lotus Notes im Ganzen effizienter geworden. Zudem wurde der Kalender und die Termin- und Adressplanung in Lotus Notes verbessert, so dass der Endanwender einen großen Nutzen durch den Einsatz der Software hat.

Und im Bezug auf CRM hat Lotus Notes eine große Bedeutung bei den mittelständischen Unternehmen eingenommen, etwa 130 Millionen Anwender nutzen bereits seit einigen Jahren Lotus Notes. Ist es doch auch so, dass CRM in Verbindung mit Lotus Notes leicht zu handhaben ist, und die Auswertungen innerhalb des CRM bieten dem Unternehmen gegenüber den Kunden viele Vorteile. CRM bildet den Kunden sozusagen als transparentes Individuum ab, alle Informationen sind abrufbar und können als Grundlage für die Kundenansprache genutzt werden. Hauptaugenmerk des CRM ist die Kundenpflege, alle Informationen über einen Kunden, d. h. seine Adressdaten, Einkäufe bei dem Unternehmen, werden in einer Datenbank gespeichert. Und diese können über die so genannte Rechtevergabe den jeweiligen Mitarbeitern zugängig gemacht werden, damit diese die Daten als Grundlage verwenden, beispielsweise für eine Email, in der der Kunde ein neues Produkt, das sich auf seinem bisherigen Kaufverhalten begründet, enthält. Durch CRM hat ein Unternehmen bessere Möglichkeiten, die vorhandenen Kunden in den Vordergrund zu stellen und ihnen somit die Möglichkeit geben, weitere Geschäfte mit dem Unternehmen zu tätigen. So entsteht ein Vertrauensverhältnis zwischen dem Kunden und dem Unternehmen, auch die Zufriedenheit des Kunden steigt. Und das ist heute sehr wichtig, um sich gegen die Konkurrenz am Markt behaupten zu können.

Bei CRM – Customer Relationship Management – stehen die Verkaufsprozesse eines Unternehmens im Vordergrund.

Verkaufsprozesse in der Form, dass die Kundenaktivitäten in einer Datenbank gesammelt werden und als Grundlage des weiteren Arbeitens dienen. Der Kunde wird durch CRM transparent gemacht, alle Geschäfte, die das Unternehmen bisher mit ihm getätigt hat, werden gespeichert und dienen als Grundlage des weiteren Geschäftsverkehrs. CRM gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, den Kunden gezielt anzusprechen, und zwar in der Form, dass er entsprechende Angebote enthält, die auf seinem bisherigen Kaufverhalten basieren. Denn all diese Daten liegen in der Datenbank vor und können ausgewertet werden.

Eine weitere Hilfe, CRM im Unternehmen zu betreiben, ist die Software Lotus Notes, die mit CRM kombiniert werden kann. Neben den alltäglichen Arbeiten wie Schriftverkehr, Kalkulation und Emailversand hat Lotus Notes viele weitere Funktionalitäten, die im täglichen Geschäft verwendet werden können.

Doch CRM ist heute zu einem wichtigen Instrument geworden, wenn es um die Kundenbeziehung geht, denn ein Unternehmen muss schauen, dass es sich am Markt behaupten kann und dass auch ausreichend Kunden im Kundenstamm zu finden sind, die regelmäßige Geschäfte tätigen. Und durch den Einsatz von CRM ist es möglich, dass das Unternehmen auf die Kundenwünsche eingehen kann, da diese Kundeninformationen in der Datenbank hinterlegt sind. Nicht nur bei der Angebotserstellung kann die Datenbank von Lotus Notes in Verbindung mit CRM als Grundlage dienen, sondern auch bei den Mitarbeitern, die die Kunden beispielsweise telefonisch kontaktieren. Auch diese Mitarbeiter können auf die Kundendaten blicken, und dem Kunden aufgrund des Gesehenen ein interessantes Angebot unterbreiten.

Durch diese gezielte Angebotserstellung hat der Kunde das Gefühl, dass sich das Unternehmen mit seinen Bedürfnissen befasst und ihn sozusagen als „König Kunde“ sieht. Die Wünsche werden ihm zwar nicht von den Lippen abgelesen, sondern aus der Datenbank selektiert, doch das spielt in dem Moment für den Kunden keine große Rolle.

