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Ein Unternehmen, das sich der Software Lotus Notes bedient, um die täglichen Arbeiten wie Email-Versand, Schriftverkehr und Tabellenkalkulation oder auch das Erstellen von Präsentationen, hat gute Voraussetzungen, wenn die Geschäftsführung darüber nachdenkt, CRM einzusetzen.

Mittels CRM kann das Unternehmen seine Bestandskunden an das Unternehmen binden, weshalb auch CRM im Deutschen mit dem Begriff Kundenbeziehungsmanagement und Kundenpflege zu erklären ist. Das Management des Kunden spielt beim CRM eine wichtige Rolle, um die Kundenorientierung zu verbessern. Das Unternehmen wird kundenorientiert ausgerichtet, Kundenbeziehungen generell, ob gefährdet oder nicht, werden gefestigt und stabilisiert. Jedes Unternehmen hat im Laufe der Jahre erfahren, dass es günstiger ist, die Kunden an das Unternehmen zu binden, als neue Kunden zu akquirieren.

CRM macht es möglich, gewisse, alltägliche Arbeiten, wie die Angebotserstellung zu automatisieren, was den Mitarbeitern eine Zeiteinsparung bringt. Die bisherigen Transaktionen mit dem Kunden werden in einer Datenbank gespeichert, und die entsprechenden Mitarbeiter greifen auf diese Daten zu, können andere Angebote mit diesem Wissen erstellen, auf die der Kunde auf jeden Fall ansprechender reagiert als auf die Standardangebote, deren sich einige Unternehmen heute noch bedienen.

Arbeiten die Mitarbeiter des Unternehmens bereits mit Lotus Notes im Alltagsgeschäft, können sie auch nach der Einführung von CRM damit arbeiten, da die Anbindung von CRM einfach möglich ist, eine komplett neue Software muss nicht angeschafft werden.

Gewisse Abläufe im Unternehmen, wie beispielsweise das Beschwerdemanagement, können über CRM abgearbeitet werden, da dies ein Bestandteil des CRM ist. Um das Beschwerdemanagement effizient in CRM abzubilden, bedarf es, dass alle unternehmerischen Aktivitäten in Vertrieb, Service und Marketing in die Richtung des Kunden ausgerichtet werden. Durch das Beschwerdemanagement in CRM können auch verlorene Kunden nochmals an das Unternehmen gebunden werden, indem CRM bestimmte Aufgabenbausteine im Unternehmen integriert und diese wickeln die Beziehungspflege ab.

Aus diesem Grund setzen heute immer mehr Unternehmen CRM ein, nachdem sich Lotus Notes bereits vor etlichen Jahren in den Unternehmen etabliert hat.