GEDYS IntraWare Blog

Gedys intraware ist einer der Leader von deutschland- und europaweiten Antworten für das Kundenmanagement und dies auf der Grundlage von IBM Lotus Notes Domino. Gedys intraware sorgt ausreichend für die Pflege von Kundenbeziehungen. Auch stellt Gedys intraware als einer der Ersthersteller eine kompakte Java/J2EE Lösung für das Büro- und Kontaktmanagement auf der neuen IBM Portal-Technologie zur Verfügung. Als Gesamtanbieter bietet die Gesellschaft neue Produkte von speziellen Herstellern, welche sich gut und passend in die gedys intraware 7 Lösung einbringen. Gedys intraware ist die CRM-Fachfirma. Mit dem Konzept gedys itntraware 7 Workflow hat gedys intraware einen wichtigen Weg, der software-gestützt ist, aus dem Durcheinander gefunden.

Workflow sorgt zielstrebig dafür, dass sich Unternehmensabläufe in der Zukunft viel schneller und unkomplizierter am Computer planen und kontrollieren lassen. Dank der auf Lotus Notes basierenden CRM-.Suite ist es möglich, sämtliche Unternehmensabläufe, auch abteilungsübergreifend, elektronisch genauestens und präzise abzuwickeln. Zusammenhängende Abläufe wie zum Beispiel die Kundenbeziehungspflege, Kommunikations- und Arbeitsabläufe können dank „Workflow“ ohne Probleme und Schwierigkeiten abgewickelt werden. Für sämtliche Arbeitsschritte erhalten Mitarbeiter schon vorher vorgefertigte Dokumente und Antragsformulare. Automatisch werden Aufgaben dem Fachmitarbeiter und auch der entsprechenden Abteilung zugeordnet. Das Ziel und der dringendste Wunsch von gedys intraware ist, ein für alle Mal eine richtige Systematik in das Durcheinander zu bringen. Mit Workflow ist es möglich, innerhalb von kürzester Zeit effiziente Arbeitsläufe in Unternehmen und Firmen zu erreichen. Dadurch besteht für Unternehmen die Möglichkeit, auch vor allem im Kundeninteresse, die Reaktionszeiten enorm in eine Kürzung zu bringen.

Des Weiteren bleibt zu erwähnen, dass das Zeitfenster eines Unternehmens oder einer Firma best möglichst ausgenutzt wird. Damit ist eine Arbeitszeitersparnis von bis zu 50 % keine Seltenheit. Wenn Firmen oder Unternehmen weitere und individuellere Auskünfte benötigen, steht gedys intraware mit Rat und Tat immer gerne zur Verfügung. Das sollten die Neukunden und auch die Bestandskunden unbedingt wissen.

Gedys intraware gibt die richtige und ausreichende Sicht auf Kunden im Dienstleistungs- und Servicemanagement. Gedys intraware hat inzwischen auch die immediat GmbH, ein langjähriges Geschäftspartnerunternehmen, übernommen. Mit der aktuellen Gedys intraware 7 web client stehen dem Kunden selbstverständlich sämtliche Ansprechpartner und alle Informationen immer und jederzeit mittels Internet zur Verfügung. Die Mitarbeiter sowohl im Innen- als auch Außendienst bzw. ein Home office können so überaus flexibel mit den brandaktuellen Daten arbeiten.

Gedys intraware vermittelt Marketingerfolgserlebnisse auf einen langen Zeitraum. Mit der Gedys intraware haben Mitarbeiter den kompletten Schriftverkehr mit Kunden, Terminen, Aufgaben sowie Kontakten sicher im Griff. Mit jeder Kampagne bekommt jede neue Zielgruppe Informationen für das CRM-System. Durch Gedys intraware wird die richtige Zielgruppe gewählt für die Produkte und Dienstleistungen. Hier einige wichtige Funktionen im Modul Marketing: ein gutes Kampagnenprofil mit Verantwortlichen, Ziel- und Bugdetangaben zur Auswertung, präzise Terminierung zum Kampagnenbeginn- und schluss, ein Fragebogen, der mehrsprachig ist, der zudem ausgewertet wird, für die Durchführung von Kampagnen mit Fragen und Antworten. Bei der Vermarktung von Produkten, der Gewinnung neuer Kunden und Kundenbindung arbeiten viele Firmen und Unternehmen immer mehr mit E-Mail-Marketing.