Zeit ist Geld, heißt es so schön. Und dies gilt im Prinzip überall, ob im privaten Bereich oder in den Unternehmen. Gerade bei Unternehmen ist der Faktor Zeit sehr wichtig, entspricht ein hoher Zeitaufwand auch hohen Kosten. Und diese Kosten würde gerne jedes Unternehmen vermeiden, wenn es die Möglichkeit dazu hat. Eine dieser Möglichkeiten, mit dem Kunden effizienter umgehen zu können, ist Lotus Notes CRM.

Durch CRM – die Abkürzung für Customer Relationship Management – können bestimmte Marketingkampagnen im Unternehmen besser durchgeführt werden und dadurch wird die Kundenbeziehung gepflegt. Es ist in der Regel einfacher, vorausgesetzt man setzt die entsprechenden Mittel ein – einen Kunden an das Unternehmen zu binden als einen neuen Kunden zu gewinnen. Auch der Kostenaspekt spielt bei der Kundenbestandspflege eine große Rolle, kostet doch die Neukundengewinnung fünf mal mehr und dies können Kosten sein, die ein Unternehmen nicht tragen kann. Deshalb ist es sinnvoll, CRM im Unternehmen einzusetzen und dadurch die Kundenansprache gezielter zu gestalten. Die gezielte Kundenansprache kann beispielsweise ein entsprechendes Angebot sein, das speziell auf diesen einen Bestandskunden kreiert wurde, aufbauend auf den bisher getätigten Geschäften. So erkennt der Kunde in dem Angebot, dass das Unternehmen auf die Bedürfnisse von ihm eingeht, wodurch ein positiver Gedanke vom Kunden über das Unternehmen entsteht.

Und um das Ganze effizient und gezielt einzusetzen, ist die Kombination von Lotus Notes und CRM eine gute Möglichkeit. Lotus Notes dient mitunter auch für die Abarbeitung aller täglich anfallenden Aktionen, Lotus Notes bietet verschiedene Programme, wie z. B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Email-Versand.

So besteht die Möglichkeit, die mittels CRM ausgearbeiteten Angebote und Newsletter über Lotus Notes direkt an den Kunden zu senden.

Wichtig ist jedoch, dass man sich als Unternehmen trotz Lotus Notes und CRM auch vor dem Auge behält, dass der Kunde nicht ständig mit Angeboten „bombardiert“ werden sollte, denn sonst wird es lästig, der gewünschte Effekt schlägt ins Gegenteil um.

In der heutigen Wirtschaft ist es für Unternehmen von großer Wichtigkeit, dass sie zufriedene Kunden haben, denn diese tätigen gerne neue Geschäfte und empfehlen das Unternehmen auch weiter.

Nur kann eine gezielte Kundenansprache ohne die notwendige Software vollzogen werden? Sicherlich ja, doch mit einem großen Aufwand und einem hohen Zeit- und Pflegeaufwand. Hier sollte man sich als Unternehmen überlegen, ob es in dem Falle nicht sinnvoll ist, eine Software speziell für die gezielte Kundenansprache anzuschaffen.

Diese Software könnte zum Beispiel Lotus Notes CRM sein, eine Software, die das Tagesgeschäft effizient meistern lässt und das CRM effektiv einsetzt.

Zum Tagesgeschäft innerhalb eines Unternehmens zählen beispielsweise der Schriftverkehr, verschiedene Kalkulationen oder der Email- und Newsletterversand. All dies kann mit Lotus Notes gemeistert werden. Und der Vorteil liegt auch darin, dass Adressdaten nur einmal erfasst, in einer Datenbank gespeichert werden, und es so den Mitarbeitern möglich macht, auf ein und dieselben Kundendaten zugreifen zu können. Ob jetzt die Angebotserstellung oder die Email, für all dies liegen die gleichen Daten vor, unterschiedliche Adressdaten bei einem Kunden gehören der Vergangenheit an.

