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In einem Unternehmen gibt es Tätigkeiten, die tagtäglich anfallen und auch immer die gleichen „Handgriffe“ erfordern, wenn es um die Ansprache des Kunden geht. Durch den Einsatz von Lotus Notes in Verbindung mit CRM besteht die Möglichkeit, gewisse, ständig wiederkehrende Abläufe zu automatisieren, so dass sie sozusagen per Knopfdruck abrufbar sind. Dies hat für den Mitarbeiter zur Folge, dass er für eine bestimmte Sache weniger Zeit benötigt, da die Automation ihm einiges abnimmt. So kann zum Beispiel die Angebotserstellung für einen Kunden weitgehend automatisiert werden, und durch CRM sinnvoll umgesetzt werden.

So kann mit Lotus Notes das alltägliche Geschäft wie Schriftverkehr abgehändelt werden und durch die Kombination mit CRM können die Kundenbeziehungen ausgebaut und vertieft werden, da die Geschäftsprozesse gezielter gesteuert werden können. CRM kann in den Bereichen Vertrieb, Support und Marketing eingesetzt werden und deckt somit den größten Teil innerhalb des Unternehmens ab, um die Kundenbeziehungen auszubauen. Denn betrachtet man sich die Kosten der Neukundengewinnung, sind diese im Vergleich zu den Kundenpflege und –bindung fünf mal so hoch, was für manche Unternehmen einen Kostenfaktor darstellt, den sie nicht bewerkstelligen können.

Und somit ist es sinnvoller, die vorhanden Kunden durch gezielte Ansprachen an das Unternehmen zu binden und ihm die Leistungen oder Waren anzubieten, die aus seiner Kundenakte hervorgehen, sprich, die er bisher gekauft hat.

So erhält der Kunde den Eindruck, dass sich das Unternehmen um seine Interessen und Wünsche kümmert, das Unternehmen hinterlässt einen positiven Eindruck. Durch CRM im Bereich des Service zum Kunden können Probleme schneller gelöst werden, bestimmte Lösungen werden in einer so genannten Wissensdatenbank gespeichert und alle Mitarbeiter, die in diesem Bereich tätig sind, haben Zugriff auf die Lösungen. Dadurch können die Mitarbeiter schneller auf Kundenanfragen und –probleme reagieren, hinterlassen ebenfalls den Eindruck, dass der Kunde der König ist. Und das ist jeder Kunde gerne: der König, Wünsche und Bedürfnisse werden schnell erledigt, und dies auf der Wissensdatenbank basierend.

Der Einsatz von CRM in den heutigen Unternehmen zeigt ein gewisses Maß an Effizienz und Wirtschaftlichkeit auf, in Kombination beispielsweise mit Lotus Notes kann man sagen, man hat eine sehr gute Lösung für das Unternehmen und die Mitarbeiter.

Innerhalb des CRM in Verbindung mit Lotus Notes können Unternehmensabläufe effizienter gestaltet werden, bestimmte Prozesse und Methoden werden wirtschaftlicher abgewickelt. Natürlich muss CRM nicht in Verbindung mit Lotus Notes stehen, es können auch andere Programme kombiniert werden, mit denen das Tagesgeschäft abgewickelt wird.

Doch was genau ist die Aufgabe eines CRM, was als Abkürzung für Customer Relationship Management steht, und zu Deutsch die „Kundenpflege“ bezeichnet. CRM verhilft dem Unternehmen, die Geschäftsprozesse kundenorientiert abzuwickeln, indem alle Aktivitäten eines Kunden transparent dargestellt werden und als Grundlage innerhalb des gesamten Arbeitsprozesses dienen. So können beispielsweise Angebote erstellt werden, die das bisherige Kaufverhalten des Kunden berücksichtigen, vor allem kann die Angebotserstellung kann automatisiert erfolgen, was eine beachtlichen Zeiteinsparung bedeutet.

Und der Unternehmenserfolg steht und fällt mit den Kunden, nur zufriedene Kunden werden weiterhin Geschäfte tätigen. Hat das Unternehmen aussagefähige Kundendaten, so kann sich der Mitarbeiter beispielsweise auf ein Kundengespräch gezielter vorbereiten als ohne CRM.

Wie bereits beschrieben, können durch CRM die Kunden innerhalb des Marketing gezielter angesprochen werden, durch die Beobachtung und Verfolgung von Rückläufen kann die Wirksamkeit und der Erfolg einer jeden Kampagne gemessen werden, auch unter Ansicht der gewonnenen Verkaufschancen des Unternehmens, die mittels bestimmter Analyse- und Berichtswerkzeuge zur Verfügung stehen.

Und durch all diese Möglichkeiten können zur Erfolgssteigerung eines Unternehmens beitragen, die Mitarbeiter werden den Einsatz von CRM in Verbindung mit Lotus Notes als sinnvoll erachten, da sie sich nicht für das Alltagsgeschäft mit einer neuen Software plagen müssen, sondern durch das CRM einen effizienten Zusatz erhalten.

Da auch das CRM mobil eingesetzt werden kann, d. h. die kundenrelevanten Daten auch beim Kunden vor Ort abrufbar sind, wird dem Mitarbeiter ebenfalls die Arbeit erleichtert, große Vorbereitungszeiten für das Gespräch entfallen.