Ergänzend zum Notes-Mail-System versenden und erstellen diese mit Gedys intraware Mailing gezielt und schnell E-Mails, Briefe sowie SMS- und Faxmitteilungen. E-Mail Marketing dient der Kundengewinnung und Kundenbindung. Das Mailing Modul hält weitere Funktionen für Mailings als Ergänzung zu Gedys intraware 7 Contacts und office bereit. Die unkomplizierte Benutzeroberfläche hat viele Funktionen für Serienbriefe und ein gezieltes E-Mail Marketing von der Zielgruppen- und Vorlagenauswahl bis zur automatischen Rücklaufverarbeitung. Die genaue und perfekte Text- und auch Bildgestaltung ist sehr wichtig und notwendig für den Erfolg der Mailings. Nur gute und persönlich ansprechende Anschreiben erhalten die notwendige und wichtige Kenntnisnahme in der großen und breiten Werbewelt und -flut. Ausschließlich diese fallen auf und werden nur gelesen. Das sollte in jedem Falle jeder wissen.

Lotus Notes, ein Dokumenten orientiertes Datenbanksystem, gibt es bereits seit 1984 auf dem Markt, und kann mittlerweile weit über einhundert Millionen Nutzer verzeichnen. Dies liegt darin begründet, da Lotus Notes zum einen sehr viele verschiedene Funktionen bietet und auch das Zusammenspiel mit anderen Software-Produkten gewährleistet wird. So auch die Kombination von Lotus Notes mit CRM, dem so genannten Kundenbeziehungsmanagement.

Dadurch, dass mit Lotus Notes die täglichen Arbeiten, wie Mailversand, Schriftverkehr, Tabellenkalkulation und auch die Verwaltung der Termine mit einem integrierten Kalender möglich ist, ist das Einsatzgebiet breit gefächert, hinzu kommt, dass Lotus Notes in verschiedenen Modulen zusammen gestellt werden kann, so dass ein Unternehmen nicht ein Komplettpaket erwerben muss, bei dem nur die Hälfte benötigt wird.

Durch CRM und Lotus Notes ist es den Unternehmen heute möglich, gezielt auf die Bedürfnisse der Kunden einzugehen, jedoch nicht auf die Anfragen der Kunden zu warten, sondern den ersten Schritt machen. D. h. für den Kunden wird ein Angebot erstellt, das auf den bisherigen Geschäften mit dem Kunden basiert. So hat der Kunde das Gefühl, bei dem Unternehmen gut aufgehoben zu sein, da er keine Angebote erhält, die überhaupt nicht zu ihm passen.

Ein großer Aspekt für den Einsatz von CRM im Betrieb ist der, dass die Kundenbindung weitaus günstiger als das Anwerben neuer Kunden ist und das Unternehmen dadurch Kosten einsparen kann.

Eine der Möglichkeiten innerhalb Lotus Notes ist „Lotus Notes Helpdesk“, eine Frage- und Antwortverwaltung. Gerade Unternehmen, die viel mit dem Kundenservice zu tun haben, sind gut bedient, sich dieses Modul dazu zu kaufen. Dadurch wird gewährleistet, dass der Ablauf innerhalb der Abarbeitung gut funktioniert, Probleme schnell bearbeitet werden können.

Lotus Notes macht den so genannten „Notizenberg“ überflüssig, denn alle Dinge, die mit dem Kunden zu tun haben, werden in die Datenbank eingegeben, so dass jeder Mitarbeiter mit nur wenigen Mausklicks über die Transaktionen mit dem jeweiligen Kunden im Bilde ist.