Durch den Einsatz von CRM ist es dem Unternehmen möglich, aufgrund der bisherigen Aktionen, die der Kunde getätigt hat, ein gezieltes Angebot für ihn zu erstellen. Dadurch fühlt sich der Kunde angesprochen, zeigt es ihm doch, dass sich das Unternehmen mit ihm beschäftigt und seine Bedürfnisse und Wünsche kennt und entsprechend reagiert.

Vorteil von Lotus Notes und CRM ist zudem, dass gewisse Kampagnen, wie beispielsweise der Newsletterversand, automatisiert werden können, da sie über bestimmte Datenbanken abgewickelt werden.

Durch Lotus Notes und CRM ist es dem Unternehmen möglich, die Kundenansprache gezielter zu handhaben, so dass die Bestandskunden auch weiterhin Geschäfte tätigen, ist doch die Neukundengewinnung ein noch härteres Brot, das zudem mit hohen Kosten verbunden ist.

Auch im Bezug auf die Lieferanten gibt CRM weitaus mehr Aufschlüsse, als es mit anderen Programmen der Fall ist, so dass auch die Verhandlungen mit den Lieferanten ganz anders geführt werden können.

Ein Unternehmen, das sich heute auf dem Markt behaupten möchte, muss einiges aufwarten, damit dieses gelingt. Die Kundenansprache muss direkt erfolgen, gezielte Werbung für jeden einzelnen Kunden ist heute wichtig, keine Werbung, die an 1.000 Kunden gerichtet ist, und alle den gleichen Artikel anpreisen. Der Kunde, damit er auch weiterhin Kunde im Unternehmen bleibt, braucht eine individuelle Ansprache und diese kann nur erreicht werden, indem der Kunde im Unternehmen transparent allen Mitarbeitern zum Einen zugänglich gemacht wird, damit diese das genau auf den Kunden abgestimmte Angebot erstellen können.

Und um dies in diesem Umfang handhaben zu können, benötigt das Unternehmen die entsprechende Software, zum Beispiel CRM Lotus Notes.

Lotus Notes ist zum einen eine Software, mit der das alltägliche Geschäft wie Email-Versand, Schriftverkehr, Angebotsabwicklung und vieles mehr abgearbeitet werden kann, und ein Tool von Lotus Notes ist das CRM, die Abkürzung von Customer Relationship Management.

Das CRM könnte man als einen Sammelbegriff für die Kundenpflege sehen, beinhaltet CRM doch die Aktivitäten im Service, im Support, im Vertrieb und auch innerhalb des Marketings, und all diese Tätigkeiten dienen der Kundenpflege.

Und Lotus Notes bietet diese Abwicklung in Verbindung mit der Software an, so dass alle Geschäfte eines Kunden direkt abrufbar sind, die entsprechenden Mitarbeiter erhalten durch die Vergabe von Berechtigungen Zugang zu den entsprechenden Daten.

Heute, durch das Internet, kann die Kundenansprache entweder über die so genannten Newsletter oder per Email verfolgen, der „gute, alte Postweg“ ist in diesen Bereichen etwas in den Hintergrund geraten, da es einfacher und schneller ist, die Newsletter oder Mails zu versenden. Entsprechende Datenbanken in Lotus Notes CRM lassen dies einfach händeln.

Auch die Kundendaten werden mit Lotus Notes nur noch einmal gepflegt, jeder Mitarbeiter hat entsprechend Zugang. Dies bedeutet für das Unternehmen, dass die einmalige Pflege eine große Zeiteinsparung bedeutet und durch die Transparenz des Kunden entfällt ein hoher Suchaufwand, wenn ein Mitarbeiter etwas über diesen Kunden wissen möchte.

Die Kundenbindung ist heute in der Geschäftswelt ein Thema, das für alle wichtig ist. Ob es sich nun um den kleinen Handwerker handelt oder das große Unternehmen, das seine Waren über das Internet vertreibt oder das Ladenlokal an der Ecke in der Stadt. Sie alle sind auf die Kunden angewiesen, ohne Kunden kann kein Geschäft in dieser Form existieren.