Ein Unternehmen, das sich der Software Lotus Notes bedient, um die täglichen Arbeiten wie Email-Versand, Schriftverkehr und Tabellenkalkulation oder auch das Erstellen von Präsentationen, hat gute Voraussetzungen, wenn die Geschäftsführung darüber nachdenkt, CRM einzusetzen.

Mittels CRM kann das Unternehmen seine Bestandskunden an das Unternehmen binden, weshalb auch CRM im Deutschen mit dem Begriff Kundenbeziehungsmanagement und Kundenpflege zu erklären ist. Das Management des Kunden spielt beim CRM eine wichtige Rolle, um die Kundenorientierung zu verbessern. Das Unternehmen wird kundenorientiert ausgerichtet, Kundenbeziehungen generell, ob gefährdet oder nicht, werden gefestigt und stabilisiert. Jedes Unternehmen hat im Laufe der Jahre erfahren, dass es günstiger ist, die Kunden an das Unternehmen zu binden, als neue Kunden zu akquirieren.

CRM macht es möglich, gewisse, alltägliche Arbeiten, wie die Angebotserstellung zu automatisieren, was den Mitarbeitern eine Zeiteinsparung bringt. Die bisherigen Transaktionen mit dem Kunden werden in einer Datenbank gespeichert, und die entsprechenden Mitarbeiter greifen auf diese Daten zu, können andere Angebote mit diesem Wissen erstellen, auf die der Kunde auf jeden Fall ansprechender reagiert als auf die Standardangebote, deren sich einige Unternehmen heute noch bedienen.

Arbeiten die Mitarbeiter des Unternehmens bereits mit Lotus Notes im Alltagsgeschäft, können sie auch nach der Einführung von CRM damit arbeiten, da die Anbindung von CRM einfach möglich ist, eine komplett neue Software muss nicht angeschafft werden.

Gewisse Abläufe im Unternehmen, wie beispielsweise das Beschwerdemanagement, können über CRM abgearbeitet werden, da dies ein Bestandteil des CRM ist. Um das Beschwerdemanagement effizient in CRM abzubilden, bedarf es, dass alle unternehmerischen Aktivitäten in Vertrieb, Service und Marketing in die Richtung des Kunden ausgerichtet werden. Durch das Beschwerdemanagement in CRM können auch verlorene Kunden nochmals an das Unternehmen gebunden werden, indem CRM bestimmte Aufgabenbausteine im Unternehmen integriert und diese wickeln die Beziehungspflege ab.

Aus diesem Grund setzen heute immer mehr Unternehmen CRM ein, nachdem sich Lotus Notes bereits vor etlichen Jahren in den Unternehmen etabliert hat.

In unserer heutigen Zeit, in der uns immer häufiger Meldungen zu Kurzarbeit oder gar Entlassungen in den verschiedenen Betrieben erreichen, ist die Kundenbindung ein wichtiges Thema. So ziemlich jeder muss heute auf sein Geld schauen, manche müssen auch den Euro bekanntermaßen „zweimal umdrehen, ob sie ihn auch wirklich ausgeben möchten“.

Und so kämpft wohl so manches Unternehmen um die Gunst der Kunden und greift auf verschiedene Möglichkeiten zurück, oftmals auf CRM.

CRM heißt für das Unternehmen, die Kundenansprache gezielter zu gestalten, auf die bisherigen Transaktionen des Kunden zurück zu schauen und diese als Basis für weitere Geschäfte zu nehmen.

Das Tagesgeschäft, sprich der Schriftverkehr, Emails und so weiter, werden oftmals mit der Software Lotus Notes abgewickelt, die auch mit CRM kombiniert werden kann, so dass ein effektives Arbeiten das Ziel ist.