Und das Thema Neukundengewinnung heißt, viel Geld investieren ohne großen Erfolg zu haben. Deshalb ist das Motto: die Kundenbindung ausbauen, Kundenbeziehungsmanagement, mittels Customer Relationship Management ist das Schlagwort.

Mit dem Customer Relationship Management, kurz CRM, sammelt das Unternehmen systematisch Daten der Kunden, welche genau analysiert werden können. Dadurch kann das Unternehmen konkreter auf individuelle Bedürfnisse der Kunden eingehen, was natürlich bedeutet: Erhöhung der Kundenzufriedenheit. Und zufriedene Kunden tätigen gerne weitere Geschäfte mit dem Unternehmen.

Die Software, mit der das CRM abgearbeitet und ausgewertet werden kann, ist Lotus Notes CRM.

Generell bietet Lotus Notes sehr viele Funktonalitäten, die alle für das tägliche Geschäft einsetzbar sind. So kann der Schriftverkehr, die Tabellenkalkulation und der Email-Versand über Lotus Notes abgewickelt werden, ebenso das CRM.

Gerade CRM wird in den Unternehmen heute vermehrt eingesetzt, auch Lotus Notes, da diese Software es möglich macht, komplexe Arbeitsabläufe übersichtlich darzustellen und diese besser abarbeiten zu können. Der Vorteil von Lotus Notes liegt darin, dass alle Mitarbeiter auf eine Software mit einer Datenbank zugreifen, so dass die Daten, die als Grundlage für Auswertungen, Angebote, Rechnungen usw. dienen, alle die Gleichen sind und nicht jeder Mitarbeiter mit seinen eigenen Daten „handwerkelt“.

Durch diese Datenhaltung innerhalb einer Datenbank, auf die die Mitarbeiter zugreifen, können die Kunden sozusagen intelligent segmentiert werden. Die Daten machen es möglich, sich systematisch bestimmte Kunden zu selektieren, die beispielsweise aufgrund der bisherigen Geschäftstätigkeiten ein spezielles Angebot erhalten sollen. So hat das Unternehmen die Möglichkeit, eine gezielte Kundenansprache durchzuführen, was sich auch positiv beim Kunden abzeichnet.

Wer heute als Unternehmen sich auf dem Markt behaupten möchte und seine Kunden auch zufrieden stellen möchte, der muss kämpfen.

Kämpfen mit diversen Mitteln, worunter auch der Einsatz bestimmter Software fällt. Diese Software ist Lotus Notes, die in Verbindung mit dem CRM zu einem sehr guten Werkzeug für ein Unternehmen geworden ist.

Was CRM bedeutet? CRM ist die Abkürzung für Customer Relationship Management, das im Deutschen mit dem Begriff Kundenpflege erklärt werden kann. Heute ist Werbung für ein Unternehmen wichtig geworden, doch diese muss richtig erfolgen, damit das Geld sinnvoll und effizient investiert wird.

Der Kampf um den neuen Kunden haben bereits viele Unternehmen aufgegeben, da sie gemerkt haben, dass es wesentlich kostenintensiver ist, einen neuen Kunden für sich und das Unternehmen zu gewinnen, als einen Bestandskunden stets zu neuen Geschäften zu animieren.

Und dieses Animieren ist mit Lotus Notes CRM möglich.

Die Software macht den Kunden für die Mitarbeiter transparent, auf Knopfdruck können alle Daten des Kunden abgerufen werden, neben der Adresse auch die bisherigen Umsätze und wenn gepflegt, die Artikel, die der Kunde gekauft hat.

Aufgrund dieser Tatsachen kann der Mitarbeiter dem Kunden ein Angebot unterbreiten, das auf den bisherigen Erfahrungen, sprich den bisherigen Geschäften begründet ist und dadurch steigt die Gewissheit, dass der Kunde wiederum ein Geschäft tätigt.

Die bestehenden Kunden mittels Lotus Notes und CRM zu halten, ist sinnvoller und umsatzsteigernder als die Neukundengewinnung.