Vor allem, wenn man betrachtet, wie viele Außendienstmitarbeiter in manchen Branchen unterwegs sind, und diese können sich auch mittels des mobilen CRM der Vorteile im Hinblick auf das Kundenbeziehungsmanagement bedienen. Laptop und Handy, PDA und Internet verlangen nach einer Lösung, die innerhalb des Verkaufsprozesses beim Kunden effizient einzusetzen sind, so dass der Kunde jederzeit über seine bisherigen Geschäfte, die als Grundlage für neue Angebote dienen können, informiert werden kann.

Auch unnötige Arbeiten im Unternehmen, sprich Doppel- oder Mehrfacherfassen von Kundendaten verursacht Kosten, die durch den Einsatz von CRM und Lotus Notes umgangen werden können. Die Kundendaten werden zentral in einer Datenbank gespeichert, und jeder Mitarbeiter greift auf diese Daten zu. Dadurch wird viel Pflegeaufwand eingespart und durch die einheitliche Datenhaltung können Fehler vermieden werden, und die Folge davon sind Kosteneinsparungen.

Elektronische Kundenakte ist hier das Schlagwort. Die elektronische Kundenakte hält alles im Bezug auf den Kunden vor, so dass die Unternehmen von CRM und Lotus Notes profitieren, der Kunde effektiver angesprochen wird und auch die Mitarbeiter besser arbeiten können.

Lotus Notes ist ein Programm, auf welches Viele in der heutigen Zeit nicht mehr verzichten möchten. Vor allem Unternehmen setzen inzwischen immer öfter auf Lotus-Notes-Lösungen, da diese sehr effektiv sind und den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

Die verschiedenen Datenbank-Möglichkeiten des Programms Lotus Notes stellen für viele Nutzer einen echten Luxus dar. Mit Hilfe weniger Klicks werden sehr viele Daten preisgegeben, die für die tägliche Arbeit benötigt werden. Ein langes Suchen ist demnach nicht nötig.

Doch bislang ist es so, das Lotus Notes nur für wenige Arbeitsplätze geeignet war. Allerdings hat die Firma IBM, Erfinder und Entwickler der Lotus-Lösungen, erklärt, dass gerade geprüft wird, ob und in wie fern es möglich ist, verschiedene Lotus-Notes-Programme in Form eines so genannten Hostings anzubieten. Einige Lösungswege sind auch schon gefunden. Sie müssen nur noch korrekt umgesetzt und eingeführt werden.

Ein Hosting der Lotus-Notes-Lösungen hätte den Vorteil, dass sehr viele Menschen dies gleichzeitig nutzen könnten, was vor allem zahlreichen großen Unternehmen mit sehr vielen Mitarbeitern zu Gute kommen dürfte.

Es soll dann also beispielsweise die Möglichkeit geben, in Unternehmen, in denen mehr als 1.000 Mitarbeiter arbeiten, jeden Arbeitsplatz mit einer solchen Lösung auszustatten.

Geplant ist, einen monatlichen Betrag zu fordern, der sich allerdings im Rahmen hält. Diese Möglichkeit dürfte demnach für viele Unternehmen eine echte Bereicherung sein, über die bereits zur jetzigen Zeit sehr viele Menschen nachdenken.

Durch das Lotus-Hosting wird die Arbeit noch effektiver möglich sein.

Was ebenfalls im Gespräch ist und dem ganzen das Sahnehäubchen aufsetzen dürfte, ist die Tatsache, dass dieses Lotus-Hosting eventuell auch in Kombination mit einer entsprechenden CRM-Software angeboten werden soll. Eine solche Erfindung wäre für zahlreiche große Unternehmen eine Errungenschaft von unschätzbarem Wert.

Wie sich die Sachen im einzelnen entwickeln, bleibt abzuwarten. Einer Lösung wird mit Spannung entgegen gesehen.

Das Programm Lotus Notes verfügt über einen Domino Server. Hierbei handelt es sich um einen Datenbank-Server.

Dieser Datenbank-Server kann mittels eines Domino-Designers immer wieder verändert werden. So kann Lotus Notes noch individueller gestaltet werden, was sehr wichtig ist.

Durch diesen Domino-Designer können bereits vorhandene Datenbanken nicht nur verändert werden. Hierdurch ist es zudem möglich, neue Datenbanken, die vielleicht noch besser sind, zu erstellen. Hierbei können verschiedene Funktionen eingestellt werden, die zur Arbeit mit Lotus Notes benötigt werden. Verschiedene Masken gehören unter anderem dazu.

Das Erstellen einer neuen Datenbank im Domino-Designer ist jedoch nicht so einfach, da hierfür die so genannte Formelsprache benötigt wird. Hierbei handelt es sich um eine speziell für solche Fälle entwickelte Sprache, die nicht jedermann einfach so beherrscht. Diese zu erlernen ist ebenfalls nicht sehr einfach

Inzwischen arbeiten sehr viele Menschen und vor allem auch Unternehmen mit Lotus Notes, denn der Arbeitsaufwand wird mit Hilfe dieses Programms deutlich geringer, als mit anderen Programmen. Genau deshalb ist Lotus Notes so begehrt. Das ist auch der Grund, warum immer wieder neue Versionen dieser beliebten Lösung auf den Markt gebracht werden. Die Entwicklung wird nicht stoppen. Vor allem für Unternehmen hat dies natürlich den Vorteil, dass sie immer auf dem neusten Stand sind.

Der Domino-Designer sorgt dafür, dass auch Unternehmen selbst sich ihr Programm gestalten können, wie sie möchten. In der Regel werden hierfür allerdings Fachmänner oder -Frauen engagiert, die diese Neueinstellungen vornehmen und das Programm verbessern.

Lotus Notes ist wirklich eine sehr gute Erfindung.

Einer der bekanntesten Nutzungen ist die so genannte Software Lotus Notes und zwar im Bereich der Netzwerkzusammenarbeit und anschließend der Datenbankprogramme. Diese Software wurde im Grunde genommen von Iris, welches im Nachhinein von Lotus Notes übernommen und letztendlich von IBM gekauft worden ist,  hergestellt. Seitdem wird die Software von IBM betrieben, wird aber dennoch von dem Personal von Lotus Notes nach wie vor entwickelt, da Lotus so gesehen in die Softwaregroup des Unternehmens integriert wurde.

Bedeutsame Eigenschaften von Lotus Notes sind hierbei sowohl die Möglichkeit der Fortentwicklung des Programms durch die Anwender persönlich als auch die Möglichkeit der Onlinezusammenarbeit. Auch in punkto Sicherheit hat des weiteren Lotus Notes so einiges zu bieten.  In der Regel kennt das ganze Notes System unterschiedliche Sicherheitssysteme. Es gibt auf der einen Seite  eine Zugriffssicherheit auf den Server und auf der anderen Seite   besteht es die Möglichkeit, dass die Daten und Informationen verschlüsselt werden können.

In dem Fall gibt es unter anderem bei der Zugriffssicherheit eben nicht nur die Blockade durch die ganzen Passwörter, sondern hierzu muss man ebenfalls ein gültiges Zertifikat vorweisen können und zwar muss dies bilateral sein. Also kann es nun zum Ausdruck gebracht werden, dass im Prinzip der Server beim Verbindungsaufbau mit dem Kunden ein gültiges Zertifikat vorlegen muss, was selbstverständlich auch umgekehrt ebenfalls geschehen muss. Die Erkennung bzw. Identifizierung des Benutzers geschieht allerdings nicht direkt am Server, sondern an einer so genannten ID Datei, welches den persönlichen Schlüssel des Benutzers.

Mittels Zugriffgruppen  innerhalb des Domino Adressbuchs wird ausserdem ermöglicht Zugriff auf den Server zu haben, wobei die Daten bei der Datensicherheit ebenfalls zusätzlich verschlüsselt werden können, was auch natürlich auf den unterschiedlichsten Bereichen der Fall sein kann. die sämtlichen Sicherheitssysteme sind im Lotus Notes System integriert.