Diese Erfahrung haben bereits viele Unternehmen gemacht und setzen aus diesem Grund – und garantiert einigen mehr – Lotus Notes als die entsprechende Software ein.

Neben der Kundenpflege kann Lotus Notes auch komplexe Abläufe im Unternehmen einfach händeln, beispielsweise Projekte, die von verschiedenen Mitarbeitern durchgeführt werden. Auf Knopfdruck ist es den entsprechenden Personen möglich, einzusehen, wie weit das Projekt bisher gediegen ist, ob Termine eingehalten werden können und wann das Projekt voraussichtlich fertig sein wird.

Heute muss fast jedes Unternehmen aufs Geld schauen, da die Wirtschaftslage in bestimmten Bereichen nicht mehr so rosig aussieht, wie noch vor Jahren.

Schaut man zum Beispiel auf die Kosten, die durch die Neugewinnung von Kunden verursacht werden, sieht man, dass meist der erzielte Erfolg in keiner Relation zu den verursachten Kosten steht.

Und deshalb ist es sinnvoller, das Hauptaugenmerk auf die Kundenpflege zu richten. Hierfür gibt es einen schönen, englischen Begriff, der da heißt: CRM, Customer Relationship Management. Und von diesen drei Buchstaben ist mitunter der Erfolg eines Unternehmens abhängig. Das Kundenbeziehungsmanagement ist für jedes Unternehmen wichtig, mit dessen Kunden der Erfolg steht und fällt.

Mittels diesem CRM werden die Kundendaten gespeichert und dokumentiert, die Kundenbeziehungen werden verwaltet und organisiert. Das heißt, die kundenspezifischen Aktionen werden in einer Datenbank, wie sie beispielsweise Lotus Notes liefert, gespeichert und bei Bedarf abgerufen. Mit dieser Software werden die bisherigen Verkaufsprozesse mit dem Kunden analysiert und mit diesem Ergebnis wird zum Beispiel dem Kunden ein neues Angebot erstellt, das eben auf den bisherigen Geschäften basiert.

Doch nicht nur die Kundenseite wird mittels Lotus Notes und CRM transparent gemacht, auch für die Lieferantenseite hat dies Vorteile. So kann aufgrund der Daten ganz anders mit dem Lieferanten verhandelt werden, und dadurch können andere Konditionen zu Stande kommen, was auch ein wichtiger Punkt innerhalb des Unternehmens ist.

Benötigt ein Mitarbeiter bestimmte Daten von einem Kunden, ruft er diese einfach aus der Datenbank ab, hat alle notwendigen Punkte des Kunden auf einen Blick, muss nicht zum Telefon greifen, um noch jemanden anderen bezüglich des letzten Auftrages zu fragen. Dadurch bekommt der Kunde einen besseren Eindruck, er sieht, wie gut das Unternehmen organisiert ist und fühlt sich dadurch gut aufgehoben und tätigt gerne weitere Geschäfte mit dem Unternehmen.

So können Lotus Notes und CRM das Kundenbeziehungsmanagement innerhalb eines Unternehmens zu einem wesentlichen Bestandteil werden lassen.

Ein Unternehmen muss heute auf die richtige Form des Marketings setzen, Marketing ist sozusagen das A und O. Kundenkontakt spielt bei manchen Unternehmen die wichtigste Rolle überhaupt, keine Kunden – keine Existenz!

Und deshalb liegt natürlich bei diesen Unternehmen das Hauptaugenmerk auf den Kundenkontakt und die Kundengewinnung, das Unternehmen muss sich kompetent zeigen und auch kontinuierlich anbieten, dadurch den guten Ruf schaffen und aufrecht erhalten und sich auf dem Markt etablieren.

All dies wird unter dem Begriff CRM (Customer Relationship Management) zusammengefasst. Ein Programm, welches das CRM in all seiner Vielfalt gut abwickelt, ist Lotus Notes.