Man kommt heutzutage kaum noch an der so genannten Software Lotus Notes vorbei, wenn man selbstverständlich ein erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement (CRM; Customer Relationship Management) haben möchte. Für jede Branche bietet dieses Programm eine optimale Lösung an, denn hierbei können Unternehmen ihre Kunden einpflegen, ordnen und sogar erweitern. Für ein Internetunternehmen bietet beispielsweise Lotus Notes die Möglichkeit via enge E-Mailanbindung einen Newsletterverteiler und zwar ohne große Probleme zu starten. In dem Moment der Mailadresseneintragung des Kunden wird diese direkt in den Verteiler aufgenommen. Desweiteren muss ein Kundendienstmitarbeiter nur noch abklären, welche Besonderheiten den Kunden ausmachen, darauf hin können letztendlich zu späterer Gelegenheit verschiedene Angebote erstellt werden und natürlich den Kundengruppen zugeteilt werden. Und falls der Kunde keinen Newsletter mehr möchte, so kann er sich selbstverständlich nur mit 2 Klicks wieder selbst austragen.

In dem Fall handelt das so genannte Lotus Notes intelligent und relativ eigenverantwortlich. Im Grunde genommen kann das Customer Relationship Management über Lotus Notes deswegen optimiert werden, weil man eigentlich über so gut wie jedes Gespräch oder sogar jede E-Mail immer wieder eine Notiz anlegen kann, diese werden dann chronologisch und mit jeweils eigener Dokumenten-ID versehen und abgespeichert.  Ein Kundenbetreuer hat in diesem Fall nun zu einem späteren Zeitpunkt immer die Möglichkeit alte Datenbestände aufzurufen und ebenfalls auch den Werdegang der Kundenbeziehung zu verfolgen.

Bereits im Jahr 1984 wurde das Lotus Notes zum ersten Mal auf den Markt gebracht und schon seitdem wird dieses System von rund 128 Millionen von Menschen in der ganzen Welt verwendet. Dieses dokumentierte Datenbanksystem ermöglicht Unternehmen mit seinen Funktionen eine wirksame Zusammenarbeit der ganzen Mitarbeiter in der Firma untereinander und ebenfalls ein effektives CRM. Hierbei wurde das Datenbankmanagementssystem von Lotus Notes im Februar letzten Jahres zum letzten Mal optimiert und aktualisiert, welches einem den so genannten Team Room bietet. In diesem genannten Raum können sich die Mitarbeiter bei eventuell offenen Fragen relativ schnell untereinander austauchen und der Arbeitslauf  kann somit durchaus um einiges optimiert werden. Doch das ist nicht alles, denn das Lotus Notes bietet neben einem eingebauten Kalender auch noch eine Aufgabenliste, indem anschließend offene und bereits erledigte Arbeiten durchschaubar rangiert und aufgelistet sind. Problemlos ist hierbei die Kommunikation unter den einzelnen Datenbanken, wobei ebenfalls ein Datenaustausch mit Hilfe der Anbindung an das Internet kann  innerhalb in kürzester Zeit mühelos erfolgen.

 

Besonders Vorteilhaft ist bei diesem System die Ansammlung und Speicherung von Informationen und Unterlagen, denn auch diese können übersichtlich abgelegt werden, womit das Datenbanksystem zu einem einwandfreien und papierlosen Büro wird. Desweiteren gibt es in dem Fall einige Versionen von Lots Notes die wichtigsten Merkmale des Lotus Notes sind  Repaid Application Development auch kurz gesagt RAD, Replikation von Notes-Datenbanken zwischen Servern über verschiedene Protokolle und Replikation von Notes-Datenbanken und Domino-Server. Lotus Notes ist quasi eine Plattform für die Entwicklung von Anwendungen. Anwendungen wie zum Beispiel E-Mail, Kalender, Aufgabenliste, E-Diskussion und noch viele weitere. Dabei liefert der Lotus Domino Server mehrere Dienste, der so gesehen  ein Datenbank-Server ist, welche an die Notes-Clients liefert.