Lotus Notes im Bereich CRM verfügt über eine große Anzahl an Funktionen, die für ein Unternehmen sinnvoll sind. Dazu zählt zum Beispiel eine Mail-Datenbank, in der alle Mails gespeichert werden. Eine Projektverwaltung ist ebenfalls in Lotus Notes integriert, so dass der Fortschritt eines Projektes jederzeit kontrolliert werden kann und nicht nur von dem Mitarbeiter selbst, sondern von den berechtigten Personen, da eine Datenbank existiert, die die Rechtevergabe verwaltet.

So kann zum einen auch der gesamte Schriftverkehr über Lotus Notes abgewickelt werden, auch die Auftragsverwaltung läuft über diese Software. Und in Kombination mit dem CRM bietet Lotus Notes eine gute Möglichkeit, sich die Kunden transparent zu machen. Auch von den Kosten her, ist CRM Lotus Notes erschwinglich, da auch nur einzelne Module angeschafft werden können. So muss das Unternehmen keine unnötigen Programme oder Programmteile anschaffen, mit denen niemand arbeitet und somit totes Kapital darstellen.

Mit dem CRM, was nichts anderes als das Kundenbeziehungsmanagement bedeutet, kann sich ein Unternehmen heute an seine Kunden binden, kann die Kosten reduzieren, die beispielsweise für die Neukundengewinnung anfallen würden. Durch die zufriedenen Kunden, die jederzeit gerne wieder Geschäfte mit dem Unternehmen tätigen, gewinnt heute ein Unternehmen mehr als mit der Neukundenakquise. Auch kleine Unternehmen sind mit dem CRM sehr gut bedient, da gerade bei ihnen nicht unbedingt das große Geld vorhanden ist, das man in die Neukundengewinnung investieren kann.

Der Hersteller IBM brachte im letzten Jahr, sprich 2007, eine neue Version von Lotus Notes, die Version 8, heraus

Zuerst erschien die englische Version, einige Wochen später folgte die deutsche.

Lotus Notes gibt es bereits seit 1989 und diese Version 8 war die größte Überarbeitung, die Entwicklung erstreckte sich über fünf Jahre. Der Client wurde auf Lotus Expeditor umgestellt, eine neue Plattform, auf der Lotus Notes auch auf Linux, Windows und Mac OS laufen kann.

Auch die Benutzeroberfläche von Lotus Notes wurde überarbeitet und modernisiert.

Neben der Modernisierung der Benutzeroberfläche wurden auch die Anforderungen an die Hardware erhöht, vor allem der Arbeitsspeicher sollte aufgerüstet werden, um ein effizientes Arbeiten mit Lotus Notes zu ermöglichen.

IBM legt auch verstärkten Wert auf die Integration des CRM. Das CRM – Customer Relationship Management – zählt zu den Geschäftsstrategien, die den Kunden im Mittelpunkt sehen. Bei einem CRM-System wird der Kunde in einem 360-Grad-Blick gesehen, die kundenrelevanten Geschäftsprozesse in den Bereichen Marketing, Service und Vertrieb werden durchgängig beschrieben.

Lotus Notes dient als Basis des CRM, gibt die Möglichkeit, alle Geschäftsprozesse des Kunden transparent zu machen, alle Transaktionen des Kunden werden in der Datenbank gespeichert und können auf Knopfdruck abgerufen werden. So können die Geschäfte, die der Kunde mit dem Unternehmen getätigt hat, eingesehen werden und so können spezielle Angebote, die auf das bisherige Kaufverhalten des Kunden zurück zu führen sind, erstellt werden.

Lotus Notes bietet im Hinblick auf das CRM verschiedene Features, die einen reibungslosen Kommunikationsablauf garantieren. Dazu zählt beispielsweise die Volltextsuche innerhalb der gesamten Datenbank. Über Lotus Notes kann auch die Verteilung der Daten und Datenzugriffe gehändelt werden, auch unter Berücksichtigung der Vertriebsstrukturen innerhalb des Unternehmens.

Durch den Einsatz des CRM im Unternehmen können die bestehenden Kunden eher an das Unternehmen gebunden werden, da mittels CRM eine stärkere Kundenorientierung gebildet werden kann, die für ein konstantes Umsatzwachstum notwendig ist und somit können die Kundenbeziehungen langfristig ausgebaut werden.